17 декабря 2015 года на сайте правительства Великобритании, в рамках обеспечения прозрачности и подотчетности деятельности государственных органов, Администрацией Кабинета министров Великобритании (Cabinet Office) был выложен отчет, подготовленный в ноябре 2014 года независимым экспертом сэром Алексом Алланом (Sir Alex Allan – многоопытный государственный служащий, много лет проработавший на высших постах в государственной администрации, на дипломатической службе и в разведке – Н.Х.) и посвященный анализу положения дел с электронными документами и электронными архивными документами.
Первая страница аналитического отчета сэра Алекса Аллана
Этот небольшой документ под названием «Анализ государственных электронных документов» (Review of government digital records) объёмом 14 страниц доступен по адресу https://www.gov.uk/government/uploads/system/uploads/attachment_data/file/486418/Report_-_Digital_Records_Review.pdf
Целью анализа было определить, каким образом можно обеспечить долгосрочную целостность государственных документов, а также рассмотреть:
- Политики захвата и управления электронной информацией;
- Политики отбора, сохранения в течение установленных сроков и окончательного решения судьбы (передачи или уничтожения) электронных документов, а также то, каким образом проводятся проверки на наличие конфиденциальной информации;
- Соблюдаются ли эти политики на практике;
- Располагают ли государственные органы нужными инструменты, в том числе технологиями и ресурсами,
- Располагают ли государственные органы нужными знаниями, навыками и потенциалом.
В документе сделаны, в частности, следующие выводы:
- Хорошее управление как бумажными, так и электронными документами имеет ключевое значение для хорошего государственного управления: оно поддерживает разработку политики, обеспечивает подотчетность, позволяет предоставить исчерпывающие доказательства в ответ на запросы и в случае судебных разбирательств, и в конечном итоге обеспечивает исторический контекст для деятельности правительства;
- Политики и руководства - в основном, подготовленные Национальными Архивами Великобритании (TNA) – по вопросам захвата и управления электронной информацией являются разумными; проблемы возникают при их практической реализации;
- Существующие системы, требующие от отдельных пользователей выявлять материалы, которые следует отнести к числу официальных документов, а затем сохранять их в электронной системе управления документами и контентом (EDRMS) или в корпоративной классификационной схеме (file plan), не очень хорошо себя показали. Процессы оказались обременительными и установленные требования плохо соблюдались. В результате почти во всех министерствах и ведомствах большие объёмы электронных данных хранятся на общих дисках, которые плохо структурированы и плохо проиндексированы;
- Проблемные вопросы можно разделить на две группы: какие технологии предпочтительно использовать в дальнейшем для надлежащего управления в будущем электронной информацией; и какие технологии могут помочь организовать и обеспечить поиск по существующим унаследованным электронным данным, хранящимся вне СЭД/ECM-систем (EDRMS);
- Государственная электронная служба (Government Digital Service, GDS, https://gds.blog.gov.uk/ - ведомство, отвечающее за переход государственных органов Великобритании на использование электронных технологий – Н.Х.) и Национальные Архивы должны тесно сотрудничать с министерствами в поиске решений для управления документами в будущем. Ряд ведомств - в том числе Администрация Кабинета министров - внедрили системы, упрощающие хранение документов, хотя всё ещё остаются вопросы, связанные с хранением электронной почты;
- Даже при наличии боле совершенных систем, необходимо будет обеспечить соответствующий уровень культуры [работы с документами – Н.Х.] в министерствах и ведомствах, а также подкрепление перемен давлением со стороны высшего руководства, с тем, чтобы добиться исполнения на практике новых процедур.
- GDS и Национальные Архивы также должны работать совместно с министерствами и ведомствами, помогая им выработать стратегию действий с унаследованными плохо организованными электронными документами. Толчок к действию в данном направлении придала необходимость реагировать на запросы и судебные иски. Не имеет смысла каждому отдельному ведомству самостоятельно искать такие решения;
- Хорошо понятны принципы отбора электронных документов и их хранения в течение установленных сроков, а также то, что следует сделать для оценки конфиденциальности документов. Однако сохраняются значительные проблемы их реализации на практике, не в последнюю очередь из-за плохой организации значительной части электронных данных. Необходимы также дополнительные исследования в области анализа на конфиденциальность;
- Не столько беспокоит вопрос наличия навыков и возможностей, сколько необходимость заручиться поддержкой высшего руководства и понимания им важности хорошего управления документами; тем не менее, навыки в области управления электронными документами следует развивать;
- GDS и Национальным Архивам необходимо тесно сотрудничать по многим вопросам, поднятым в этом докладе. Важнейшую роль играют поддержка со стороны высшего руководства и правильная координация действий. Я не могу сказать, как это лучше всего обеспечить – через Администрацию Кабинета министров или через Министерство юстиции. Эту роль может выполнить любой из этих органов при условии, что он готов взять на себя необходимую роль лидера.
https://www.gov.uk/government/publications/government-digital-records-and-archives-review-by-sir-alex-allan
https://www.gov.uk/government/uploads/system/uploads/attachment_data/file/486418/Report_-_Digital_Records_Review.pdf
Комментариев нет:
Отправить комментарий