На форумах для специалистов по управлению документами коллеги временами задают интересные вопросы и получают заслуживающие внимания ответы от специалистов с богатым практическим опытом.
В листе рассылки RECORDS-MANAGEMENT-UK@JISCMAIL.AC.UK 1 сентября 2026 года был задан следующий вопрос:
Лорен Кук (Lauren Cook): Когда сотрудник покидает Вашу компанию, его учётная запись, вероятно, блокируется или удаляется. В течение какого срока после увольнения сотрудника сохраняются его сообщения электронной почты? Есть ли у Вас процедура продления или сокращения этого срока?
Рейчел Митчелл: Как все мы знаем в сфере управления документами, электронная почта - это одновременно и благословение, и проклятие. 11 лет назад я написала магистерскую диссертацию по теме управления электронной почтой, - и как мне кажется, с тех пор немногое изменилось! Проблемные вопросы, судя по всему, остались прежними.
В настоящее время я не работаю на какую-либо конкретную организацию; я стараюсь помогать организациям ориентироваться в проблемах работы с электронной почтой в более широких рамках управления внутренними и внешними коммуникациями (поощряя, например, использование чатов в каналах Teams для внутренних обсуждений вместо электронной почты) …
Вот моё текущее понимание и наилучший, с моей точки зрения, подход к работе с электронной почтой в случае, если она хранится в Outlook:
Когда сотрудник увольняется, его учетная запись в Microsoft 365 обычно блокируется, а его лицензия Exchange Online удаляется в рамках процедуры увольнения. Если не применяется политика в отношении сроков хранения, временный запрет на уничтожение (legal hold – такие запреты обычно связаны с идущими или ожидаемыми судебными спорами – Н.Х.) или иной механизм обеспечения сохранности, то Microsoft 365 сохраняет почтовый ящик в течение 30 дней после отзыва лицензии или удаления учётной записи. В течение этого периода почтовый ящик можно восстановить, заново прикрепив лицензию или восстановив учётную запись пользователя. По истечении 30-дневного периода почтовый ящик и всё его содержимое безвозвратно удаляются.
С учётом этого, у организации должен быть документированный процесс определения того, как следует поступить с почтовым ящиком увольняющегося сотрудника - например:
- разрешить удаление почтового ящика по истечении 30 дней;
- преобразовать его в общий почтовый ящик для обеспечения дальнейшего доступа к данным в ходе деловой деятельности;
- сохранять и после истечения 30 дней с использованием политик хранения Microsoft Purview;
- сохранять в течение срока действия временного запрета на уничтожение; или
- сохранять в течение более длительного периода в соответствии с подходом вроде метода «Верхушка пирамиды» (Capstone), применяемого в отношении переписки старших должностных лиц и ключевых лиц, принимающих решения.
На мой взгляд, электронная почта в индивидуальных учётных записях должна управляться на протяжении всего её жизненного цикла в соответствии с установленной политикой в отношении сроков хранения, - не полагаясь на стандартные сроки Microsoft проведения уничтожения по окончании срока действия учётной записи.
Организации следует рассмотреть вопрос о целесообразности использования подхода типа «Верхушка пирамиды» (Capstone), при котором сроки хранения привязаны к роли и связанным с принятием решений должностным обязанностям конкретного сотрудника. Например, почтовые ящики, принадлежащие руководителю службы внутреннего аудита, руководителям служб, директорам по направлениям деятельности и другим высокопоставленным лицам, принимающим решения, могут потребовать более длительных сроков хранения, чем почтовые ящики рядовых сотрудников, - что отражает большую доказательную, историческую ценность и ценность для подотчетности создаваемых ими документов.
Организация также должен обеспечить, чтобы в рамках процедуры увольнения все увольняющиеся сотрудники были обязаны проанализировать содержимое своих почтовых ящиков и разделов OneDrive, и перенести всю деловую информацию, все материалы и документы, которые следует сохранить, в соответствующие корпоративные хранилища. Важная информация не должна оставаться исключительно в личном почтовом ящике или личном хранилище сотрудника. Такой подход помогает обеспечить сохранение доступности документов, возможности поиска по ним и применение к ним установленных организацией сроков хранения и мер управления и после увольнения сотрудника.
Таким образом, решения в отношении сроков хранения должны приниматься на основе политики организации в сфере управления документами и указаний по срокам хранения и действиям по их истечении, - а не на основе статуса занятости сотрудника. Организация также должна быть в состоянии объяснить, как обеспечивается доступность подлежащей сохранению электронной почты после отключения учётной записи, и каким образом существующие системы резервного копирования поддерживают (но не заменяют!) формально установленные правила обеспечения сохранности и управления документами.
Я всегда говорю: сначала определите свои деловые требования, а затем найдите наилучший способ их удовлетворения с помощью технологий - но не наоборот.
Рейчел Митчелл (Rachel Mitchell)
Источник: Новостная рассылка RECORDS-MANAGEMENT-UK@JISCMAIL.AC.UK
Комментариев нет:
Отправить комментарий