Новая технология для работы с документами: архивация структурированных данных

Заметка Горди Хоука (Gordy Hoke) была опубликована 10 ноября 2014 года на блоге «Positively RIM»

Хотите познакомиться с примером того, как должны работать вместе служба ИТ, юристы и специалисты по управлению документами (что обычно известно под названием «полномасштабное управление информацией - Information Governance)? Ниже описана одна такая ситуация.

На конференциях международной ассоциации специалистов по управлению документами и информацией ARMA International мы видим поразительную смесь технологий. Каждый год мы наблюдаем постепенные улучшения. Появляются более быстрые сканеры, более тонкая аналитика, большие мощности, более высокое разрешение, более стабильные носители информации и т.д.

Однако один технологический прорыв, который я увидел на последней конференции ARMA 2014 года в Сан-Диего заполнил вопиющий провал в возможностях для управления документами и информацией. Хотя применение этой технологии не является абсолютной необходимостью для всех организаций, она кардинально меняет ситуацию для тех, кто берёт её на вооружение.

Я говорю о управлении документами при архивации структурированных данных (Structured Data Archiving, SDA). На конференции её предлагали по крайней мере два поставщика.

Зачем нужно архивировать структурированные данные? Ну что же, базы данных содержат имеющую документный статус и качества информацию, которая должна храниться в соответствии с действующими в организации указаниями по срокам хранения и действиям, выполняемым по их истечении. Иногда данные по различным причинам бывает необходимо выгрузить из базы данных:

• База данных может быть переполнена в такой степени, что падает производительность системы. Перегрузка может буквально поставить систему «на колени»;


• Система может выводиться из эксплуатации ещё до того, как истекут установленные сроки хранения информации;


• Могут архивироваться данные, в отношении которых введен запрет на уничтожение в связи с продолжающимися расследованиями или судебными разбирательствами;


• Содержащая документы база данных может быть неактивной, с очень малыми шансами на то, что она будет реанимирована.

Когда я в последний раз (это было пару лет назад) изучал положение дел в области архивации структурированных данных, на рынке предлагалось множество различных решений. Тем не менее, ни одно решение из тех, что я видел, не поддерживало возможность без особых усилий применять к архивируемым данным «Общепринятые принципы делопроизводства» (Generally Accepted Recordkeeping Principles, GARP - разработаны международной ассоциацией ARMA International в 2009 году, http://www.arma.org/r2/generally-accepted-br-recordkeeping-principles  ; о них см., например, http://rusrim.blogspot.ru/2009/06/arma-international-garp.html  - Н.Х.). О, в этих решениях были для этого «обходные пути», но все они были либо неприемлемо затратными, либо «кривыми» в архитектурном плане.

Теперь появилось программное обеспечение, способное устанавливать данным сроки хранения при их поступлении в архив - даже если исходная база данных не имела такой функциональной возможности. Отслеживаются запреты на уничтожение, относящиеся к архивируемым данным; впоследствии эти запреты можно снять, а тем временем отсчет сроков хранения продолжается (в американской практике запрет на уничтожение не приостанавливает течение сроков хранения, которые вполне могут и закончиться, но документы всё равно не будут уничтожены до снятия запрета – Н.Х.).

Предостережение: любая миграция данных требует тщательных усилий для сохранения целостности документов.

Тем не менее, в организациях, у которых на руках имеется множество устаревших систем, архивация структурированных данных может окупиться, поскольку архивное хранение дешевле, чем поддержание данных в активных системах. Одновременно архивация позволяет понизить риски, связанные с утратой документированной информации и с избыточно длительным её хранением. Это значительный шаг вперед.

Юристы при этом могут получить доступ к соответствующим документам, в то время, как служба управления документами обеспечивает соблюдение сроков хранения, а ИТ-служба создает для этого необходимые условия. Для меня это выглядит как «полномасштабное управление информацией».

Горди Хоук (Gordy Hoke)

Источник: блог «Positively RIM»
http://positivelyrim.blogspot.ru/2014/11/new-records-technology-structured-data.html