Франция: Можем ли мы уничтожать бумажные оригиналы?

Статья французского адвоката, доктора права Паскаля Агости (Pascal Agosti), была опубликована 10 ноября 2015 года на сайте «Электронное предприятие» (l'Usine Digitale).

Переход на электронные технологии не только меняет бизнес-модели. Чтобы учесть его последствия, сами законы и правила также всё время изменяется. Каждую неделю, адвокаты Эрик Каприоли (Eric Caprioli),, Паскаль Агости (Pascal Agosti), Изабель Кантеро (Isabelle Cantero) и Илен Шукри (Ilène Choukri) по очереди отвечают на наши вопросы, давая нам ключи, позволяющие «расшифровать» ход эволюции в правовой и судебной сфере, порожденной современными технологиями: это вопросы информатики, информационной безопасности, защиты персональных данных и неприкосновенности частной жизни… Сегодня мы поговорим о том, как сопоставляется ценность электронных документов с их бумажными «старшими братьями».

Можем ли мы уничтожать бумажные оригиналы?

Сегодня бумажные документы используются повсеместно. Это как-то странно для периода, когда, как считается, электронно-цифровые технологии самым серьёзным образом влияют на функционирование общества и на достижение (часто лицемерных) экологических целей. Но почему так происходит? Дело в том, что бумага по-прежнему ассоциируется с правовой определенностью, постоянством, доказательной силой. Подобное отношение, хотя технически и устаревшее, остается встроенным как в наше коллективное подсознание, так и в восприятие рисков при доказывании для предприятий всех размеров промышленного, банковского и медицинского секторов ... В самом деле, как организациям доказывать наличие контракта или любое своё действие, если они не сохранят оригинальный бумажный документ?

Что нам говорит закон?

Абзац 2 ст. 1348 Гражданского кодекса Франции (см. http://www.legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do?cidTexte=LEGITEXT000006070721&idArticle=LEGIARTI000006438311 ) предусматривает, что можно обойтись без оригинального документа в письменной форме (что часто воспринимается как синонимом «бумажного документа») в случае, «когда сторона или депозитарий не сохранила оригинальный документ, однако обладает копией, которая не только точно воспроизводит оригинал, но также и пригодна к длительному использованию». Таким образом, - при условии, что есть возможность продемонстрировать верность отсканированной копии бумажного оригинала и  её долговечность, - организация может уничтожить бумажные оригиналы, а заодно избавиться от многочисленных полок и шкафов, где они хранились. Это позволит избежать двойной архивации (в бумажной и электронной форме) и получить весьма существенную экономию.

Да, но как обстоит дело в судебной практике?

Судебная практика приняла во внимание технический прогресс, особенно в банковском секторе. Так, согласно постановлению от 3 сентября 2015 года Апелляционного суда Лиона (см. http://www.caprioli-avocats.com/publications/54-dematerialisation-archivage/357-ca-lyon-3-septembre-2015 ), банк мог не представлять оригиналы контрактов, поскольку он создал систему архивации, отвечающую требованиям стандарта NF Z 42-013, а также требованиям верности и долговечности электронных копий.

Суд подчеркнул в своём решении, что верность копий оригиналам не оспаривалась, равно как и указанное авторство документов, и косвенно подтвердило уничтожение банком оригиналов, отметив, что банк был «в состоянии представить оригинальный контракт». Судья, таким образом, находится в курсе технологических вопросов и готов принимать – однако не безусловно - отсканированные копии взамен оригиналов, если организация  может предоставить доказательства надежности её процесса архивации (с использованием, например, услуг поставщиков, аккредитованных Национальной федерацией доверенных третьих сторон (Fédération Nationale des Tiers de Confiance, FNTC, http://www.fntc.org/).

Не путайте скорость с поспешностью

Не следует приступать к проекту по уничтожению подлинных бумажных документов  очертя голову. Внедрение надежного решения по переводу в электронный вид и уничтожению бумажных оригиналов требует создания под эгидой Генеральной дирекции проектной команды с участием всех заинтересованных сторон в рамках организации (ИТ-служба, деловые подразделения, юридический отдел, кадровая служба и др.); а также проведения анализа рисков, которым в этом случае подвергается организация. Желательно при этом внедрить систему управления юридически значимыми электронными документами (по сути дела, предполагается внедрение системы, сертифицированной на соответствие стандарту NF Z 42-013 – Н.Х.)

Паскаль Агости (Pascal Agosti)

Источник: сайт «l'Usine Digitale»
http://www.usine-digitale.fr/article/peut-on-detruire-les-originaux-papier.N362303