Новый Южный Уэльс, Австралия: Сформулированы новые минимальные требования к метаданным авторитетных документов и информации

Заметка Эммы Харрис (Emma Harris – на фото) была опубликована 24 ноября 2015 года на сайте Управления государственных документов австралийского штата Новый Южный Уэльс, посвящённом инициативе «Выдержать проверку временем – защитить наше электронное будущее» (Future Proof – Protecting our digital future).

В феврале этого года Управление государственных документов австралийского штата Новый Южный Уэльс опубликовало ряд рекомендаций в отношении метаданных документов и информации (имеется в виду руководство «Метаданные для управления документами и информацией», http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/advice/designing-implementing-and-managing-systems/metadata-for-records-and-information/ - Н.Х.).  В них содержится обзор метаданных для документов и информации, установлен ряд принципов практического использования метаданных, а также обсуждается вопрос о том, чего позволяют достичь такие метаданные.

Мы пересмотрели и обновили эти рекомендации, добавив в них новый раздел «Минимальные требования к метаданным авторитетных документов и информации» (Minimum requirements for metadata for authoritative records and information, http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/advice/designing-implementing-and-managing-systems/metadata-for-records-and-information/minimum-requirements-for-metadata-for-authoritative-records-and-information ).

На бумажке (см. фото) написано: «Это селфи». Эта информация - тоже своего рода метаданные :) - Н.Х.

Международный стандарт по управлению документами ISO 15489 определяет авторитетные документы как аутентичные, надежные, целостные и пригодные к использованию.

Мой комментарий: Готовящаяся новая редакция стандарта ISO 15489-1 содержит следующее положение:

«Документы, независимо от их формы и структуры, должны обладать характеристиками аутентичности, надежности, целостности и пригодности к использованию, чтобы служить авторитетным свидетельством деловых транзакций и в полной мере отвечать потребностям деловой деятельности. Авторитетность документов поддерживается тем, что управление ими осуществляется с использованием надежных, защищённых, соответствующих законодательно-нормативным требованиям, всеохватывающих и систематических документных систем.»

Организации могут положиться на авторитетные документы и информацию как на достоверные свидетельства их деловых транзакций.

Новые минимальные требования устанавливают, что для того, чтобы считаться авторитетными, документы и информация должны иметь метаданные, описывающие:

• Контент (содержание) документов и информации;


• Структуру документов и информации;


• Деловой контекст, в котором были созданы/получены и использовались документы и информация;


• Взаимосвязи с другими документами, информацией и метаданными;


• Действия и события в ходе деловой деятельности;


• Сведения, которые могут потребоваться для поиска, извлечения и отображения документов и информации.

Такой набор метаданных является необходимым минимумом для авторитетных документов и информации. Отдельные организации могут счесть необходимым создавать и захватывать дополнительные метаданные для того, чтобы обеспечить аутентичность, надёжность, целостность и пригодность к использованию документов и информация.

Данные минимальные метаданные должны быть сконфигурированы в системах и в случае их замены переносится в новые системы с тем, чтобы поддерживать авторитетность документов начиная с момента создания и далее во времени.

Требования о поддержке минимального набора метаданных могут относиться к системам в целом (таким, как транзакционные системы, в которых требования в плане управления одинаковы для всех документов и информации), или же к отдельным документам и/или их группам (таким, как электронные дела в электронных системах управления документами, EDRMS (у нас – это СЭД/ECM-решения – Н.Х.)).

Многие традиционные системы управления документами, такие как EDRMS, способны по умолчанию захватывать и сохранять метаданные, входящие в минимальный набор для документов и информации. При использовании иных систем Вашей организации, возможно, потребуется выяснить, как эти системы будут захватывать и сохранять минимальные метаданные, и на каком уровне это будет сделано.

Нам важно узнать Ваше мнение!

Для того, чтобы сделать наши рекомендации максимально полезным для государственных учреждений штата, мы хотели бы опубликовать некоторые практических примеров реализации метаданных. Если Ваша организация готова поделиться своим опытом, пожалуйста, свяжитесь с нами на странице http://futureproof.records.nsw.gov.au/contact/ .

Эмма Харрис (Emma Harris)

Мой комментарий: По сути дела, устанавливаются высокоуровневые требования к составу метаданных. Организации должны сами решить, какие конкретно метаданные будут создаваться, собираться и сохраняться для каждого вида документов и в совокупности удовлетворять требованиям.

Некоторые вопросы, тем не менее, раскрыты чуть более детально. Например, в отношении описывающих контент метаданных сказано, что «для документов, такими метаданными могут быть заголовок к тексту или краткое содержание. Для данных в транзакционных системах, это будут сведения о назначении системы и о том, как она использовалась».

В целом, думаю, такой подход «сверху вниз» - это единственный способ как-то регламентировать метаданные в условиях быстро меняющейся правовой, деловой и технической среды.

Источник: сайт архивно-документационной службы штата Новый Южный Уэльс, Австралия
http://futureproof.records.nsw.gov.au/new-minimum-requirements-for-metadata-for-authoritative-records-and-information/