Национальные Архивы США: У государственного служащего может быть несколько учетных записей электронной почты

9 сентября 2013 года Национальные Архивы США выпустили очередной бюллетень (NARA Bulletin 2013-03, http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2013/2013-03.html ) «Рекомендации для сотрудников федеральных органов исполнительной власти по управлению федеральными документами, в том числе учетными записями электронной почты, и по защите федеральных документов от неавторизованного изъятия» (Guidance for agency employees on the management of Federal records, including email accounts, and the protection of Federal records from unauthorized removal).

Бюллетень, в частности, подтверждает известную позицию Национальных Архивов о том, что сообщения электронной почты являются документами, если они соответствуют имеющемуся в американском законодательстве определению понятия «федеральные документы» (см. 44 USC 3301, http://www.law.cornell.edu/uscode/text/44/3301 ):

Статья 3301 - Определение понятия «документы»

В рамках настоящей главы [Свода законов США – Н.Х.], понятие «документы» охватывает все книги, бумаги, карты, фотографии, машинно-читаемые материалы и другие документальные материалы, независимо от их физической формы и характеристик, которые созданы или получены агентством Правительства Соединённых Штатов в соответствии с федеральным законодательством или в связи с ведением государственной деятельности, и сохранённые или подлежащие сохранению данным агентством или его правопреемником в качестве свидетельства организации, функций, политики, решений, процедур, операций и другой деятельности Правительства, или же вследствие информационной ценности содержащихся в них данных.

Созданные или приобретенные библиотечные и музейные материалы, сохраняемые исключительно в справочных целях; дополнительные экземпляры документальных материалов, сохраняемые для удобства или в справочных целях; и запасы печатных изданий и обработанных материалов под понятие «документы» не подпадают.

Бюллетень даёт ответ на два часто поднимавшихся в последнее время вопроса, связанных с управлением электронной почтой:

5. Каковы обязанности федеральных органов исполнительной власти и их сотрудников в плане управления документами в том случае, когда допускается использование личных учетных записей электронной почты?

Хотя, как правило, сотрудники федеральных органов исполнительной власти не должны использовать личные учетные записи электронной почты для ведения официальной деловой деятельности государственного органа, возможны ситуации, в которые государственные органы разрешают использование личных учетных записей электронной почты. Это, например, чрезвычайные ситуации, при которых федеральные учетные записи недоступны; или ситуации, когда с сотрудником  изначально связались через его персональную учетную запись.

В таких ситуациях сотрудники федеральных органов исполнительной власти должны обеспечить, чтобы все федеральные документы, отправленные или полученные через личную учетную запись электронной почты, захватывались и управлялись в соответствии с практикой управления документами, принятой в данном государственном органе.

Политики и процедуры федерального органа исполнительной власти должны также обеспечить исполнение прочих законодательно-нормативных требований и обязательств, таких,  как исполнение Закон о свободе доступа к государственной информации (FOIA) и раскрытие информации в случае судебных разбирательств и расследований (discovery).

6. Каковы обязанности федеральных органов исполнительной власти в случае, когда у сотрудников имеется несколько федеральных учетных записей электронной почты?

Национальные Архивы признают, что у сотрудников может быть деловая потребность в нескольких контролируемых государственным органом учетных записях электронной почты. Деловые потребности могут включать, в частности:

• Использование отдельных учетных записей для публичной и для внутренней переписки;


• Создание учетных записей для конкретных инициатив государственного органа, у которых может быть несколько пользователей, и


• Использование отдельных учетных записей для секретной и открытой информации.

Независимо от того, сколько федеральных учетных записей электронной почты отдельные лица используют для ведения официальной деловой деятельности, федеральные органы исполнительной власти должны обеспечить, чтобы все  учетные записи управлялись, были доступными и идентифицируемыми в соответствии с федеральными требованиями к управлению документами, установленными в Своде федеральных нормативных актов (см. 36 CFR 1236.22, http://www.law.cornell.edu/cfr/text/36/1236.22 ).

Федеральные органы исполнительной власти должны обеспечить привязку каждой отдельной учетной записи к конкретному сотруднику, в целях исполнения Закона о свободе доступа к государственной информации, раскрытия информации в случае судебных или расследований, а также требования о передаче в Национальные Архивы сообщений электронной почты, являющихся документами постоянного срока хранения (либо учетных записей, если федеральный орган использует метод Capstone). В большинстве случаев, для этого требуется полное имя сотрудника или его легко идентифицируемый псевдоним, используемый в списке рассылки.

Источник: сайт Национальных Архивов США
http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2013/2013-03.html