США: В отчете Счетной палаты обращается внимание на недостатки объектов, используемых для хранения федеральных документов

Данная заметка была опубликована на сайте международной ассоциации ARMA International 9 октября 2013 года.

По просьбе сенатского комитета по национальной безопасности и государственным делам (Homeland Security and Governmental Affairs Committee) Счетная палата США (Government Accountability Office, GAO) 10 сентября 2013 года выпустила отчет, перечисляющий меры, которые Национальным Архивам США (National Archives and Records Administration, NARA) необходимо принять для того, чтобы обеспечить соответствие хранилищ федеральных документов определенным стандартам.

Документ GAO-13-668 «Национальные Архивы – Меры, необходимые для обеспечения соответствия хранилищ федеральных документов стандартам» (NARA - Actions Needed to Ensure Facilities That Store Federal Records Meet Standards) доступен по адресу http://www.gao.gov/assets/660/657677.pdf .

Национальные Архивы управляют системой федеральных центров хранения документации (federal records centers), в которую входят 18 центров в девяти регионах страны, обеспечивающих сохранность документов страны, в том числе налоговых деклараций граждан, официальные личных дел военнослужащих, заявлений на выдачу паспортов и совершенно секретных военных документов.

Федеральные центры хранения документации обязаны исполнять установленные  федеральными нормативными актами требования по соблюдению определенных минимальных стандартов в плане прочности конструкций, экологии, обеспечения безопасности имущества и людей. В то же время, помимо использования услуг федеральных центров хранения документации, федеральные органы исполнительной власти могут создавать собственные центры хранения своих документов либо использовать коммерческие хранилища, принадлежащие частным компаниям.

В ходе подготовки данного отчета Счетная палата в период с ноября 2012 по сентябрь 2013 года провела аудит, целью которого было:

• Выяснить, где федеральные органы исполнительной власти хранят федеральные документы и насколько полны данные Национальных Архивов об используемых этими органами хранилищах;


• Оценить, в какой степени Национальные Архивы сочли эти объекты соответствующими федеральным законодательно-нормативным требованиям;


• Определить, какие меры были приняты Национальными Архивами для минимизации ущерба для документов, хранимых в федеральных центрах хранения документации, и насколько полно документируются эти усилия; и


• Определить, каким образом Национальные Архивы определяют плату за услуги по хранению документов, и есть ли отличия в расценках, используемых разными хранилищами.

В докладе Счетной палаты указан ряд недостатков в соблюдении законодательно-нормативных требований к центрам хранения. В частности, в докладе отмечается, что Национальные Архивы не имеют исчерпывающей информации о том, где федеральные органы исполнительной власти хранят свои документы. Выявлено, что ряд объектов не соответствует стандартам качества, эффективности, долговечности и безопасности. Также  отмечено, что Национальные Архивы не обеспечивают в полной мере документирование эффективности своих действий по минимизации невосстановимого ущерба для федеральных документов в процессе их хранения (в отчете сообщается о том, что с января 2009 по март 2013 года в федеральных центрах хранения произошло 55 инцидентов, а Национальные Архивы смогли предоставить аудиторам документы об окончательных последствиях лишь по 46 инцидентам – отчасти потому, что создание таких документов в данный момент не является обязательным – Н.Х.).

По сведениям Счетной палаты, у Национальных Архивов имеются планы по устранению недостатков в федеральных центрах хранения документации, не в полной мере соответствующих стандартам.

Мой комментарий: В отчете приводятся следующие факты:

• В структуре Национальных Архивов действует 18 центров хранения документации, располагающихся в 24 зданиях, из которых 20 соответствуют нормативным требованиям (36 C.F.R. Part 1234). На двух объектах частично не соответствуют требованиям стеллажи в некоторых отсеках; на одном объекте есть проблемы с протечками труб; и ещё один объект предполагается вывести из эксплуатации.


• На май 2013 года, Национальным Архивам было известно о существовании 18 ведомственных центров хранения документации, принадлежащих 6 федеральным органам исполнительной власти. Архивная служба одобрила 10 таких центров хранения.


• По данным на май 2013 года, было известно о том, что 11 федеральных органов исполнительной власти используют услуги 12 коммерческих организаций и 22 принадлежащих им объектов (все они были одобрены Национальными Архивами).


• Национальные архивы провели проверки 13 из 22 коммерческих хранилищ, и только 1 из 18 ведомственных центров хранения документации. Счетная палата отмечает, что только после подобных проверок можно быть уверенными в качестве оказываемых услуг по хранению документов и в соблюдении установленных требований.


• Единые для всех федеральных центров расценки Национальных Архивов за услуги по хранению документами соизмеримы с расценками коммерческих организаций. Сейчас хранение стандартного короба стоит 23 цента в месяц (2,76 доллара в год – около 88  рублей), в то время, как расценки коммерческих поставщиков услуг колеблются в диапазоне от 13,5 до 38-50 центов в месяц (от 1,62 до 4,56-6,0 долларов в год соответственно). Для сравнения: себестоимость хранения короба в архивном хранилище Национальных Архивов в 2012 году составляла 6,64 доллара, см. http://www.archives.gov/about/plans-reports/performance-accountability/2012/par2.pdf .  При этом Национальные Архивы не взимают разнообразных дополнительных платежей, которыми «грешит» ряд коммерческих поставщиков услуг.

Национальные Архивы запрашивали у федеральных органов исполнительной власти сведения об используемых ими хранилищах, но не все ведомства прислали ответы. Кроме того, собранная информация, в основном отражающая положение в 2008-2009 годах, уже устарела.

Счетная палата рекомендовала следующие меры:

• Больше внимания уделять получению от федеральных органов исполнительной власти полной, актуальной и точной информации об используемых ими ведомственных и частных хранилищах,


• Разработать план-график приведения в полное соответствие с законодательно-нормативными требованиями всех несоответствующих им федеральных центров хранения документации,


• Включить в инструкцию Национальных Архивов по действиям в случае инцидентов, которые могут повлечь необратимый ущерб для документов,  требование о документировании усилий, предпринятых для минимизации такого ущерба.

Источники: сайт ассоциации ARMA International / сайт GAO
http://www.arma.org/r1/news/washington-policy-brief/2013/10/09/gao-report-highlights-shortcomings-of-federal-records-facilities
http://www.gao.gov/assets/660/657677.pdf