Украина: Утвержден «Порядок работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовки к передаче на архивное хранение», часть 1

Министерства юстиции Украины выпустило приказ от 11.11.2014 № 1886/5 «Об утверждении Порядка работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовки к передаче на архивное хранение» (Наказ Міністерства юстиції України від 11.11.2014 № 1886/5 «Про затвердження Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання», см. http://www.minjust.gov.ua/news/46363 ), в котором, в частности, говорится:

В соответствии с Законом Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» и с целью установления общих требований к внедрению электронного документооборота с применением электронной цифровой подписи, организации работы с электронными документами в делопроизводстве в органах государственной власти и органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях независимо от формы собственности, а также обеспечения передачи на архивное хранение электронных документов

Приказываю:

1. Утвердить прилагаемые:

• Порядок работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовки к передаче на архивное хранение ( http://www.minjust.gov.ua/file/42063 );


• Перечень форматов данных электронных документов постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения ( http://www.minjust.gov.ua/file/42062 );


• Требования к структуре и содержанию XML-схемы архивных электронных документов ( http://www.minjust.gov.ua/file/42052 );


• Требования к наименованию файлов электронных документов (  http://www.minjust.gov.ua/file/42053 );


• Требования к наименованию файлов электронных учетных документов (  http://www.minjust.gov.ua/file/42054 );


• Требования к наименованию файлов архивных электронных документов (  http://www.minjust.gov.ua/file/42056 );


• Требования к структуре и содержанию XML-схемы электронного экземпляра описей дел постоянного хранения ( http://www.minjust.gov.ua/file/42057 );


• Требования к наименованию файлов электронных экземпляров описей дел постоянного хранения ( http://www.minjust.gov.ua/file/42059 );


• Требования к структуре и содержанию XML-схемы обложек архивных электронных дел ( http://www.minjust.gov.ua/file/42060 );


• Требования к наименованию файлов обложек архивных электронных дел (  http://www.minjust.gov.ua/file/42061 ).

2. Признать утратившим силу приказ Госкомархива Украины от 25 апреля 2005 года № 49 «Об утверждении Порядка хранения электронных документов в архивных учреждениях», зарегистрированный в Министерстве юстиции Украины 7 июня 2005 под № 627/10907 …

Министр П.Петренко

В целом данный приказ - это объёмный комплект документов (всего около 180 страниц), которые, безусловно, могут представлять интерес для специалистов. Напомню, кстати, что тексты на украинском языке очень хорошо переводятся на русский язык с помощью таких автопереводчиков, как Google Translate, https://translate.google.com/#uk/ru/

«Порядок» включает терминологический раздел, в котором есть ряд любопытных терминов и определений:

Информационный объект электронного документооборота - электронные документы, электронные сообщения, реквизиты и документы в электронной форме;

Проект электронного документа - содержательная часть электронного документа без электронной цифровой подписи;

Реквизит электронного документа - информация, зафиксированная в электронном документе для его идентификации, организации, обращения и (или) наделения его юридической силой;

Электронная цифровая подпись-виза - электронная цифровая подпись, которая используется для визирования определенных действий (внесение замечаний и предложений, редактирование и согласование его текста) при создании проекта документа;

Регистрационно-контрольная карточка (далее - РКК) электронного документа в ИАС учреждения - информационный объект электронного документооборота, содержащий всю информацию о создании (получении), прохождении и хранении электронного документа в учреждении. РКК электронного документа оформляется с указанием обязательных реквизитов в соответствии с порядком заполнения реквизитов регистрационно-контрольной карточки электронного документа (приложение 1). Формы ведения и воспроизведения РКК определяются на стадии разработки проекта ИАС или ее модернизации. Например, РКК может оформляться в виде записи соответствующей базы данных ИАС учреждения, а воспроизводиться в форме РКК для документов с бумажным носителем информации, определенной нормативно-правовыми актами в сфере делопроизводства;

Конвертирование (мне лично больше нравится термин «конверсия» - Н.Х.) - процесс, результатом которого является преобразование данных из текущего формата в иной;

«Порядок» опирается на принцип единства подходов к работе с документами независимо от их формы их создания (бумажная, электронная) (п.3 части I «Положения»).

Учреждения обязаны создавать документы постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения в двух формах: бумажной и электронной. Создание кадровых документов в электронной форме согласуется с соответствующим государственным архивным учреждением, архивным отделом городского совета. (п.4 части I).

Организация работы с электронными документами в делопроизводстве в учреждениях возлагается на структурное подразделение (департамент, управление, отдел, сектор делопроизводства (документационного обеспечения), общий отдел, канцелярию и т.п.) или секретаря (далее - служба делопроизводства). (п.10 части I).

Техническое сопровождение электронного документооборота в учреждении и его программно-аппаратное обеспечение возлагаются на структурное подразделение (департамент, управление, отдел, сектор) информационного обеспечения (информационных технологий) или на специалиста по информационным технологиям, на которого возлагается выполнение функций структурного подразделения информационного обеспечения (далее - служба информационного обеспечения).

Контроль за состоянием защищенности информации, обрабатываемой в ИАС учреждения, возлагается на структурное подразделение (департамент, управление, отдел, сектор) защиты информации или на специалиста по защите информации, на которого возлагается выполнение функций структурного подразделения защиты информации. (п.11 части I).

Организация работы с архивными электронными документами и их подготовки к передаче на архивное хранение в учреждении возлагается на архивное подразделение или лицо, ответственное за ведение архива учреждения (далее - архив учреждения). (п.12 части I).

Мой комментарий: Звучит всё это логично и красиво, но готовы ли архивы украинских учреждений взвалить на себя такую ношу? Наши, как правило, ещё не готовы …

В номенклатурах дел учреждений предусматривается конкретный комплекс документов, которые, в соответствии с правовым статусом учреждения и компетенцией должностного лица могут создаваться как оригиналы в форме электронных документов в соответствии с законодательством. (п.1 раздела 1 части II).

Оформление электронной копии электронного документа завершается наложением электронной цифровой подписи лица, ее создавшего. По требованию получателя копии электронного документа учреждение должно выдавать вместе с копией экземпляр оригинала электронного документа (копию файла оригинала электронного документа). (п.7 раздела 2 части II).

Если экземпляр электронного документа на бумажном носителе информации (наверное, было бы лучше назвать его бумажным дубликатом? – Н.Х.) создается одновременно с электронным документом, то отметка о его наличии проставляется в центре нижнего поля первого листа текста электронного документа. На экземплярах электронного документа на бумажном носителе информации в том же месте проставляется отметка о наличии экземпляра в форме электронного документа. (п.10 раздела 2 части II).

Мой комментарий: Ох, и хитрая же система придумана, непонятно зачем (нигде в мире такого нет) – а сколько будет мороки с проставлением разных отметок!

Служба делопроизводства учреждения обеспечивает хранение в ИАС учреждения вместе с электронными документами реквизитов, возникающих в процессе их создания, прохождения и хранения, и метаданных электронных документов от момента создания электронных документов до их уничтожения или передачи на хранение в архив учреждения. К таким реквизитам относятся реквизиты РКК электронного документа, используемой в ИАС, и все элементы, необходимые для формирования специальной структуры, которая обеспечивает объединение электронных документов, вместе образующих единый документ, с их дополнительными реквизитами и метаданными, в одном XML-документе, предназначенном для обмена (порядок создания которого определен пунктом 3 главы 12 раздела III настоящего Порядка) и хранения электронного документа (определен в пп. 9-14 главы 2 раздела III настоящего Порядка). (п.1 раздела 3 части II).

Мой комментарий: Интересно, в чем, с точки зрения авторов документа, заключается принципиальное различие между реквизитами и метаданными?

Структура XML-документа, предназначенного для обмена электронными документами между учреждениями, тождественна структуре формата электронного сообщения, установленного приказом Министерства образования и науки, молодежи и спорта Украины от 20 октября 2011 № 1207 «О требованиях к форматам данных электронного документооборота в органах государственной власти. Формат электронного сообщения» (см. http://zakon4.rada.gov.ua/laws/show/z1306-11 - Этот документ трогательно напоминает ГОСТ Р 53898 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению» в старой редакции 2010 года :) - Н.Х.) (п.2 раздела 3 части II).

Структура XML-документа, предназначенного для архивного хранения электронных документов, формируется в соответствии с «Требованиями к структуре и содержанию XML-схемы архивных электронных документов», утвержденными этим же приказом Минюста (п.3 раздела 3 части II).

В Правилах большое внимание уделено правильному наименованию файлов.

Наименование файла электронного документа определяется в соответствии с «Требованиями к наименованию файлов электронных документов», утвержденными этим же приказом Минюста. Файл проекта электронного документа и файл оригинала электронного документа должны иметь одно имя. Эти файлы отличаются только своими расширениями, указывающие на формат данных этих файлов - если проект электронного документа создается в формате, отличном от того, в котором создается оригинал электронного документа. Если проект электронного документа создается в формате, определенном «Перечнем форматов», то для сохранения этого проекта после создания электронного документа в ИАС учреждения предусматриваются различные места для их хранения, определяемые при разработке технического задания на создание ИАС учреждения или его модернизации. (п.2 раздела 4 части II).

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/11/2.html )

Источник: сайт Минюста Украины
http://www.minjust.gov.ua/news/46363