Новая Зеландия: Подведены итоги публичного обсуждения проекта объёдиненного стандарта по управлению документами

В апреле 2013 года я уже рассказывала (см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/04/blog-post_674.html ) о том, что Архивы Новой Зеландии планируют пересмотреть четыре существующих стандарта и на их основе создать единый обязательный стандарт по управлению документами.

С 17 мая по 16 августа 2013 года Архивы Новой Зеландии провели публичное обсуждение проекта нового документа с предварительным названием «Стандарт управления документами  для государственного сектора Новой Зеландии» (Records Management Standard for the New Zealand Public Sector), пригласив принять в нём участие организации государственного сектора,  профессиональные ассоциации и всех заинтересованных специалистов. В ходе обсуждения замечания и предложения были получены от более чем 70 организаций и отдельных лиц.

Респондентов, в частности, просили сообщить, поддерживают ли они публикацию данного проекта в качестве обязательного стандарта, согласно Закону о государственных документах (Public Records Act).

В период проведения публичного обсуждения Архивы Новой Зеландии провели 5 информационных семинаров по стандарту, в которых приняло участие более 150 специалистов.

4 октября 2013 года на сайте Архивов Новой Зеландии был опубликован отчет, в котором подводятся итоги публичного обсуждения и анализируются полученные отклики (Report on submissions received: consultation draft of mandatory Records Management Standard, http://archives.govt.nz/sites/default/files/report_on_submissions_received_-_consultation_draft_of_mandatory_records_management_standard_for_the_nz_public_sector.docx ).

В отчете сообщается о том, что сего было получено 74 отзыва, из них 56 от организаций государственного сектора и 18 – от профессиональных ассоциаций, прочих организаций и от отдельных лиц. Из числа респондентов-организаций государственного сектора за публикацию стандарта высказалось более 70%, при этом три четверти поддерживающих стандарт организаций хотело бы, чтобы в документ перед публикацией были внесены изменения.

Свои отзывы прислали две профессиональные ассоциации, и ни одна из них публикацию нового стандарта взамен существующих не поддержала, отметив слишком неформальный и неавторитетный тон документа, его недостаточную детальность, а также недостаточную четкость и проверяемость требований.

Большинство прочих участников обсуждения (9 из 16) поддержало проект, но все хотели бы, чтобы в текст были внесены поправки.

Анализ поступивших отзывов показал, что большинство (включая часть негативно относящихся к документу респондентов)  отметили краткость и ясность изложения, простоту понимания и удобство пользования по сравнению с действующими стандартами.

Основными причинами негативного отношения к документу были следующие:

• Общий тон и язык документа, который ряд респондентов сочли слишком неформальным, боле подходящим для высокоуровневых рекомендаций, чем для обязательного стандарта;


• Недостаточная требовательность и детальность – хотя сами по себе требования, по мнению критиков, сформулированы достаточно ясно, поддерживающие их пояснения и рекомендации открывают организациям государственного сектора слишком много возможностей для того, чтобы самостоятельно решать, что они будут и не будут делать;


• Не всем понравилось исчезновение требований к хранению архивных документов. Публикация этих требований в качестве отдельного стандарта управления архивами, как предлагают Архивы Новой Зеландии, создает,  по мнению ряда респондентов, «дыру» в системе стандартов.

В данный момент Архивы Новой Зеландии тщательно изучают поступившие отклики, и решение о публикации документа и о внесении в него изменений должно быть принято к концу октября 2013 года. В заключение архивная служба поблагодарила всех, кто принял участие в публичном обсуждении и/или в работе информационных семинаров.

Источник: сайт Архивов Новой Зеландии
http://archives.govt.nz/node/2129