Архивы Новой Зеландии: Руководство по управлению рисками при уничтожении документов

На специальном сайте Архивов Новой Зеландии «Инструментальный набор для управления документами» (Records Toolkit, http://records.archives.govt.nz/ ) выложено опубликованное в сентябре 2015 года руководство по управлению рисками при уничтожении документов (Risk Management Guide for Disposal of Records, http://records.archives.govt.nz/assets/Archives-ResourcesandGuides-Guides/Guide-Risk-management-guide-for-disposal-of-records.pdf ).

Данное руководство помогает государственным и муниципальным органам власти выявлять, оценивать и смягчать существующие и будущие риски, связанные с избыточно длительным хранением документов. Руководство способствует выполнению пятого принципа «Стандарта управления документами для государственного сектора Новой Зеландии» (Records Management Standard for the New Zealand Public Sector, http://records.archives.govt.nz/assets/records-management-standard-for-the-new-zealand-public-sector-publication-version-may-2014-pdf.pdf , опубликованного в 2014 году) «Проводить экспертизу ценности документов и надлежащим образом проводить их уничтожение либо передачу на архивное хранение».

Стандарт поощряет внедрение в масштабах всех государственных органов власти регулярной эффективной деловой практики, опираясь на авторитет Главного архивиста страны, в чьи обязанности входит регламентация работы с документами.

Внедрение содержащихся в Руководстве рекомендаций позволит государственным и местным органам власти обеспечить:

• исполнение соответствующего законодательства в сфере информации, безопасности и защиты персональных данных;


• экономия на трудозатратах персонала и на хранении;


• лучшее выявление возможностей и угроз для информационных активов;


• эффективное управление информационными активами и документами;


• снижение риска деловой неэффективности, связанной с избыточно длительным хранением малоценных и мало используемых в деловой деятельности документов.

Мой комментарий: Наверное, это первое на моей памяти руководство по вопросам уничтожения документов, которое главным образом сфокусировано на борьбе с избыточно длительным хранением документов – причем в первую очередь с позиций информационной безопасности, а не сокращения расходов. Видимо, проблема стала действительно острой :)

Источник: сайт Архивов Новой Зеландии
http://records.archives.govt.nz/resources-and-guides/risk-management-guide-for-the-disposal-of-records/