США: Доступ к электронному архиву штата Техас

Заметка Джулии Вагнер (Julie Wagner – на фото) была опубликована 21 ноября 2016 года на блоге «The Texas Record» («Документы Техаса», https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/ ), который ведёт Комиссия по вопросам библиотечного и архивного дела штата Техас (Texas State Library and Archives Commission, TSLAC).

Для справки: Данная заметка – часть краткого обзора того, что происходило на конференции «Электронные документы» (e-Records Conference) 2016 года. Материалы докладов, сделанных на этой конференции, доступны на веб-сайте конференции по адресу https://www.tsl.texas.gov/slrm/training/conferences/erecords2016.html . Российские IP-адреса данным сайтом нередко блокируются, и в этом случае можно воспользоваться анонимайзером (например, http://cameleo.ru/ )

16-я ежегодная конференция «Электронные документы», организованная Комиссией по вопросам библиотечного и архивного дела штата Техас (Texas State Library and Archives Commission, TSLAC) и департаментом информационных ресурсов штата (Department of Information Resources, DIR), прошла в Остине (Austin) 4 ноября 2016. В этом году в качестве основой была выбрана тема «На стыке технологий и управления документами». В конференции участвовало около 360 специалистов, и около 20 поставщиков продемонстрировали свою продукцию.

На вечерней сессии конференции «Электронные документы – 2016»

Старший специалист по электронным документам Комиссии по вопросам библиотечного и архивного дела штата Техас Марк Майерс (Mark Myers – на фото) выступил с докладом «Доступ к электронному архиву штата Техас» (Accessing the Texas Digital Archive).

По его словам, «Создавая электронный архив Техаса, Комиссия по вопросам библиотечного и архивного дела TSLAC стремилась выполнить нашу миссию по обеспечению защиты и доступности исторически значимых документов и других ценных ресурсов.»

«В течение нескольких лет шла предварительная работа, в ходе которой TSLAC определяла, что система должна уметь делать и как наилучшим образом этого добиться. Мы хотим иметь возможность вводить в систему те электронные документы органов исполнительной власти штата, которые готовы к передаче на ответственное хранение в Архивы штата в их электронных форматах, а также контролировать и отслеживать их во времени.»

«Важно отметить, что Электронный архив Техаса (Texas Digital Archive, TDA) – это не решение для временного внеофисного хранения, используемое государственными органами, желающими избавиться от части своих электронных документов. Речь идёт о передаче на постоянное хранение государственных документов, которые изначально были созданы в электронном виде или были преобразованы в электронный вид, и теперь признаны заслуживающими передачи на хранение в Архивы штата. Миссия Архива, конечно же, включает и обеспечение надлежащей доступности полученных документов и возможностей поиска.»

Домашняя страница Электронного архива Техаса

«Теперь, когда Электронный архив Техаса введен в эксплуатацию и работает (Вы можете начать просмотр документов здесь: https://www.tsl.texas.gov/texasdigitalarchive ), наши последующие шаги будут направлены на расширение наших возможностей по обеспечению долговременной сохранности - возможно, путем создания рабочей станции электронной судебно-криминалистической экспертизы для работы с устаревшими носителями информации; а также на развитие партнерских отношений с государственными органами в интересах развития Электронного архива Техаса.»

Если Вы хотите больше узнать о том, какие материалы могут быть переданы на хранение в TDA и как организован процесс передачи, свяжитесь с Марком Майерсом по адресу mmyers@tsl.texas.gov .

Презентация к данному докладу доступна по адресу: https://www.tsl.texas.gov/sites/default/files/public/tslac/slrm/conferences/erecords2016/Myers-E-RecordsForum2016.pdf  .

Джулия Вагнер (Julie Wagner )

Источник: сайт Комиссии по вопросам библиотечного и архивного дела штата Техас
https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2016/11/e-records-2016-conference-sessions-recap-accessing-the-texas-digital-archive-and-enterprise-information-management-in-sharepoint-2016/

Документационное подтверждение имущественного вычета по НДФЛ при приобретении жилья

Обсуждая вопрос о «юридической значимости» документов, многие не всегда четко представляют себе, о чем конкретно идет речь, особенно если одновременно используется термин «юридическая сила».

Для справки: В настоящее время определения этих двух терминов даны в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»:

• Юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.


• Юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать правовые последствия.

Вероятно, не все согласятся с такой трактовкой, но пока ничего другого у нас нет.

Федеральная налоговая служба своим письмом от 29 ноября 2016 года № ЕД-3-15/5733@ высказала свою позицию по вопросу о возможности получения имущественного вычета по налогу на доходы физических лиц при приобретении жилья, если в качестве доказательств права на него были представлены справка ГУП и протокол о взаиморасчетах и передаче жилого помещения к договору купли-продажи.

Для справки: В соответствии со ст. 220 Налогового кодекса РФ, при определении размера налоговой базы налогоплательщик имеет право на получение имущественного налогового вычета в размере фактически произведенных им расходов на новое строительство либо приобретение на территории РФ (его размер не может превышать 2 млн. рублей), а также процентов по целевым займам и кредитам (не более 3 млн. рублей).

Согласно подпункту 7 пункта 3 статьи 220 Кодекса, имущественный налоговый вычет предоставляется налогоплательщику на основании документов, подтверждающих возникновение права на указанный вычет, платежных документов, оформленных в установленном порядке и подтверждающих произведенные расходы:

• Квитанции к приходным ордерам;


• Банковские выписки о перечислении денежных средств со счета покупателя на счет продавца;


• Товарные и кассовые чеки;


• Акты о закупке материалов у физических лиц с указанием в них адресных и паспортных данных продавца;


• Другие документы.

ФНС отметила, что в качестве документов, подтверждающих произведенные расходы на приобретение квартиры, были представлены:

• Справка, выданная ГУП города Москвы «Московский городской Центр арендного жилья»;


• Протокол о взаиморасчетах и передаче жилого помещения к договору купли-продажи с рассрочкой платежа.

По мнению налогового органа, указанные документы не могут рассматриваться как бесспорное обоснование для предоставления имущественного налогового вычета.

Мой комментарий: Обратите внимание на то, что документы, которые были представлены в налоговые органы как доказательство права на вычет, имели юридическую силу, поскольку были оформлены совершенно правильно. Более того, они обладали необходимой юридической значимостью в рамках тех взаимоотношений, в процессе которых они были созданы или получены.

Но вот юридической значимостью для подтверждения налогового вычета, по мнению налогового органа, они не обладали, поскольку в Налоговый Кодекс включен исчерпывающий перечень документов, подтверждающих расходы налогоплательщика

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=QUEST;n=162927

Электронная архивация во Франции: Наконец-то установлены условия признания надёжности электронных копий

Заметка редактора журнала Archimag Клеманс Жост (Clémence Jost – на фото) была опубликована на сайте издания 12 декабря 2016 года.

Хотя содержащуюся в новом декрете фразу «пока не будет доказано обратное» в дальнейшем нужно будет разъяснить, требования, наконец, сформулированы.

Мой комментарий: Речь в заметке идёт о декрете №2016-1673 от 5 декабря 2016 года «О надёжности копий и применении статьи 1379 Гражданского кодекса» (Décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies et pris pour l'application de l'article 1379 du code civil), см. https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000033538124&fastPos=13&fastReqId=1375915558&categorieLien=cid&oldAction=rechTexte

Эту заметку следует воспринимать с учетом нового стандарта NF Z 42-026, который устанавливает для поставщиков услуг оцифровки условия проведения поточной оцифровки материалов. Фото: Marxchivist via VisualHunt.com / CC BY

Мой комментарий: В подписи к фотографии речь идёт о стандарте NF Z42-026 «Определение и спецификации услуг по надёжной оцифровке документов на бумажном носителе и контроль над оказанием этих услуг» (Définition et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et contrôle de ces prestations, см. http://norminfo.afnor.org/norme/pr-nf-z42-026/definition-et-specifications-des-prestations-de-numerisation-fidele-de-documents-et-controle-de-ces-prestations/116714 ). Публичное обсуждение окончательного проекта этого документа завершится 13 января 2017 года, а в конце апреля 2017 года ожидается его официальная публикация. Скачать текст проекта стандарта можно на сайте французского органа по стандартизации (при условии регистрации) здесь: http://norminfo.afnor.org/consultation/30731

Это революция в мире архивов, оцифровки и права! Столь ожидавшийся профессионалами декрет, устанавливающий требования, которые необходимо выполнить для того, чтобы электронные копии предполагались надёжными, позволяя, таким образом, по возможности уничтожать бумажные оригиналы, был опубликован 5 декабря 2016 года. Второй параграф статьи 1379 Гражданского кодекса (Code civil) фактически определяет условия верности копии оригиналу и целостности и аутентичности (l'incorruptabilité) копии, «до тех пор, пока не будет доказано обратное.»

Условия признания надёжности копий

В соответствии с этим декретом, копия предполагается надёжной (fiable), если она является результатом процесса воспроизведения, приводящего к необратимому изменению носителя информации, на котором копия зафиксирована или, если воспроизведение осуществляется в электронном виде, - результатом процесса, удовлетворяющего ряду перечисленных в декрете условий:

• Документирование контекста оцифровки: Процесс воспроизведения в электронном виде должен создать информацию, связанную с копией и предназначенную для её идентификации; эта информация описывает контекст оцифровки и, в частности, содержит дату создания копии.


• Хеш + штамп времени + электронная печать / электронная подпись: Целостность копии, полученной в результате процесса воспроизведения в электронном виде, должна обеспечиваться с помощью «электронного отпечатка» (хеша), гарантирующего обнаружение любых последующих изменений соответствующей копии. Это условие считается выполненным при использовании квалифицированного штампа времени, квалифицированной электронной печати или квалифицированной электронной подписи.


• Хранение в условиях, обеспечиваемых [сертифицированной] системой электронной архивации (SAE, système d'archivage électronique) или «электронным сейфом»: Электронная копия хранится в надлежащих условиях, позволяющих избежать любых изменений её формы или содержания.


• Документирование выполненных конверсий/миграций (в случае изменения формата, создается новый хеш): В тексте декрета сказано о том, что операции, необходимые для обеспечения читаемости электронной копии во времени, не рассматриваются как изменение её формы или содержания, если они отслеживаются в журналах аудита, и в конечном итоге вычисляется новое значение хеша для копии.

Внимание!

Всю эту документацию (в т.ч. сформированные хеши и журналы аудита) следует хранить в течение того же периода времени, что и саму электронную копию, в условиях, исключающих их модификацию.

Клеманс Жост (Clémence Jost)

Источник: сайт журнала «Archimag»
http://www.archimag.com/demat-cloud/2016/12/12/archivage-electronique-conditions-copie-numerique-fiable

Общероссийский профессиональный форум Гильдии Управляющих Документацией: Не только об электронных архивах

7 декабря 2016 года на общероссийском профессиональном форуме Гильдии Управляющих Документацией «Инфоархив / Инфодокум – Власть 2016: Эффективный архив электронных документов в органах государственной власти: от делопроизводства до хранения» речь шла не только об архивном хранении электронных документов.

Директор департамента проектов и информатизации Министерства связи и массовых коммуникаций РФ Олег Юрьевич Качанов рассказал «О новых требованиях к системам электронного документооборота для осуществления обмена документами в электронном виде в органах государственной власти». Он сообщил, что в настоящее время 26 федеральных органов исполнительной власти и органы исполнителей власти 7 регионов уже взаимодействуют в электронном виде, 9 федеральнх органов исполнительной власти проводят тестовый обмен, 38 - доработку ведомственных систем. Представитель министерства признал, что уже ясно, что часть ведомств не исполнит Постановление Правительства РФ от 06.09.2012 № 890

Для справки:  Постановление Правительства РФ от 06.09.2012 № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти» предусматривало (п.2), что «переход на обмен электронными документами при взаимодействии федеральных органов исполнительной власти между собой и с Правительством Российской Федерации осуществляется по мере готовности к такому обмену информационно-технологической инфраструктуры, входящей в состав информационных систем электронного документооборота указанных органов, имея в виду, что этот переход необходимо завершить до 31 декабря 2016 г.»

В своем выступлении он также затронул вопросы архивного хранения электронных документов и трансграничного юридически значимого электронного документооборота. Видеозапись доклада доступна по адресу: https://www.youtube.com/watch?v=xyYVrIcvGNM

Наш белорусский коллега, член Международного Совета Архивов, ведущий инженер отделения систем электронного документооборота компании IBA IT Park (Беларусь) Сергей Васильевич Силков в своем докладе «Международная программа InterPARES по формированию свода терминов в сфере электронных архивов» рассказал, как ведется и наполняется белорусский раздел Многоязычной базы данных архивной терминологии. См. видео по адресу: https://www.youtube.com/watch?v=2CFlSnhnEhE

Мой комментарий: База расположена по адресу http://www.ciscra.org/mat/mat . По умолчанию предлагается английский интерфейс, который можно изменить на другие языки.

Хочу напомнить, что я уже неоднократно рассказывала на своем блоге о ходе проекта Международного совета архивов (МСА) по созданию Многоязычной базы данных архивной терминологии, в котором Сергей Силков вместе с рядом российских коллег принимал участие с самого его начала, см., например, http://rusrim.blogspot.ru/search?q=Многоязычной+базы+данных+архивной+терминологии

Русский раздел базы, первоначально содержавший 330 «международных» терминов, был в последнее время дополнен сотнями терминов из ГОСТ Р 7.0.8 и ряда других современных стандартов, из Закона об архивном деле и некоторых других законов, а также из опубликованной в 2013 году ВНИИДАД книги под редакцией М.В.Ларина «Управление документами. Термины и определения. Словарь». В итоге база стала наиболее полным электронным ресурсом по национальной отраслевой терминологии, в котором собраны термины и определения из основных источников, - и работа по её пополнению продолжается. В раздел также введены русскоязычные термины из ключевых терминологических стандартов Беларуси и Казахстана.

Источник: YouTube:
https://www.youtube.com/watch?v=xyYVrIcvGNM
https://www.youtube.com/watch?v=2CFlSnhnEhE