Штат Виктория, Австралия: Что делать с электронной почтой?

18 ноября 2015 года Управление государственных документов австралийского штата Виктория (PROV) выложило на своём канале PROVchannel на сайте YouTube видеозапись доклада ведущего специалиста по вопросам электронных архивов Эндрю Во (Andrew Waugh) «Электронная почта: Куда нам идти дальше?» (Email, where to from here? – см. https://www.youtube.com/watch?v=NLTnIlDvOF0 ), с которым тот выступил 30 октября 2015 года на заседании Сети специалистов по управлению документами (Records Management Network):

Презентация к этому выступлению доступна по адресу http://prov.vic.gov.au/wp-content/uploads/2011/05/Email-where-to-from-here-V1.0-AJ-20151029.compressed-1.pdf .

В своём докладе Эндрю Во говорил о будущем управления электронной почтой, отметив проблемы и высказав ряд идей по эффективному решению данной задачи.

Он, в частности, отметил следующее:

• Электронная почта важна тем, что, в отличие от «официальных» документов, создаваемых осознанно, она возникает как побочный продукт деловой деятельности. Если нужно выяснить, как, кем и почему принимались определенные решения, именно электронная переписка дает ответ на эти вопросы.
• В то же время есть масса примеров, мягко говоря, ненадлежащего управления электронной почтой в государственных органах.


• До недавних пор «классическим» методом управления электронной почтой было перемещение считающихся важными сообщений в электронную систему управления документами. Он по-прежнему рекомендуется (особенно в США) – однако его эффективному применению мешает его трудозатратность, слабая мотивация государственных органов и их сотрудников, не лучшая интеграция документных и почтовых систем. Дополнительные сложности появляются в случае использования облачных решений для работы с электронной почтой.


• В 2013 году Национальные Архивы США поставили управление электронной почтой с ног на голову, придумав метод «верхушки пирамиды» (Capstone). Этот подход предусматривает постоянное хранение всей электронной переписки ключевых сотрудников (тут же встает вопрос, кого считать ключевыми сотрудниками? Часто самую содержательную и интересную для исследователей (и следователей) переписку ведут руководители среднего звена). Переписка остальных сотрудников хранится в течение непродолжительного фиксированного срока.


• Австралийцы считают, что в целом подход Capstone указал правильное направление, однако критикуют недостатки американского метода. В частности, они отмечают, что Capstone ничего не говорит о доступе к сообщениям электронной почты, которые вполне могут представлять собой аморфную несистематизированную массу, содержать конфиденциальные сведения и персональные данные.


• Сейчас Управление государственных документов штата Виктория думает над формулировкой собственного подхода, намереваясь начать с абсолютно обязательных требований. По их мнению, вся переписка сотрудников организации какое-то время должна храниться (какое – организация должна решить сама, это может быть и один год, и десять лет, и постоянное хранение). Пока коллеги видят одно обязательное требование – возможность извлечь в определенный момент времени электронную переписку из деловой системы в пригодном для использования виде. Очень желательными считаются возможности по контролю целостности и по проведению отбора на архивное хранение и на уничтожение (но архивисты не собираются стоять по этому поводу насмерть). По поводу структуризации почты идёт обсуждение, пока необходимость её под вопросом. Обеспечение защиты информации и персональных данных архивисты считают «не своими» и вмешиваться в эти вопросы не собираются.


• Чтобы решить проблему доступа, предлагается изучать возможности таких новых технологий, как «большие данные». Учитывая, что эти технологии будут быстро совершенствоваться, Эндрю Во считает, что было бы неправильным использовать их однократно и прямо сейчас, чтобы классифицировать переписку – лучше сохранить за собой возможность применять всё более совершенные технологии по мере их появления.

Источники: сайт PROV / YouTube
http://prov.vic.gov.au/wp-content/uploads/2011/05/Email-where-to-from-here-V1.0-AJ-20151029.compressed-1.pdf
http://prov.vic.gov.au/government/networks-and-forums