воскресенье, 17 августа 2008 г.

Великобритания: Успешно завершена программа «Непрерывный поток» по обеспечению сбора, сохранности и доступности электронных документов

Национальные Архивы Великобритании успешно завершили новаторский проект «Непрерывный поток» (Seamless flow).  Теперь, когда система «Непрерывный поток» введена в эксплуатацию, Национальные Архивы начали переход от отдельных экспериментальных проектов к работе с электронными документами в штатном режиме.

В течение ближайших нескольких лет, Национальный архив будет постепенно превращаться из учреждения, в основном работавшего с бумажными носителями, в организацию, главным образом имеющую дело с электронными документами. Благодаря программе «Непрерывный поток»,  обеспечивается хранение и долговременная сохранность документов, а также их доступность через раздел «Онлайн-доступ к электронным документам» (Electronic records online) веб-сайта Национальных Архивов (по адресу http://www.nationalarchives.gov.uk/ero/ ).

Вследствие широкого внедрения электронных систем управления документами (т.е. систем электронного документооборота – Н.Х.), большинство государственных документов в настоящее время создается в электронном виде. Согласно действовавшему ранее законодательству, основная масса документов передавалась в архивы по истечении 30 лет. Однако с введением закона о свободе доступа к государственной информации (Freedom of Information Act, FOI), с января 2005 года ограничение «открыть через 30 лет» исчезло. Нам сейчас необходимо принять меры, чтобы как можно быстрее провести отбор и обеспечить сохранность таких документов, поскольку, в отличие от бумажных документов, они крайне уязвимы в плане возможного искажения и утраты.

Созданные государственными органами электронные документы прошли отбор и были переданы в Национальные Архивы, где были сохранены в нашем электронном архиве. Этот процесс был весьма трудоемким. Однако никаких мероприятий по обеспечению долговременной сохранности (в отличие от помещения на хранение) проводить не потребовалось, поскольку документы были созданы сравнительно недавно.

Мы ожидаем, что в течение ближайших нескольких лет объем передаваемых в Национальные Архивы электронных документов резко возрастет. Единственным способом справиться с этим потоком является автоматизация максимально возможного числа процессов,  и обеспечение того, чтобы остальные процессы (такие, как отбор, классификация, идентификация, удаление не подлежащей раскрытию информации) выполнялись либо в момент создания документов государственными органами, либо как можно скорее после их создания. Нам также потребуются средства для обработки всё большего числа типов документов: видеозаписей, баз данных, анимированных изображений и т.д. Мы должны иметь возможность активного обеспечения сохранности документов, - например, миграции электронных документов в новые форматы по мере устаревания  ныне используемых форматов. Кроме того, нам нужно будет исполнять требования законодательства о свободе доступа к государственной информации  о более раннем доступе к документам, включая доставку электронных документов пользователям через Интернет.

Мы бы не смогли справиться с растущими объемами электронных документов путем простого масштабирования использовавшихся до сих пор полуручных процессов. Только реорганизация рабочих процессов и крупные инвестиции в автоматизацию процессов, которые были предусмотрены программой «Непрерывный поток», позволили решить проблему.

Источник: сайт Национальных Архивов Великобритании
http://www.nationalarchives.gov.uk/electronicrecords/seamless_flow/default.htm

* * *

Как сообщает Kable's Government Computing, Дэвид Томас, руководитель ИТ-службы Национальных Архивов, заявил: «Проблемы, с которыми мы сталкиваемся при использовании электронных документов - каталогизация, обеспечение долговременной сохранности, доступность - схожи с проблемами для документов на бумажных носителях, но они определенно не могут быть решены тем же способом. Появление этой новой системы, первой в своем роде, означает, что теперь у нас появились средства для обеспечения того, чтобы современные документы выдержали испытание временем».

«Это важный шаг на пути обеспечения «выживания» огромного количества государственных документов, с тем чтобы они были так же доступны в будущем для исследователей, как сегодня доступны бумаги и пергаменты», добавил он.

Автоматизированная система включает в себя систему экспертизы ценности для выявления документов, заслуживающих сохранения; workflow-подсистему, обеспечивающую защищённую передачу документов и мониторинг файловых форматов; новую систему каталогизации и хранения; а также подсистему «Онлайн-доступ к электронным документам», который позволяет представителям широкой публики просматривать все имеющиеся отрытые документы, и имеет параллельную защищенную версию, дающую возможность сотрудникам государственных органов просматривать документы ограниченного доступа.

По данным Национальных Архивов, 95% государственных документов в настоящее время создается в электронном виде, и их объемы постоянно растут. «Непрерывный  поток» является одним из нескольких проектов Национальных Архивов, направленных на улучшение обработки электронных документов. В число других проектов входят архивация и постоянное хранение всех веб-сайтов правительства Великобритании; и создание для организаций государственного сектора, нуждающихся в сохранении электронных документов в течение десятилетий, специализированной службы миграции документов.

Источник: Kable
http://www.kablenet.com:80/kd.nsf/Frontpage/F18AB84AC09B4226802574A6004CDFF5?OpenDocument

Комментариев нет:

Отправка комментария