Новая Зеландия: Национальные Архивы опубликовали рекомендации по файловым форматам, используемым для создания электронных документов

21 октября 2014 года Национальные Архивы Новой Зеландии сообщили о публикации документа «Рекомендации по файловым форматам для создания электронных документов – Руководство по управлению документами. Версия 1» (Advice on File Formats for the Creation of Digital Records - Recordkeeping Guide, October 2014, Version 1).

Документ объёмом 15 страниц доступен по адресу http://archives.govt.nz/sites/default/files/file_formats_guidance.pdf .

В сообщении сказано следующее:

Данное руководство содержит рекомендации для организаций государственного сектора, которые должны помочь им при выборе электронных файловых форматов, используемых для создания электронных государственных документов и управления ими. Персонал Вашей организации должен использовать этот документ в следующих случаях:

• При проектировании и внедрении деловых систем, включая электронные системы для управления документами и информацией (Electronic Documents and Records Management systems, EDRMS), системы управления электронным контентом (ЕСМ) и создающие/хранящие документы информационные системы для ведения основной деловой деятельности;


• При формулировании технических требований к документными системам;


• При анализе и оценке существующих хранилищ электронных документов;


• При создании новых групп электронных документов с одинаковыми свойствами;


• При планировании миграции электронных документов;


• При планировании обеспечения долговременной сохранности важнейших документов.

Выбор подходящих электронных файловых форматов является ключевым моментом в обеспечении постоянной пригодности к использованию государственных электронных документов, позволяющим снизить риск потери с течение времени критически-важной деловой информации. Выбор файловых форматов влияет на многие аспекты создания и использования электронных документов, такие, как обеспечение долговременной сохранности, планируемое и неплановое повторное использование, переносимость и уничтожение. Следует также учитывать распространенность форматов.

Данный документ прямо не предписывает каких-либо форматов, а, скорее, обращает внимание государственных органов на те вопросы, которые следует учесть при принятии решении. Подчеркивается необходимость сбалансированного подхода (так, например, хотя в целом открытые форматы считаются предпочтительными, они могут оказаться для государственного органа не лучшим выбором, если на практике используются весьма ограниченно). Приведена сводка представляющих наибольший интерес открытых и проприетарных форматов с кратким описанием их характеристик. Даны ссылки на другие известные рекомендации и источники информации.

Любопытно, что авторы документа, будучи не в силах отрицать то, что созданный фирмой Microsoft формат OOXML удовлетворяет всем формальным требованиям к открытым форматам, и одновременно не желая признавать его по-настоящему открытым, придумали новую классификационную категорию – «открытые проприетарные форматы» :) При этом разработанный фирмой Adobe формат PDF они отнесли к числу вполне «открытых»!

Источник: сайт Национальных Архивов Новой Зеландии
http://archives.govt.nz/advice/guidance-and-standards/guidance-subject/digital-recordkeeping/advice-file-formats-creation-di