понедельник, 4 августа 2008 г.

Национальные Архивы США опубликовали проект новой редакции правил управления федеральными документами

В рамках своей инициативы по перестройке управления документами в федеральных органах власти, Национальные Архивы США (NARA) пересматривает и реорганизуют действующие нормативные акты, относящиеся к управлению федеральными документами, с целью обновления стратегий и методов, а также для того, чтобы облегчить чтение, понимание и использование нормативных документов.

Проект отражает стратегические решения и инициативы, предпринятые во исполнение принятых 3 июля 2003 года «Стратегических направлений развития управления федеральными документами» (Strategic Directions for Federal Records Management). Он, однако, не отражает законопроект об управлении электронными сообщениями, который был внесен в Конгресс уже после того, как данный проект был подготовлен.

4 августа опубликован для публичного обсуждения проект новой редакции 36-й части, раздела B  Свода федеральных нормативных актов США «Управление федеральными документами» (Code of federal regulations, Title 36 "Parks, Forests, and Public Property", Chapter XII "National Archives and Records Administration", Subchapter B "Records Management"). Заинтересованные стороны могут подавать свои замечания и предложения до 3 октября 2008 года.

В комментариях к проекту отмечено, что во многих отзывах, поступивших на первой стадии разработки проекта,  прозвучала мысль о том, что давно пора модернизировать нормативную базу с учетом произошедших изменений в технологиях. Национальным Архивам США многие рецензенты также рекомендовали использовать стандарт ISO 15489-1:2001 «Управление документами – Часть 1. Общие положения» как основу для документа в целом, а не только в разделах, относящихся к управлению электронными документами.

Разработчики постарались изложить материал простым и понятным языком. Материал был реструктурирован в соответствии с концепцией жизненного цикла документов, признавая, в то же время, что жизненный цикл не протекает «линейно». Текст, по сравнению с предыдущей редакцией, разбит на более мелкие части (чтобы облегчить поиск нужной информации). В начале каждой части даны ссылки на ответствующие места законодательства и разделы стандарта ISO 15489.

В общей части более подробно описана правовая основа для управления федеральными документами: роль Национальных Архивов, других контролирующих органов, и каждого из федеральных агентств в управлении документами; а также общие требования к управлению документами (которые более подробно раскрыты в последующих разделах). Добавлены определения терминов «законодательно-нормативное основание для уничтожения либо передачи документов» (Disposition authority), «информационная система» и «дела, являющиеся личной собственностью» (Personal files) – на основе существующего определения «личных бумаг», но скорректированное и сформулированное более четко.

Сохранено прежним определение понятия «федеральные документы», но добавлено пояснение, предупреждающее федеральные агентства и граждан, что данное в законодательстве определения понятия «документ» (Свод законов США, 44 U.S.C. 3301), и, как следствие, определение, используемое в этом нормативном документе, отличаются от данных законодательством определений того же термина в рамках Закона о свободе доступа к государственной информации (Freedom of Information Act, 5 U.S.C. 552), Закона о защите персональных данных (Privacy Act, 5 U.S.C. 552a), и других законов.

В разделе о создании и поддержании федеральных документов проводится различие между документами, делами, являющимися личной собственностью, и материалами, не имеющими статуса документов. Там же установлены требования к делопроизводству в федеральных агентствах. В отличие от действующих правил, резко ограничена возможность для покидающих агентство сотрудников забрать с собой не имеющие статуса документов материалы, если содержащаяся в них информация имеет грифы секретности, и особенно – если она содержит персональные данные.

В разделе об отслеживании сроков хранения, агентствам теперь дается право временно хранить документы  с превышением установленного для них срока хранения, в случае, когда виду особых обстоятельств изменяется ценность этих документов. Ранее, если документы нужно было сохранить более чем на год дольше установленного срока, агентство было обязано получить согласие Национальных Архивов.

В разделе об уничтожении документов при чрезвычайных обстоятельствах, агентствам теперь дается право в одностороннем порядке принимать решения об уничтожении разрушающихся пленок на основе нитроцеллюлозы, извещая NARA в течение 30 дней о предпринятых действиях.

Раздел об управлении электронными документами переработан с тем, чтобы отражать соответствующие изменения в политиках и процедурах. Агентствам в этом разделе напоминается, что все базовые требования к управлению документами в равной мере относятся к управлению электронными документами; и что данный раздел фокусируется на дополнительных требованиях в отношении электронных документов. Понятие «текстовых» документов теперь охватывает все неструктурированные документы. Убран подраздел об использовании электронных документов судебными органами, поскольку суды в настоящее время широко применяют общие принципы.

Также был существенно переработан раздел об инспектировании и оказании Национальными Архивами США помощи агентствам в реализации их программ управления документами. NARA будет проводить инспекции в тех случаях, когда агентство или группа агентств, действующих в специфической области, не принимают меры по устранению высокоуровневых рисков в области управления документами. Сокращены временные сроки этапов инспекций, что отражает более сфокусированный их характер.

Изменения затронут только федеральные агентства.

Источник: Regulations.gov / "National Archives and Records Administration 36 CFR Subchapter B Federal Records Management - Revision, Proposed Rule", Federal Register, Vol. 73, No. 150, Monday, August 4, 2008
http://www.regulations.gov:80/fdmspublic/component/main?main=DocumentDetail&o=09000064806ac039
http://www.regulations.gov/fdmspublic/ContentViewer?objectId=09000064806ac039&disposition=attachment&contentType=pdf (прямая ссылка на документ)

Комментариев нет:

Отправка комментария