Конференция DLM-форума 2014 года в Лиссабоне: Какую информацию нужно сохранять вместе с базой данных?

Сотрудники Архивов республики Словения Александра Мрдавшич (Aleksandra Mrdavšič) и Йоже Шкофлянец (Jože Škofljanec – на фото)  в ноябре 2014 года выступили на конференции DLM-форума в Лиссабоне, Португалия, с докладом на тему «Усилия по упрощению аутентичной интерпретации архивированных баз данных» (Activities to facilitate the authentic interpretation of archived databases). Полный текст доклада выложен на сайте конференции (см. http://purl.pt/26107/1/DLM2014_PDF...pdf ), а ниже приведен перевод его отдельных фрагментов.

Значительная часть электронных документов, имеющих постоянную и, таким образом, архивную ценность, хранится в виде баз данных. В соответствии с Эталонной моделью открытой архивной информационной системы (Open Archival Information System, OAIS) основной задачей является сохранение не только контента документов, но и их пригодности к использованию.

В данной статье авторы хотят представить опробованный на практике метод, с помощью которого стремятся обеспечить целостность и аутентичность принятых на хранение документов в базах данных, а также добавить  информацию, необходимую для обеспечения их аутентичного толкования.

Для мониторинга эффективности метода упрощения аутентичного толкования был разработан специальный инструмент в виде контрольного списка. Этот контрольный список используется авторизованными сотрудниками архива при обсуждении от имени архива процесса передачи документов на архивное хранение с их создателями. Он также может быть использован в качестве шаблона при подготовке соглашения о передаче документов.

... Разработанный Архивами Республики Словения контрольный список включает в себя следующие пункты, цель которых - упростить аутентичное толкование контента документов:

• Пользовательская документация - это руководства для пользователей и инструкции для конечных пользователей программных приложений по вопросам ввода, изменения и вывода данных;


• Использование  (или его описание и скриншоты) ключевых функциональных возможностей (в случае отсутствия подходящей пользовательской документации) – сюда включается описание того, как на практике осуществляется управление данными в базе данных и их использование;


• Списки кодов – следует собрать все списки кодов и описания всех значений для каждого из них. Если определенное значение присутствовало в списке кодов только в течение определенного периода времени, то этот период времени также следует указать;


• Список источников данных - он должен включать в себя сведения об источниках и об охвате данных из каждого отдельного источника. Также следует собрать сведения о том, когда каждый из источников был использован и как часто их него захватывались данные. Такая информация особенно важна для установления взаимосвязей между базами данных, например, между регистрами государственных органов;


• Формы, отчеты и запросы (когда отсутствует другая подходящая пользовательская документация) - они важны для понимания того, как пользователь получал доступ к данным в исходной среде. Также следует включить описания запросов в первоначальном приложении – или в виде скриншотов, или в виде образцов получаемых отчетов;


• Типичные запросы – помимо упомянутого выше описания собственно запросов, также рекомендуется, чтобы создатель документов дал техническое описание типичных запросов. Это запросы, которые администраторы, занимающийся вводом данных персонал и пользователи регулярно использовали в ходе своей работы и для которых были разработаны (в программном приложении) стандартные формы вывода для отображения результатов. При возможности, следует включить сегменты кода с командами на языке SQL, взятые из исходного программного приложения;


• Схема обеспечения безопасности в исходной среде - он описывает ограничения доступ к данным в условиях исходной среды. Также представляют интерес сведения о группах пользователей (например, в соответствии с их ролями), их правах доступах или правах на изменение данных.

В контрольном списке каждый пункт включает три элемента: инструкции, описание и ссылки. Ссылки особенно важны, поскольку ссылка на подходящую часть документации может полностью заменить описание. Когда источники данных для официальных реестров или их структуры метаданных регулируются законодательно-нормативными актами, создателю документов достаточно сослаться на соответствующие положения этих актов. Создатели документов также могут не включать в сдаточный  информационный SIP-пакет публично доступную документацию, такую, как нормативные документы.

Александра Мрдавшич (Aleksandra Mrdavšič) и Йоже Шкофлянец (Jože Škofljanec)

Дополнительный материал: презентация авторов на ту же тему (на английском языке), http://sysresearch.org/dlm2014/slides/26%20-%20S2_3%20Mrdavsic_Skofljanec.pdf

Источник: сайт конференции DLM-форума 2014 года в Лиссабоне
http://purl.pt/26107/1/DLM2014_PDF/26%20-%20Activities%20to%20facilitate%20the%20authentic%20interpretation%20of%20archived%20databases.pdf
http://purl.pt/26107/1/