Украина: Утвержден «Порядок работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовки к передаче на архивное хранение», часть 2

(Продолжение, начало см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/11/1.html )

Положительной особенностью «Правил» является то, что их авторы заранее подумали о необходимости проведения конверсии электронных документов. Этому вопросу посвящен большой раздел 5 части II. Ниже дан его полный перевод:

5. Конверсия электронных документов

1. Конверсии подлежат хранящиеся в учреждении проекты электронных документов, электронные документы и конвертированные электронные документы, форматы которых не совпадают с форматами соответствующего назначения, установленными «Перечнем форматов».

2. Контроль за организацией работы по конверсии проектов электронных документов, электронных документов и конвертированных электронных документов осуществляет служба делопроизводства учреждения.

3. Служба делопроизводства учреждения организует, а служба информационного обеспечения учреждения обеспечивает хранение конвертированных электронных документов вместе с их оригиналами.

Сроки хранения оригиналов электронных документов соответствуют срокам, установленным типовым или отраслевыми Перечнями документов с указанием сроками хранения для аналогичных видов документов на бумажных носителях информации.

Вместе с оригиналом электронного документа сохраняются две его конвертированные версии: последняя и предпоследняя.

Начиная со второго преобразования, осуществляется конверсия не оригинала электронного документа, а его последней конвертированной версии.

Мой комментарий: Правильно было бы написать не «осуществляется», а «может осуществляться». Возможны ситуации, когда придётся возвращаться назад и проводить конверсию оригинала. Нет смысла самим себе ограничивать возможности в этом вопросе.

Начиная с третьего преобразования, осуществляется удаление конвертированных документов, предшествовавших предпоследний конвертированной версии.

Мой комментарий: И здесь я бы написала «может осуществляться». Вообще говоря, для «разбора полётов» нужно будет представить в суд тот документ, который реально использовался в момент события, и легкомысленное отношение к уничтожению конвертированных документов может в ряде случаев иметь неприятные последствия.

4. Обязательной конверсии подлежат электронные документы постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения.

Мой комментарий: Неудачная формулировка. Обязательно нужно обеспечить сохранность этих документов в работоспособном виде, а вот конверсия должна проводиться по мере необходимости. Неоправданная конверсия – это не только неоправданные расходы, но и лишние риски для юридической значимости и доказательной силы документов.

5. Необходимость конверсии документов временного срока хранения определяется распорядительным документом руководителя учреждения.

6. Конверсии подлежат все данные, содержащиеся в файле электронного документа соответствующего формата, кроме данных электронной цифровой подписи. Процесс конверсии проходит только файл электронного документа соответствующего типа (текстовый, фото-, аудио- и видео) без ЭЦП. Если данные такого файла хранятся в кодированной форме вместе с наложенными на них электронными цифровыми подписями, предварительно эти данные превращаются (декодируются) в формат, подлежащий конверсии.

Определение технологий конверсии (программных средств) для каждого из форматов выявленных электронных документов, подлежащих конверсии, в формат соответствующего типа (текстовый, фото-, аудио- и видео), который указан в «Перечне форматов»; и организация конверсии документов возлагаются на службу информационного обеспечения учреждения.

7. Выявление проектов электронных документов, подлежащих конверсии в соответствии с пунктом 3 главы 4 данного раздела, возлагается на службу делопроизводства учреждения.

8. Выявление электронных документов и конвертированных электронных документов при изменении форматов, установленных «Перечнем форматов», возлагается на службу информационного обеспечения учреждения.

Результаты отбора на конверсию электронных документов и конвертированных электронных документов оформляются электронным актом о конверсии электронных документов (приложение 2), электронным актом об уничтожении конвертированных электронных документов (приложение 3), если вместе с оригиналом электронного документа хранятся две его конвертированных версии, и электронным актом о внесении изменений в XML-документы (приложение 4).

Эти акты создаются в формате текстовых электронных документов, установленном в «Перечне форматов». Наименование файлов этих учетных электронных документов определяется в соответствии с требованиями к идентификаторам учетных электронных документов (приложение 5) и требованиями к наименованию файлов электронных учетных документов, утвержденными данным приказом Минюста
.
Указанные акты представляются на рассмотрение ЭК учреждения и после одобрения ею утверждаются руководителем учреждения.

9. На основании электронного акта о конверсии электронных документов служба информационного обеспечения осуществляет конверсию отобранных документов.

Оригинальный распорядительный электронный документ с приложением в форме электронного документа, который вводится в действие этим распорядительным документом, перед проведением конверсии подлежит предварительной обработке в соответствии с пунктом 4 главы 2 данного раздела. Эти электронные документы объединяются в XML-документ, подписанный электронной цифровой подписью лица, заверившего распорядительный электронный документ. В такой форме этот документ хранится вместе с другими XML-документами в соответствии с пунктом 7 главы 6 настоящего раздела.

Первая конверсия такого документа осуществляется путем конверсии каждого из электронных документов, содержащихся в оригинальном XML-документе, а затем все конвертированные файлы объединяются в одном файле формата, соответствующего «Перечню форматов», как в случае создания электронного документа с приложениями, которые объясняют или дополняют содержание основного документа, по правилам, установленным пунктом 4 главы 2 настоящего раздела.

Конверсия осуществляется в присутствии сотрудника службы делопроизводства, на которого возложен контроль за организацией конверсии.

Наименования файлов конвертированных электронных документов отличаются от наименований файлов исходных электронных документов только идентификатором номера версии конверсии.

Завершается конверсия электронного документа наложением на конвертируемые данные электронных цифровых подписей лица, осуществлявшего конверсию, и лица, контролировавшего процесс конверсии электронных документов и конвертированных электронных документов.

10. На основании электронного акта об уничтожении конвертированных электронных документов служба информационного обеспечения осуществляет удаление из ИАС учреждения конвертированных электронных документов, имена файлов которых указаны в этом акте.

Удаление конвертированных электронных документов из XML-документов осуществляет служба делопроизводства учреждения в соответствии с пунктом 11 настоящей главы.

Служба делопроизводства учреждения обеспечивает хранение в РКК электронного документа сведений о конверсии электронного документа:

• имя и ссылка на файл конвертированного электронного документа,
• дата его конверсии;
• дата и индекс электронного акта о конверсии электронных документов;
• имя файла с электронным актом о конверсии электронных документов и ссылка на этот файл в ИАС учреждения;
• фамилия, инициалы и должность лица, осуществившего конверсию, и лица, контролировавшего проведение конверсии;
• формат файла до и после  конверсии;
• дата удаления файла конвертированного электронного документа;
• дата и индекс акта об уничтожении конвертированного электронного документа;
• фамилия, инициалы и должность лица, проведшего уничтожения.

11. На основании электронного акта о внесении изменений в XML-документы, содержащие электронные документы, находящиеся на оперативном или архивном хранении, служба делопроизводства или архив учреждения осуществляет добавление в соответствующий XML-документ конвертированных электронных документов и метаданных, описывающих процесс конвертирования.

Если в XML-документе уже хранятся две предыдущие версии конвертированных электронных документов, то перед добавлением в него новой версии конвертированного электронного документа из XML-документа удаляется версия конвертированного электронного документа с меньшим номером.

Редактирование XML-документа завершается наложением электронной цифровой подписи лиц, на которых возложены функции по созданию XML-документа в делопроизводстве учреждения и архивного электронного документа в архиве учреждения.

Мой комментарий: Признание необходимости конверсии и включение соответствующих положений в нормативный документ – шаг, действительно, революционный. В то же время, как мне кажется, данный «Порядок» лишний раз показывает, что попытки детальной, на уровне технических операций регламентации работы с электронными документами, не опирающиеся на опыт реальной работы, неминуемо приводят к появлению неоправданно сложных, неудобных, трудноисполнимых правил (наш Росархив тоже регулярно наступает на эти же «грабли»). Удивляет, что украинские коллеги не воспользовались, с учётом политической конъюнктуры, хорошо известным опытом США, Евросоюза, Казахстана (по понятным причинам, им, наверное, сложно сейчас открыто использовать опыт России).

С моей точки зрения, данный документ может быть полезен с точки зрения закрепления в законодательстве и в практике работы таких важных для обеспечения долговременной сохранности электронных документов этапов, как конверсия. В этом плане сам документ и опыт его практического использования будет для нас очень интересен. С другой стороны, избыточно детальная, часто переусложнённая и уникальная в своём роде регламентация работы с электронными документами способна стать препятствием на пути широкомасштабного использования электронных документов в Украине и для трансграничного электронного взаимодействия - и, как следствие, помехой для развития «электронного правительства».

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/11/3.html )

Источник: сайт Минюста Украины
http://www.minjust.gov.ua/news/46363