Microsoft Teams («Группы») - это приложение в составе Microsoft Office 365, в рамках которого отдельные лица, принадлежащие к одной или нескольким группам, могут обмениваться сообщениями по одному из трёх различных маршрутов:
- Каналы (channels) – сообщения, которые видны всем коллегам по группе:
- Частные каналы (private channels) – сообщения, которые видны определенному подмножеству коллег по группе;
- Чаты и групповые чаты (chats / group chats) - беседы на разовой основе с любым коллегой или группой коллег (независимо от того, являются ли эти коллеги частью их группы)
«Microsoft Teams - корпоративная платформа, объединяющая в рабочем пространстве чат, встречи, заметки и вложения. Разработана компанией Microsoft как конкурент популярного корпоративного решения Slack. … Microsoft Teams является частью пакета Office 365 и распространяется по корпоративной подписке. Кроме Office 365, также интегрирован со Skype; кроме того, есть возможность интеграции с приложениями сторонних разработчиков»Решение Microsoft Teams, вполне вероятно, далеко не всем интересно; и совсем не очевидно, что его влияние будет соизмеримо с влиянием, которое в своё время оказал SharePoint. С моей точки зрения, предлагаемая Лепеном аналитика интересна и в более общей постановке – как может повлиять на сложившуюся практику управления документами внедрение новых решений и каналов общения.
В подкасте, недавно записанном для Британского общества специалистов по управлению документами и информацией (Information and Records Management Society, IRMS, см. https://podcasts.irms.org.uk/ ), Эндрю Уорланд (Andrew Warland) рассказал, что решение Microsoft Teams было с энтузиазмом воспринято коллегами в его организации, и объем сообщений, проходящих через каналы и чаты Teams, быстро вырос. В то же время объём переписки по электронной почте, судя по всему, не уменьшился. В отличие от него Грэм Сноу (Graham Snow) написал в Твиттере (см. https://twitter.com/_infosnow/status/1229751789731405826 ), что он видел цифры, показывающие сокращение объёма переписки по электронной почте на 85% в результате внедрения Teams.
В этом посте рассматриваются три вопроса, связанные с Microsoft Teams:
- Будет ли проходящая через Teams переписка более доступной и/или более простой в управлении, чем переписка по электронной почте?
- Какая часть переписки организации может быть перенаправлена из электронной почты в Teams?
- На каком основании мы должны принимать решения о сроках хранения корреспонденции, проходящей в Teams через каналы, частные каналы и чаты?
Ответ на вопрос о том, будет ли переписка в Teams более или менее доступной и управляемой, чем переписка по электронной почте, во многом зависит от того, по какому из маршрутов в Teams пойдёт больше всего корреспонденции:
- Переписка, проходящая через «каналы» в Teams, вероятно, будет одновременно и более доступной, и более удобной для управления, чем электронная почта;
- Переписка, проходящая через частные каналы, чаты и групповые чаты вряд ли будет более управляемой и доступной, чем электронная почта.
Каналы, вероятно, будут более управляемыми, чем электронная почта, потому что их модель доступа очень проста. Каждому члену группы доступны все материалы на всех каналах группы. Каналы, однако, могут стать причиной головной боли при обеспечении электронной сохранности, поскольку беседы хранятся отдельно от документов / файлов, распространяемых через канал:
- Сообщения / беседы в канале хранятся в Microsoft Exchange как скрытый набор файлов, ассоциированных с общей учётной записью электронной почты, привязанной к группе Office 365, на которой основана группа в Microsoft Teams;
- Все публикуемые в канале документы хранятся в библиотеке документов, расположенной на сайте группы в SharePoint, ассоциированной с группой в Microsoft Teams. По умолчанию для хранения документов всех каналов группы используется одна библиотека документов.
Частные каналы - это новая функция в Microsoft Teams, введённая в ноябре 2019 года. Они функционируют так же, как каналы, и главное отличие заключается в том, что модель доступа в этом случае более детализированная и, следовательно, более сложная. У каждого частного канала в группе имеется собственный список участников, которые могут получить к нему доступ.
Порядок хранения для частных каналов не сложнее, чем для каналов:
- Переписка из частных каналов хранится (в виде невидимых файлов) в Microsoft Exchange, прикрепленная к учётным записям электронной почты всех участников частного канала;
- Документы хранятся в библиотеке документов SharePoint. Каждый новый частный канал создает новое семейство сайтов в SharePoint, просто для того, чтобы обслужить одну библиотеку документов, необходимую для хранения документов, загруженных в частный канал.
Microsoft разработала механизмы хранения для частных каналов, учитывая тот факт, что обычно нет необходимости и не рекомендуется, чтобы владелец группы был самым высокопоставленным человеком среди членов группы. Частные каналы дают (к примеру) возможность входящим в состав группы руководителям иметь канал для общения, который владелец группы не может видеть.
Рошин объяснил, что по умолчанию владелец группы становится администратором семейства сайтов в SharePoint, которое автоматически создается при открытии новой группы и, соответственно, новой группы в Office 365. Владелец группы может видеть весь контент, хранящийся в этом семействе сайтов SharePoint. Когда в группе создаётся частный канал, создается ещё одно, новое семейство сайтов, к которому владелец группы не имеет доступа, если только он не является участником частного канала.
Частные каналы были введены после получения огромного количества запросов от организаций-клиентов. Организации, однако, могут платить высокую цену в плане управления за удовлетворение своих «хотелок». По мере распространения в Teams частных каналов, соответственно множатся новые сайты в SharePoint. Готовясь к этому Microsoft в 4 раза увеличила число семейств сайтов, которые может иметь организация во внедрённых ими решениях, с 500 тысяч до 2 миллионов.
Доступ к старым частным каналам со временем будет ухудшаться. Модель Microsoft заключается в том, что когда владелец частного канала уходит, права владельца по умолчанию переходят к другому участнику частного канала. По мере того, как частный канал перестаёт использоваться, доступ нему становится всё более затруднённым, и все меньше и меньше людей имеют возможность получить к нему доступ.
Сценарии внедрения для Microsoft Teams
Вопрос о том, делает ли направление переписки через Teams эту переписку более или менее полезной и управляемой, чем электронная почта, зависит от баланса между каналами с одной стороны, и частными каналами и чатами с другой.
Можно выделить два разных сценария:
- В первом сценарии доминируют каналы, и переписка в Microsoft Teams оказывается более доступной и управляемой, чем переписка по электронной почте;
- Во втором сценарии доминируют частные каналы и чаты, и перепиской труднее управлять с течением времени, чем перепиской в учетных записях электронной почты; переписка также оказывается ненамного более доступной, чем если бы она проходила через электронную почту.
В данном сценарии каждому структурному подразделению организации, а также некоторым совместным проектам подразделений выделяется группа в Microsoft Teams. Число участников групп относительно невелико, а это значит, что общение на канале может быть относительно откровенным. Каждая группа создаёт сравнительно небольшое число каналов, покрывающих основные направления деятельности. Сотрудники продолжают использовать свою учётную запись электронной почты в качестве основного источника корреспонденции, но также используют свой Teams-клиент для быстрой связи.
В этом сценарии владелец группы редко добавляет коллег из других подразделений организации, поскольку это даёт им возможность видеть всю корреспонденцию во всех каналах.
Сценарий 2: При использовании Microsoft Teams доминируют частные каналы и чаты
В данном сценарии организация увеличивает средний размер групп, предоставляя каждому сотруднику возможность общаться с более широким кругом людей посредством каналов и частных каналов. У группы по-прежнему имеется ряд каналов для вопросов, которые касаются всей группы. Поскольку группа теперь намного больше, появляется потребность в частных каналах, отчасти для минимизации «шума» для отдельных членов группы от трафика, который не имеет к ним отношения, и отчасти для того, чтобы члены группы могли говорить откровенно. Клиент Teams становится для многих коллег более важным, чем почтовый ящик, особенно тех, кто в основном общается внутри организации.
В этом сценарии некоторые лица, внешние по отношению к группе и даже к организации, могут быть добавлены в качестве участников, посетителей или гостей, с тем, чтобы группа могла взаимодействовать с ними через канал или частный канал. С точки зрения сотрудников, использование Teams-клиента в рамках их группы становится более сложным. В нём они видят не только каналы своей собственной группы и частные каналы, членами которых они являются, но также каналы (и, возможно, некоторые частные каналы) других групп, к которым они подключены. Люди учатся приспосабливаться к новой среде, включая и отключая уведомления от различных каналов в зависимости от своего восприятия актуальности и полезности каждого канала и частного канала.
Во втором сценарии некоторые сотрудники начинают более бдительно следить за своим Teams-клиентом, чем за почтовым клиентом, и отправлять через Teams больше сообщений, чем через электронную почту.
(Окончание следует, см. https://rusrim.blogspot.com/2020/03/microsoft-teams-2.html )
Джеймс Лепен (James Lappin)
Источник: блог «Thinking Records»
https://thinkingrecords.co.uk/2020/03/01/the-records-management-implications-of-the-rise-of-microsoft-teams/
Комментариев нет:
Отправить комментарий