Арбитражная практика: К незаконно обрабатываемым персональным данным работников относятся копии страниц паспорта

При проведении проверок соблюдения законодательства о защите персональных данных Роскомнадзор внимательно изучает содержание личных дел сотрудников. Дело в том, что наши кадровые службы с момента появления копировальных средств включают в состав дела копии всех документов, которые сотрудник представляет при приеме его на работу, в том числе и копии паспортов.

Арбитражный суд Ростовской области рассмотрел в июле 2013 года дело № А53-10287/13 в котором ООО Коллекторское Агентство «ЛазЕр» пыталось доказать, что имеет право копировать и хранить в личных делах копии паспортов сотрудников.

Суть спора

В марте 2013 года Управлением Роскомнадзора по Ростовской области была проведена плановая выездная проверка общества, в результате которой было выявлено, что общество ведет обработку персональных данных, избыточных по отношения к заявленным целям их обработки.

В личных делах работников общества хранятся документы, содержащие персональные данные, превышающие установленный ст. 86 Трудового кодекса РФ объем обрабатываемых персональных данных работников. К незаконно обрабатываемым персональным данным работников относятся копии страниц паспорта.

Обществу было выдано предписание с указанием срока устранения выявленного нарушения.

Не согласившись с предписанием, общество обратилось в Арбитражный суд Ростовской области.

Позиция Арбитражного суда Ростовской области

Суд отметил, что в действующем законодательстве РФ объем и содержание обрабатываемых персональных данных работника определен в ряде нормативно-правовых документов. При этом основным документом является Трудовой кодекс Р, статья 65 которого определяет перечень документов, предъявляемых работником при заключении трудового договора.

В установленном законодательством порядке воинского учета четко указан объем и содержание обрабатываемых персональных данных, и не предусмотрено получение и хранение в организации копий документов, например, копий военных билетов.
Перечень документов по кадровому учету является фиксированным, а не произвольным, что подтверждается статьей 656 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558, в которой сказано: «Виды документов, входящих в состав личных дел, определенных категорий работников указаны в соответствующем законодательстве».

Суд пришел к выводу о том, что для идентификации личности при приеме на работу достаточно фамилии, имени и отчества, при условии предъявления лицом документа, удостоверяющего личность. Сбор информации о серии и номере паспорта, годе и месте рождения, о поле и т.д. является избыточным.

Общество не указало целей, для которых необходима обработка персональных данных работников, принимаемых на работу в общество. Ссылка представителя общества на то, что сотрудникам оформляется доверенность для выполнения функций коллекторского агентства, судом не была принята, так как доверенность выдается на основании паспорта, а не его копии. Кроме того, не всем сотрудникам оформляются такие доверенности.

По мнению суда, собирая и храня в документах по кадровому учету копии страниц паспортов работников, общество превысило объем обрабатываемых персональных данных работника. Общество не предоставило суду правовых оснований для сбора и дальнейшей обработки копий страниц паспортов.

Представитель Управления Роскомнадзора в ходе судебного заседания сообщил, что в установленный срок общество выполнило предписание и предоставило Управлению документы, подтверждающие уничтожение копий страниц паспортов работников.

Арбитражный суд отказал в удовлетворении заявления ООО Коллекторское Агентство «ЛазЕр» о признании недействительным предписания Управления Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций по Ростовской области.

Позиция Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда

Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд в октябре 2013 года отметил, что использование копии паспорта не может обеспечить точность и актуальность персональных данных. Только сам паспорт является источником достоверной информации.

Таким образом, собирая и храня в документах по кадровому учету копии страниц паспортов работника, общество превысило объем обрабатываемых персональных данных работника, установленный Конституцией РФ, Трудовым Кодексом РФ и иными федеральными законами.

Суд апелляционной инстанции оставил без изменения решение Арбитражного суда Ростовской области, а апелляционную жалобу - без удовлетворения.

Позиция Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа

Федеральный арбитражный суд Северо-Кавказского округа в марте 2014 года отметил, что хранение копии паспорта на рабочем месте превышает объем обрабатываемых персональных данных работников. Оно не предусмотрено действующим законодательством, нарушает права и свободы гражданина, снижает уровень прав и гарантий работника и противоречит федеральному законодательству.

Федеральный арбитражный суд Северо-Кавказского округа оставил без изменения решение Арбитражного суда Ростовской области и постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда, а кассационную жалобу – без удовлетворения.

Источник: Официальный сайт Верховного Суда Российской Федерации / Электронное правосудие по экономическим спорам
http://www.arbitr.ru/