понедельник, 23 декабря 2013 г.

Профессиональные сообщества различных стран мира начали обсуждать новую версию ведущего международного стандарта по управлению документами ISO 15489


В первых числах ноября 2013 года рабочая группа WG13 профильного технического комитета Международной организации по стандартизации (ИСО) подготовила первый рабочий проект новой версии стандарта ISO 15489 «Информация и документация – Управление документами – Часть 1: Общие положения» (Information and documentation — Records management — Part 1: General).

10 декабря 2013 года соответствующий технический подкомитете Росстандарта разослал текст проекта тем специалистам, которые ранее выразили желание принять участие в его обсуждении. Приятно отметить, что на этот раз Россия опередила ряд других стран – так, австралийцы через свой форум пригласили коллег к обсуждению лишь 18 декабря, когда люди уже начали потихоньку уходить на рождественские каникулы.

Ещё 10 октября 2013 года на сайте Ассоциации специалистов Великобритании и Ирландии в области управления документами и архивного дела (Archives and Records Association, ARA) было выложено приглашение принять участие в пересмотре ISO 15489, в котором также описаны некоторые характерные особенности нового проекта (см. http://www.archives.org.uk/images/documents/RMG/ISO_15489-RevisedArticle-Amended.doc ):
«Рабочая группа [по подготовке текста стандарта – Н.Х.] впервые собралась в июне 2013 года и полтора дня обсуждала возможные изменений. Британский институт стандартов (BSI) представляли Зои Смит (Zoe Smyth) и я [Род Стоун –Н.Х.].

На встрече было достигнуто принципиальное согласие о том, что стандарт ISO 15489 необходимо пересмотреть, с тем, чтобы отразить новую серию стандартов  ISO 30300 и другие новые стандарты; и что нужно проанализировать текст и убедиться, что стандарт остается актуальным в электронном мире. Такой же точки зрения придерживался и Комитет BSI по управлению документами. Ряд стран, однако, проталкивал внесение гораздо более радикальных изменений в стандарт (и, судя по всему, пока что им это удалось – Н.Х.).

По мнению тех, кто считал необходимыми радикальные изменения, в итоге должна получиться не столько новая редакция, сколько новый стандарт. С их точки зрения, «нейтральность по отношению в формату» уже невозможна, и ISO 15489 нуждается в модернизации, с тем, чтобы акцент был сделан на электронные документы – вплоть до практически полного исключения вопросов, связанных с бумажными документами. Некоторые страны подчеркивали, что управление документами сейчас во многом сводится к сбору и управлению метаданными, и что эта тема должна стать более существенной частью стандарта - и её следует переместить в самую первую главу пересмотренного стандарта.

Сторонники радикальных изменений говорили о том, чтобы использовать стандарт для преодоления кризиса в области управления документами как дисциплине и профессии: для них управление документами  стало означать внедрение программного обеспечения для управления электронными документами и информацией. Они предложили сделать ISO 15489 своего рода манифестом, способствующим принципиальным переменам и возвращению архивной и документоведческой профессий на правильный путь.

... Члены Комитета BSI по ряду причин очень обеспокоены предложениями по осуществлению радикальных изменений. Поднятые некоторыми членами рабочей группы проблемные вопросы, - которые и привели к предложенному требованию радикальных перемен – не представляют особых проблем в британской практике управления документами. Использование стандарта для проталкивания изменений или определенных интересов, как нам кажется, противоречит цели стандарта - который должен быть нормой, позицией, основанной на консенсусе. И сейчас проводится пересмотр существующего стандарта, а не разработка нового: мы должны быть осторожны с внесением существенных изменений в условиях, когда это стандарт широко внедрен в практику и на него опираются национальные и местные органы власти, коммерческие и иные организации.»

Род Стоун (Rod Stone)
Мои впечатления от знакомства с проектом следующие. Проект новой редакции стандарта оставил у меня неоднозначное впечатление. С одной стороны, в нем учтен ряд изменений, происшедших за последние годы, и более детально затронуты вопросы управления электронными документами. С другой стороны, стандарт в новой редакции трудно будет полноценно использовать, не имея одновременно под рукой тексты стандартов серии ISO 30300 (наиболее существенно отсутствие полноценного терминологического раздела). Это не так критично для специалистов-аналитиков, но может существенно затруднить использование стандарта практиками.

Для стран, лишь недавно начавших уходить от чисто бумажного документооборота, большим минусом новой редакции станет слишком сжатый и насыщенный техническими подробностями стиль изложения, утрата многих поясняющих примеров, а также материалов, преимущественно относящихся к управлению бумажными документами.

Не пойдёт на пользу делу и радикальное изменение (с моей точки зрения, не в лучшую сторону) структуры стандарта – в первую очередь, сдвиг в конец документа «идейных» разделов и фактическая ликвидация терминологического раздела.

Источник: сайт ARA
http://www.archives.org.uk/si-rmg/news-and-events.html
http://www.archives.org.uk/images/documents/RMG/ISO_15489-RevisedArticle-Amended.doc

Комментариев нет:

Отправка комментария