Мой комментарий: Цифровой помощник Copilot (букв. «Второй пилот», см. https://support.microsoft.com/en-gb/topic/unleash-your-productivity-with-ai-and-microsoft-365-copilot-0bff3d8e-96a2-4bd0-9ac4-b128b1291394 ) - это торговая марка компании Майкрософт (Microsoft) для инструмента, при помощи которой планируется повысить производительность конечных пользователей, сделав возможности порождающего искусственного интеллекта доступными во всех продуктах компании, включая Microsoft 365. См. также пост на моём блоге: http://rusrim.blogspot.com/2023/08/copilot.html
Цифровой помощник Copilot открывает огромные возможности для управления документами. Предполагается, что он будет способен не просто сказать людям: «Это ценный материал», но и дать более детальные рекомендации: «Это ценный материал, и вот эта его часть полезна для того, что вы делаете прямо сейчас».
Это огромная возможность для управления документами - потому что на протяжении десятилетий мы пытались убеждать коллег в том, что документы имеют ценность, но терпели неудачу в основном потому, что когда кто-нибудь говорил «покажите нам, в чём заключается эта ценность», имеющиеся у нас документы оказывались настолько низкого качества, что мы не способны были это сделать.
Сначала, однако, необходимо решить одну проблему – и каждый специалист по управлению документами должен позиционировать свою деятельность как решение этой проблемы. Это проблема обеспечения конфиденциальности, о которой также можно говорить как об «обеспечении безопасности посредством сокрытия факта существования информации» (security by obscurity).
Используя термин «конфиденциальность», я по сути дела говорю о тех «стенах», которые нам следует возвести в наших организациях и которые говорят: «Вам не нужно об этом знать, поэтому у вас просто не будет доступа к этой информации». Да, такой процесс порой может выйти из-под контроля, но всегда есть возможность провести разумные границы.
Люди с низким уровнем допуска не должны иметь доступа к материалам, требующим высокой степени защиты. Например, люди, не имеющие отношения к расчету заработной платы, не входящие в соответствующее подразделение отдела кадров и не являющиеся руководителями групп, не должны иметь доступа к данным о заработной плате, и т.д. и т.п. Это прагматичные «стены».
Отдача, которую Copilot поможет получить людям - это та отдача, о которой в своё время говорил Лью Платт (Lew Platt - в 1990-е годы – генеральный директор компании Hewlett-Packard, HP – Н.Х.): «если бы компания HP знала о том, какими знаниями она располагает, то наша производительность была бы в три раза выше».
Проблема здесь заключается в том, что, поскольку Copilot (как и любая поисковая система) будет брать данные и информацию из массива доступных пользователю сведений, то он будет «читать» всю информацию, к которой у пользователей есть доступ – и пользователи не должны в конечном итоге получить доступ к закрытой для них информации (имеется в виду информация, ранее защищенная посредством сокрытия факта её существования, поскольку никто не собирался пролистывать и читать всё эти материалы, оставаясь на работе в организации - а теперь Copilot способен сделать это за них!).
Мой комментарий: Это ровно та же проблема, что возникла в результате оцифровки документов. Те в принципе доступные пользователю материалы, которые он физически был не в состоянии обрабатывать в совокупности в бумажном виде, стали неизмеримо более удобными для поиска и анализа (в том числе с использованием продвинутых алгоритмов) после их оцифровки и сведения в информационные ресурсы, оснащённые мощными средствами поиска и анализа – результатом стали раскрытие и утечки конфиденциальных и секретных сведений.
Это очень благоприятный момент для специалистов и служб управления документами – благодаря тому, что мы всегда работали над сегментацией контента, мы знаем, какие подходы использовать и что делать.
Риск здесь в том, что мы можем упустить эту возможность.
В кругах специалистов по управлению документами есть тенденция говорить: «О, если кому-то нужна помощь с документами, ему, естественно, потребуется полномасштабное управление документами», т.е. каждый элемент континуума/жизненного цикла (выберите свою парадигму), EDRMS-системы управления документами и контентом, функциональная классификация и т.д. и т.п.
Нам следует помнить, что то, что хотят получить наши организации - это та отдача, которую даёт Copilot.
Они хотят исключить риск раскрытия информации тем, кому не положено её знать. Всё, что нам нужно сделать - это сосредоточить усилия на решении данной задачи.
Сегментируйте контент таким образом, чтобы те сотрудники, которым нужен доступ, имели его, а те, кому такой доступ не был авторизован, его не имели – и наша звезда взойдёт!
Если же мы попытаемся дать нашим организациям управление документами в полном объёме, то они просто найдут кого-то другого, кто обеспечит им то, что им действительно нужно. Потому что им нужна отдача как от Copilot, но без риска - вот и всё.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/the-copilot-opportunity-for-records
