На сайте Британского института стандартов начато публичное обсуждение проекта новой редакции ключевого стандарта по управлению документами ISO 15489-1

С 27 января 2014 года, практически одновременно с объявлением голосования в ИСО, на сайте Британского института стандартов (BSI) был выложен для публичного обсуждения проект новой редакции стандарта ISO/DIS 15489-1 «Информация и документация – Управление документами - Часть 1: Основные положения и принципы» (Information and documentation - Records management - Part 1: Concepts and principles), см. http://drafts.bsigroup.com/Home/Details/54120 . Обсуждение на сайте продлится до 23 марта 2015 года (при этом обсуждение в ИСО будет продолжаться до 23 апреля 2015 года).

У заинтересованных представителей общественности, таким образом, есть уникальная возможность ознакомиться с проектом и высказать свои замечания и предложения одновременно с экспертами ИСО.

Профильный комитет ИСО сейчас придерживается подхода, согласно которому стандарт ISO 15489-1 в новой редакции будет регламентировать оперативные процессы управления документами, в то время, как вопросы стратегического плана будут в основном рассматриваться в стандартах серии ISO 30300, адресованных руководителям, отвечающим за принятие решений о создании, охвате и внедрении систем менеджмента документов в своих организациях.

Как отмечается в анонсе, «Данный международный стандарт определяет понятия и принципы, на основе которых разрабатываются подходы к созданию документов, их захвату и управлению ими. Стандарт содержит концепции и принципы, касающиеся:

• Документов, их метаданных и документных систем;
• Политик, распределения обязанностей, а также мониторинга и обучения, поддерживающих эффективное управление документами;
• Постоянно проводимого анализа условий деловой деятельности и идентификации требований к документам;
• Мер и средств контроля и управления документами; и
• Процессов создания, захвата и управления документами.

Настоящий стандарт распространяется на создание, захват и управление документами во времени, независимо от их структуры или формы, во всех видах деловой деятельности и технологических сред.»

Документ объёмом 26 страниц является итогом многочисленных дискуссий и обсуждений (это, если не ошибаюсь, уже 8-я его версия). Сейчас его содержание выглядит следующим образом:

Предисловие
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Принципы управления документами
5. Документы и документные системы

• 5.1. Авторитетные документы (authoritative records)
• 5.2. Документные системы

6. Политики и распределение ответственности

• 6.1. Общие положения
• 6.2. Политики
• 6.3. Ответственность
• 6.4. Мониторинг и оценка
• 6.5. Компетенции и обучение

7. Анализ процессов управления документами и экспертиза ценности документов (appraisal)

• 7.1. Общие положения
• 7.2. Область анализа
• 7.3. Понимание деловой деятельности
• 7.4. Определение требований к документам
• 7.5. Практическое выполнение требований к документам

8. Меры контроля и управления над документами (records controls)

• 8.1. Общие положения
• 8.2. Схемы метаданных для документов
• 8.3. Деловые классификационные схемы (business classification schemes)
• 8.4. Правила доступа (access and permissions rules)
• 8.5. Указания по срокам хранения документов и действиям, выполняемым по их истечении (disposition authorities)

9. Процессы создания, ввода/захвата и управления документами

• 9.1. Общие положения
• 9.2. Создание документов
• 9.3. Захват документов (capturing records)
• 9.4. Классификация и индексация документов (records classification and indexing)
• 9.5. Управление доступом
• 9.6. Хранение документов
• 9.7. Использование и повторное использование
• 9.8. Миграция и конверсия документов
• 9.9. Уничтожение документов либо их передача на архивное хранение (disposition)

Библиография

Напомню, что на этом же сайте только что завершилось публичное обсуждение другого интересного документа – проекта стандарта ISO 30302 «Информация и документация - Система менеджмента документов – Руководство по реализации» (Information and documentation - Management systems for records - Guidelines for implementation), см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/12/iso-30302.html .

Дополнительную информацию о работе над новой редакцией стандарта ISO 15489-1 см. на моем блоге в подборке http://rusrim.blogspot.ru/search/label/ISO%2015489 .

Источник: сайт Британского института стандартов
http://drafts.bsigroup.com/Home/Details/54120