Национальные Архивы США: Критерии управления документами в электронной почте

Данная заметка аналитика Национальных Архивов США Бет Крон (Beth Cron – на фото) была опубликована 13 апреля 2016 года на блоге Национальных Архивов «Records Express».

Мы рады объявить о публикации «Критериев управления документами в электронной почте в соответствии с Директивой по управлению государственными документами М-12-18 (Criteria for Managing Email Records in Compliance with the Managing Government Records Directive (M-12-18)). Документ доступен по адресу http://www.archives.gov/records-mgmt/email-management/2016-email-mgmt-success-criteria.pdf

Мой комментарий: О Директиве по управлению государственными документами М-12-18 (Managing Government Records Directive, https://www.whitehouse.gov/sites/default/files/omb/memoranda/2012/m-12-18.pdf ) см. также пост http://rusrim.blogspot.ru/2012/08/i_27.html 

Эти критерии были разработаны с целью разъяснения существующих требований, непосредственно связанных с управлением электронной почтой. Они представляют собой синтез положений законодательно-нормативных актов и требований из руководств, подготовленных Национальными Архивами. Федеральные органы исполнительной власти должны использовать данное руководство в своей внутренней работе для оценки своего прогресса на пути к достижению цели 1.2 «Директивы» - обеспечить управление документами электронной почты в электронном формате.

По мнению Национальных Архивов, успешное управление электронной почтой подразумевает внедрение политик и систем, обеспечивающих возможность использования документов в электронной почте и получения доступа к ним, а также установление и отслеживание соответствующих сроков хранения и выполнение надлежащих действий по их истечении. Данные критерии успешности отражают те сложные проблемы, с которыми сталкиваются федеральные органы при управлении электронной почтой. Национальные Архивы понимают, что государственные органы могут быть сильнее в одних аспектах управления электронной почтой, чем в других. Организационные сложности, необходимость разработки перечней, ограниченность финансирования и закупок могут повлиять на способность каждого конкретного органа соответствовать определенным критериям. Национальные Архивы также осознают, что работа по обеспечению эффективного управления документами в электронной почте в соответствии с целью 1.2 «Директивы» не заканчивается 31 декабря 2016 года. Для многих федеральных органов исполнительной власти полномасштабное выполнение критериев успешного управления электронной почтой является непрерывным процессом, который продолжится за пределами этого календарного года.

Брифинг по этому руководству будет проведен 14 июня 2016 года на заседании группы BRIDG (Bi-monthly Records and Information Discussion Group, http://www.archives.gov/records-mgmt/meetings/#bridg  - организованная Национальными Архивами США дискуссионная группа по вопросам управления документами и информацией, проводящая встречи один раз в два месяца. В работе группы регулярно участвует более 80 специалистов. См. также http://www.archives.gov/records-mgmt/meetings/ -  Н.Х.).  Более подробная информация об этой встрече будет размещена на сайте по указанному выше адресу в ближайшее время. Там же Вы можете задать любые свои вопросы и высказать предложения.

Бет Крон (Beth Cron)

Мой комментарий: Итак, каким Национальные Архивы США видят успешное управление электронной почтой? Ответ на это дает раздел 2 «Критерии успеха», содержащий критерии по четырем направлениям – политики, системы, доступ, отслеживание сроков хранения и выполнение установленных действий по их истечении. Вот что в нём сказано:

«Политики: Политики и программы обучения, осуществляемые в масштабах федерального органа исполнительной власти, должны информировать владельцев учётных записей электронной почты об их обязанностях в отношении управления документами в электронной почте. Политики должны быть разработаны с участием всех соответствующих заинтересованных сторон и должны учитывать требования Закона о федеральных документах (Federal Records Act, 36 CFR, глава XII, подраздел B, см. https://www.gpo.gov/fdsys/granule/CFR-2011-title36-vol3/CFR-2011-title36-vol3-chapXII-subchapB ) и руководства, выпущенные Национальными Архивами, см. http://www.archives.gov/records-mgmt/ .

Как выглядит успех: Политики и программы обучения Вашего учреждения объясняют обязанности персонала в отношении управления документами в электронной почте. Политики и программы обучения должны инструктировать сотрудников о том, как различать электронные почтовые сообщения, имеющие постоянную, временную, мимолётную ценность, а также сообщения, не являющиеся документами; и как правильно работать с сообщениями электронной почты, содержащими информацию, отнесённую к государственной тайне (classified national security information) и с сообщениями, которые были созданы в неофициальных либо личных учетных записях.»

«Системы: Федеральные органы исполнительной власти должны внедрить системы, способные создавать, управлять и обеспечивать долговременную сохранность документов в электронной почте в приемлемом электронном формате до момента окончательного решения их судьбы. Кроме того, системы должны поддерживать реализацию политики государственных органов и обеспечивать доступ к документам в электронной почте на протяжении всего их жизненного цикла.

Как выглядит успех: Системы и деловые процессы Вашего учреждения поддерживают управление документами в электронной почте в соответствии со всеми применимыми требованиями, включая ручное или автоматическое выполнение действий, связанное с окончательным решением их судьбы (уничтожением либо передачей на архивное хранение) либо на основе метода Capstone, либо на основе содержания сообщений с использованием перечней с указанием сроков хранения.

«Доступ: Документы в электронной почте должны оставаться пригодными к использованию, отыскиваемыми и извлекаемыми на протяжении всего их жизненного цикла. Такая доступность поддерживает способность ведомства выполнять свои деловые функции. Она должна удовлетворять внутренние потребности государственного органа и поддерживать подготовку ответов на запросы.

Как выглядит успех: Документы в электронной почте Вашего учреждения сохраняются в системе, которая обеспечивает сохранность их контента, контекста и структуры, защищает их от несанкционированной утраты или уничтожения, а также обеспечивает возможность их найти и извлечь, и их пригодность к использованию в течение срока хранения, указанного в перечнях.

«Окончательное решение судьбы (уничтожение либо передача на постоянное архивное хранение): Федеральный орган исполнительной власти должен ввести в действие одобренный Национальными Архивами перечень, чтобы иметь возможность проводить уничтожение/передачу документов в электронной почте постоянного и временного срока хранения – используя либо собственные перечни государственного органа, либо типовой перечень 6.1 «Управление электронной почтой по методу Capstone»  (General Records Schedule (GRS) 6.1: Email Managed under a Capstone Approach).

Как выглядит успех: Ваше учреждение установило соответствующие сроки хранения для документов в электронной почте и внедрило системы и политики, поддерживающие уничтожение/передачу этих документов в соответствии с положениями утверждённого перечня.

Источник: блог «Records Express» на сайте NARA
https://records-express.blogs.archives.gov/2016/04/13/criteria-for-managing-email-records/