Порядок и сроки хранения книг учета документов и реестровых дел

Приказом Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (Росреестр) от 23 декабря 2015 г. № П/666 утвержден «Порядок ведения, порядок и сроки хранения реестровых дел и книг учета документов при государственном кадастровом учете, государственной регистрации прав на недвижимость», который, в том числе, установил порядок и сроки хранения реестровых дел и книг учета документов.

Мой комментарий: Бумажные реестровые дела, в отличие от электронных, передаются на хранение в ведомственный архив Росреестра.

Все реестровые дела, ведение которых осуществляется в бумажном виде, в том числе закрытые дела, сдаются на хранение в структурное подразделение Росреестра или его территориального органа, ответственное за их хранение (архив), и вносятся в каталог архива. На основании решений Росреестра их хранение может осуществлять также подведомственное Росреестру федеральное государственное бюджетное учреждение (его территориальные подразделения) (п.52).

Хранение осуществляется в местах, недоступных для посторонних лиц, в условиях, обеспечивающих предотвращение хищения, утраты или порчи книг учета документов и реестровых дел, а также искажения, подделки или утраты содержащейся в них информации.

Книги учета документов и реестровые дела (тома дел), ведение которых осуществляется в электронном виде, хранятся в федеральной государственной информационной системе ведения Единого государственного реестра недвижимости  (ФГИС ЕГРН), обеспечивающей (п.53):

• Хранение данных, предотвращение их искажения, подделки и утраты, а также несанкционированного доступа к ним лиц, не имеющих права на доступ к таким данным;


• Резервное копирование и восстановление сведений, измененных или уничтоженных (утраченных) при программно-аппаратных сбоях и/или вследствие несанкционированного доступа к ним.

Закрытые книги учета документов и реестровые дела, ведение которых осуществляется в электронном виде, должны быть доступны для работы с ними в целях просмотра содержащихся в них сведений, документов, предоставления в случаях и порядке, установленных законодательством РФ, сведений на основании содержащихся в них сведений, документов, в том числе по запросам (обращениям) судов, правоохранительных органов.

Документы, помещенные в реестровые дела, ведение которых осуществляется в электронном виде, хранятся в формате, определенном органом нормативно-правового регулирования.

Книги учета документов подлежат постоянному хранению (п.54).

В Порядке установлены следующие сроки хранения для реестровых дел:

• Реестровое дело объекта недвижимости, по которому принято решение об отказе в осуществлении государственного кадастрового учета и/или государственной регистрации прав на объект недвижимости, на который открыт раздел ЕГРН  - в течение 10 лет с момента принятия решения (п.56)


• Реестровое дело объекта реестра границ при невозможности внесения в ЕГРН сведений об объекте реестра границ - в течение 10 лет с момента принятия решения (п.56)


• Реестровые дела (тома дел), в которые помещены документы, на основании которых осуществление государственного кадастрового учета и/или государственной регистрации прав было прекращено -  в течение 10 лет с момента принятия решения (п.57).


• Реестровые дела, содержащие документы, зарегистрированные в книге учета арестов, которым присвоен статус «архивное» -  в течение 10 лет с момента присвоения статуса «архивное». По истечении срока хранения они подлежат удалению из ФГИС ЕГРН, используемой для их хранения (п.57).


• Остальные реестровые дела - постоянно (п.55)


• Дела нерассмотренных заявлений, учетные дела, документы кадастровых дел объектов недвижимости, которым присвоен статус сведений государственного кадастра недвижимости об объекте недвижимости «аннулированные»  - 10 лет со дня подачи заявления о кадастровом учете, принятия решения об отказе в осуществлении кадастрового учета, принятия решения об аннулировании и исключении сведений из государственного кадастра недвижимости соответственно (п.64).


• Закрытые дела правоустанавливающих документов (тома дел правоустанавливающих документов) сформированные в соответствии с приказом Росреестра от 24.07.2014 № П/349 (отказ в государственной регистрации права на объект недвижимости, прекращение регистрации, содержащие документы, зарегистрированные в книге учета арестов, запрещений совершения сделок с объектами недвижимого имущества, иных ограничений (обременений) прав на объекты недвижимого имущества) - в течение 10 лет с момента принятия решения об отказе в государственной регистрации прав, решения о прекращении государственной регистрации прав, закрытия соответствующего дела правоустанавливающих документов (п.65).


• Закрытые дела правоустанавливающих документов и кадастровые дела, открытые на один объект недвижимости - постоянно (п.63).

По истечении срока хранения реестровые дела, ведение которых осуществляется в бумажном виде, подлежат уничтожению в установленном порядке. Реестровые дела, ведение которых осуществляется в электронном виде, подлежат удалению из ФГИС ЕГРН, используемой для их хранения.

Мой комментарий: Хорошо, что в нормативном акте сразу предусмотрено уничтожение электронных документов и информации из государственной информационной системы. Однако на этот вопрос стоит обратить особое внимание и тщательно регламентировать процедуру уничтожения, чтобы не уничтожить что-либо из документов постоянного срока хранения или, наоборот, не сохранять лишнее.

В бумажные реестровые дела, содержащие документы, признанные вещественными доказательствами по уголовному делу, в связи с чем осуществлена их выемка, помещаются копии изъятых документов и протокола выемки документов, а также акт о выдаче книг учета документов и/или документов во временное пользование, составленный в двух экземплярах: один для органа регистрации прав, другой - для получателя. Копии этих документов должны находиться в реестровом деле до момента возврата изъятых документов. После возвращения документов и проверки их на соответствие хранящимся в деле копиям в акте о выдаче книг учета документов и/или документов во временное пользование делается соответствующая отметка, копии документов исключаются из состава реестрового дела (п.59).

Хранение документов (копий документов), не подлежащих помещению в реестровое дело (в том числе не являющихся необходимыми для осуществления государственного кадастрового учета и/или государственной регистрации прав документов, от получения которых после завершения государственного кадастрового учета и/или государственной регистрации прав заявитель отказался), осуществляется в порядке общего делопроизводства (п.60).

Поскольку правила формирования и ведения дел меняются, в документе разъяснено, что делать с уже созданными делами.

Сформированные до вступления в силу Закона в соответствии с приказом Минэкономразвития России от 09.07.2014 № 435 «Об утверждении порядка и сроков хранения содержащихся в государственном кадастре недвижимости документов» (см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/12/blog-post_9.html ), приказами Росреестра от 24.07.2014 № П/349 «Об утверждении Правил ведения книг учета документов и дел правоустанавливающих документов при государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним», от 22.09.2014 № П/439 «Об утверждении Порядка и сроков хранения книг учета документов и дел правоустанавливающих документов при государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним» (см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/12/blog-post_9.html ) книги учета документов, дела правоустанавливающих документов (в том числе закрытые), кадастровые дела включаются в состав ЕГРН  (п.61).

Незакрытые дела правоустанавливающих документов и кадастровые дела, открытые на один объект недвижимости, объединяются в одно реестровое дело соответствующего объекта недвижимости в качестве самостоятельных томов реестрового дела. При этом нумерация томов дела правоустанавливающих документов сохраняется, для томов дела, соответствующих кадастровому делу, присваиваются номера, начиная со следующего по порядку за последним номером тома дела правоустанавливающих документов (п.62).

Мой комментарий: Буквально несколько недель назад одна из коллег-архивистов утверждала на моем блоге, что электронных документов постоянного срока хранения в природе не существует. Надеюсь, что она прочитает этот пост и убедится, насколько жизнь ушла далеко вперед.

В то же время подобный радикальный переход на электронное хранение документов постоянного и длительного срока хранения в условиях, когда нет возможности опереться на отработанный опыт и устоявшуюся нормативно-методическую базу, связан с определенными рисками. Учитывая, что это к тому же документы, подписанные усиленными электронными подписями, проблемы могут возникнуть достаточно быстро.

С моей точки зрения, Росреестру стоит обратить самое серьезное внимание на изучение практики функционирования федеральной государственной информационной системы ведения ЕГРН и организацию хранения и уничтожения в ней электронных документов. Недвижимость - вещь настолько серьезная, что любая ошибка в работе с документами и их утрата может стоить очень дорого.

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=194816