Архивно-библиотечная служба Канады пытается справиться с обработкой накопившихся материалов

Данная заметка Алекса Бутийе (Alex Boutilier) была опубликована 25 ноября 2014 года в канадской газете «The Star» (Звезда).

Как сообщил Генеральный аудитор Канады (Auditor general – руководитель подчиняющейся парламенту Счетной палаты – Управления Генерального аудитора (Office of the Auditor General, OAG) – Н.Х.), накопившееся у архивно-библиотечной службы Канады отставание в обработке документов составляет примерно 98 тысяч коробов неотсортированных дел, в том числе 24 тысячи коробок военных документов.

По словам Генерального аудитора, будущие поколения, возможно, не смогут в полной мере насладиться документальным наследием Канады, в том числе фотографиями, картами и важными документами, поскольку архивно-библиотечная служба Канады не справляется с приемом от федеральных органов исполнительной власти всех материалов, подлежащих архивному хранению. - Фото Блэр Гейбл (Blair Gable)

Архивно-библиотечная служба Канады сообщает, что она отказалась от системы электронного архива стоимостью 15,4 млн. канадских долларов, потому что её эксплуатация «оказалась бы слишком затратной».

Архивный служба потратила пять лет и 15 миллионов на разработку собственного «доверенного электронного хранилища» - системы для хранения и обеспечения долговременной сохранности электронных документов – до закрытия системы в 2012 году, год спустя после того, как система был испытана, одобрена и официально введена в эксплуатацию. Система так никогда и не была использована ведомством.

Согласно опубликованному 25 ноября 2014 года отчету Управления Генерального аудитора Майкла Фергюсона (Michael Ferguson), оказалось, что в департаменте делопроизводства архивной службы не оказалось никаких документов о принятии решения отказаться от этой системы.

 «Доверенное электронное хранилище было закрыто в ноябре 2012 года без какой-либо документов, обосновывающих принятое руководством решение», отмечается в аудиторском отчёте.

«Руководители Архивно-библиотечной службы Канады объяснил нам, что ведомство отказалось от подхода на основе ориентированного на потребности клиентов решения и планирует внедрить гибридный подход, который предусматривает выбор имеющегося на рынке коммерческого решения».

Газета «The Star» обратилось к Архивно-библиотечной службе с просьбой дать интервью для этой статьи. В подготовленном ведомством заявлении, служба сообщила, что по мере приближения к завершению создаваемого на её площадке решения стало ясно, что эксплуатировать его будет слишком дорого.

«Это было особенно верно, если учесть, что в тот момент появилась возможность закупить более продвинутые «коробочные» системы, способные лучше служить интересам канадцев», - пишет пресс-секретарь Ричард Провенчер (Richard Provencher). «Данное решение также согласовывалось с растущей потребностью в обеспечения совместимости систем государственных органов и с корпоративным подходом к построению таких систем».

Приведенный в отчете факт был одной из нескольких проблем, вскрытых аудиторами, изучавшими способность Архивно-библиотечной службы Канады справляться со своими обязанностями во всё более электронно-цифровом мире.

Аудит показал, что ведомство в значительной степени не готово к наплыву электронных файлов, которые предполагается принимать на хранение от федеральных органов исполнительной власти. При этом электронный формат документов, как ожидается, станет в Оттаве (столице Канады – Н.Х.) предпочтительным к 2017 году.

Одновременно архивное ведомство пытается справиться с накопившимся отставанием с обработкой дел на бумажных носителях. На момент проведения аудита имелось 98 тысяч коробов (это около 40 километров полок – Н.Х.) неотсортированных дел, в том числе 24 тысячи коробов военных документов. Некоторые из этих документов относятся к 1890 году.

Провенчер сообщил, что после завершения аудита удалось обработать около 20 процентов этих материалов. «Проблема своевременной обработки такого объема материалов всегда была частью нашей реальности, как и для любой другой национальной библиотеки или архивов мира», - пишет Провенчер. «Мы сейчас перераспределяем внутренние ресурсы и более решительно берёмся за ликвидацию этого отставания к концу 2015 года, а также принимаем меры по предотвращению таких ситуаций в будущем».

Архивно-библиотечная служба Канады, которая отвечает за сохранение документов, представляющих интерес для нации, сократить расходы со 125 млн. долларов в 2009-2010 годах до примерно 96 млн. долларов в 2014-2015 гг. Принятый консервативным правительством в 2012 году бюджет потребовал от службы ежегодно урезать свои расходы на 9,6 млн. канадских долларов.

Тихое ведомство редко упоминается в новостях, однако оно попало в заголовки в 2013 году, когда выяснилось, что его бывший руководитель Дэниел Кэрон (Daniel Caron) потратил на личные цели за счет налогоплательщиков 174 тысячи долларов в течение двух лет.

В апреле 2014 года руководителем Архивно-библиотечной службы был назначен Ги Бертьом (Guy Berthiaume), бывший генеральный директор Национальной библиотеки и архива Квебека.

Алекс Бутийе (Alex Boutilier)

Источник: сайт газеты The Star
http://www.thestar.com/news/canada/2014/11/25/federal_library_struggling_with_backlog_key_records_poorly_filed_auditors_find.html