Регламентация хранения обращений граждан в федеральных органах исполнительной власти

В настоящее время работа с обращениями граждан в органах государственной власти характеризуется следующим:

• Реализация проектов электронного и открытого правительства строится в том числе на активном привлечении к участию в государственном управлении и контролю за деятельностью государственных органов;


• Высшее руководство страны уделяет серьезное внимание перестройке всей системы работы с обращениями граждан и требует постоянного совершенствования этой работы, повышения ее эффективности и внедрения новых методов работы;


• Законодательно-нормативное регулирования работы с обращениями и жалобами стало очень запутанным, что повышает риски для должностных лиц при неправильной организации работы быть привлеченными к административной ответственности за нарушения законодательных требований;


• В большинстве органов государственной власти наблюдается постоянный рост количества обращений;


• Больше половины обращений граждан в органы государственной власти поступают в электронном виде.

Как правило, ведомства регламентируют свою работу с обращениями отдельным внутренним нормативно-правовым актом. Основное внимание в таком документе уделяется текущей работе с документами (прием, регистрация, исполнение). О порядке хранения и сроках хранения рассмотренных обращений в нормативно-правовых актах если и вспоминают, то, как правило, только в общих чертах. И практически ничего не говорится о порядке уничтожение документов.

Примеры: Временная инструкция по рассмотрению устных и письменных обращений граждан в Федеральной службе государственной статистики (утв. Приказом Росстата от 13 декабря 2013 № 481)

2.4. … Конверт почтового отправления хранится вместе с письменным обращением в течение установленного срока хранения.

3.16. Электронные регистрационные карточки поступивших обращений и отправляемых ответов хранятся в СЭД не менее пяти лет.

Инструкция об организации рассмотрения обращений граждан Российской Федерации в органах федеральной службы безопасности (утв. приказом ФСБ России от 30 августа 2013 года № 463)

34. Рассмотренные обращения, вторые экземпляры ответов, сопроводительных писем о направлении обращений по компетенции, уведомлений заявителей и другие документальные материалы (переписка, справки, заключения и т.д.) приобщаются к номенклатурному делу «Обращения граждан (предложения, заявления или жалобы), переписка и документы по их рассмотрению».

В случае необходимости документальные материалы по обращениям могут приобщаться к номенклатурным делам других подразделений органов безопасности с соблюдением установленных в органах безопасности сроков хранения обращений.

35. Рассмотренные обращения приобщаются к делу в хронологическом порядке. Материалы по рассмотрению обращения и второй экземпляр ответа приобщаются к делу сразу же за рассмотренным обращением. Листы резолюций и конверты (если требуется их хранение вместе с обращениями) нумеруются и вносятся в опись как листы дела. При необходимости в установленном порядке могут быть изготовлены и приобщены к соответствующим делам копии обращений, переадресованных по компетенции в другие государственные органы.

Инструкции по работе с обращениями граждан, застрахованных лиц, организаций и страхователей в Исполнительной дирекции ПФР и Ревизионной комиссии ПФР (утв. Постановлением Правления ПФ РФ от 2 ноября 2007 года № 275п)

6.5. Обязанность по обеспечению сохранности документов по обращениям граждан возлагается на работников отдела учета и контроля Управления по работе с обращениями граждан.

6.6. Для данной категории документов устанавливается, как правило, пятилетний срок хранения. В необходимых случаях постоянно действующей Центральной экспертной комиссией ПФР может быть принято решение об увеличении срока хранения, в том числе о постоянном хранении наиболее ценных и социально значимых предложений граждан.

6.7. По истечении установленных сроков хранения документы по обращениям граждан подлежат уничтожению в установленном порядке.

Учитывая риски привлечения к ответственности должностных лиц за нарушения порядка рассмотрения обращений граждан, представляется, что вопрос организации хранения как самих обращений, так и всех документов и материалов, связанных с ними, требует большего внимания и регламентации. Движение в эту сторону уже началось.

Год назад, 15 ноября 2013 года, приказом Роскомнадзора №1308 была утверждена «Инструкция по работе с обращениями граждан, объединений граждан и юридических лиц Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций и ее территориальных органов», в которой вопросу формирования архива обращений граждан посвящен целый раздел, в котором:

• Регламентируется порядок архивного хранения обращений граждан как на бумажных носителях, так и в электронном виде;


• Предусмотрена возможность формирования досье по отдельным обращениям и регламентирован порядок их формирования;

Оформление дел для архивного хранения обращений, имеющихся в бумажном виде, осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству (п.9.1).

Документы по обращениям граждан, содержащиеся в системе электронного документооборота Роскомнадзора в электронном виде, формируются и хранятся в Роскомнадзоре в виде электронного архива (п.9.2).

Распечатка сканированных образов документов и электронных документов, полученных с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, межведомственного электронного документооборота и системы электронного документооборота Роскомнадзора, а также документов, созданных в системе электронного документооборота Роскомнадзора в ходе рассмотрения обращения, в целях формирования архива на бумажном носителе, как правило, не производится (п.9.3).

При необходимости рассмотренное письменное обращение и все документы, относящиеся к его рассмотрению, формируются и сшиваются исполнителем в отдельный материал в следующей последовательности (п.9.4):

• Опись документов, находящихся в материале письменного обращения;


• Копия ответа автору обращения, а также (если имеются) копии промежуточных ответов автору, служебная записка о продлении срока рассмотрения обращения;


• Материалы проверки по письменному обращению (если она проводилась);


• Заключение по результатам разрешения обращения (если проводилась проверка);


• Письменное обращение, приложения к нему (если они имеются);


• Копии указаний об исполнении письменного обращения.

Оформленные материалы обращений граждан передаются начальниками структурных подразделений в отдел документооборота, архива, контроля и работы с обращениями граждан (уполномоченное структурное подразделение в территориальном органе) в течение 3 (трех) рабочих дней с даты списания материалов дела (п.9.4.1.).

Мой комментарий: Напомню, что согласно правилам классического делопроизводства документы временного срока хранения до 10 лет не передаются на хранение в архив организации; их хранение и уничтожение осуществляют деловые подразделения. В данном случае, ведомство изменило порядок хранения обращений. С моей точки зрения, такая технология работы, когда закрытое дело по обращению передается в подразделение, которое будет обеспечивать его хранение, позволяет:

• Обеспечить сохранность всех документов, полученных и созданных при рассмотрении обращения;


• Освободить структурные подразделения ведомства от документов, которые им больше не нужны и тем самым создать более комфортные условия для текущей работы;


• Провести грамотное и централизованное уничтожение документов по истечении установленных для них сроков хранения.

При необходимости направления или возврата самого обращения после его рассмотрения в другие государственные органы, органы местного самоуправления или другому должностному лицу в материал письменного обращения подшиваются его копия, а также копии сопроводительного документа и ответа автору. В регистрационно-контрольную карточку вносятся соответствующие сведения (п.9.4.3).

Запрещается расшивать оформленный и списанный в дело материал письменного обращения, а также изымать из него какие-либо документы (п.9.4.4.).

Материалы письменных обращений граждан формируются в отдельных накопительных делах, где они между собой не сшиваются, располагаются в хронологическом порядке, исходя из даты их списания, и хранятся в соответствии с правилами делопроизводства. Опись к накопительному делу должна содержать следующие графы: фамилия автора обращения; регистрационный номер обращения; количество листов в материале письменного обращения (п.9.4.5).

При частом изъятии из накопительных дел материалов письменных обращений допускается ведение Журнала учета движения материалов по письменным обращениям граждан (9.4.6.).

Сотрудникам отдела документооборота, архива, контроля и работы с обращениями граждан (уполномоченному структурному подразделению в территориальном органе) запрещается принимать на хранение нерассмотренные письменные обращения, а также неправильно или не полностью оформленные материалы проверок по письменным обращениям (п. 9.4.7.).

Запрещается хранение рассмотренных материалов письменных обращений у исполнителей. В исключительных случаях в связи с осуществлением контроля по распоряжению руководителя структурного подразделения допускается их хранение у уполномоченного на то должностного лица с обязательной отметкой об этом в описи материалов, находящихся в накопительном деле (п. 9.4.8.).

Для формирования архива по виду «обращения граждан по вопросам коррупции» производится распечатка всех документов, относящихся к рассмотрению обращения и содержащихся в системе электронного документооборота Роскомнадзора (п. 9.5.).

Все документы, образующиеся в ходе рассмотрения обращения, как на бумажном носителе, так и в электронном виде, формируются в одно дело, в соответствии с п. 9.4 (п.9.5.1).

Дела подшиваются в папки в хронологическом порядке по регистрационным номерам обращений. При этом в первый том дела первым подшивается реестр всех поступивших за календарный год обращений граждан (п.9.5.2).

Архив по обращениям вида «обращения граждан по вопросам коррупции» имеет срок хранения «постоянно» (п.9.5.3.).

Мой комментарий: Отмечу, что, согласно инструкции, электронные документы и отсканированные образы не распечатываются. Однако при рассмотрении конкретного обращения могут накапливаться по нему документы, как в электронном виде, так и на бумажных носителях. В таких случаях, чтобы иметь полную картину, желательно сформировать полное досье по обращению либо в электронном, либо в бумажном виде. Учитывая, что 80% обращений граждан поступает в Роскомнадзор в электронном виде, стоило бы рассмотреть и такой вариант, когда поступившие в ведомство бумажные документы сканируются и полное досье по обращению формируется в электронном виде в системе электронного документооборота.

Упоминание электронного архива и возможности хранение документов в электронном виде - это уже шаг в нужном направлении, но, с моей точки зрения, это вопрос требует более тщательной проработки в нормативных актах.

К сожалению, в документе ничего не сказано (и это, с моей точки зрения, его серьёзный недостаток) про порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения, в том числе и электронных.

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=159906
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=157099
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=154696