Утвержден новый порядок ведения и хранения документов при государственном кадастровом учете

Приказом Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (Росреестр) от 23 декабря 2015 г. № П/666 утвержден «Порядок ведения, порядок и сроки хранения реестровых дел и книг учета документов при государственном кадастровом учете, государственной регистрации прав на недвижимость» который устанавливает:

• Единые правила ведения книг учета документов;


• Единые правила ведения реестровых дел, в том числе их состав (опишу отдельным постом – Н.Х.);


• Порядок и сроки хранения реестровых дел и книг учета документов (об этом я также собираюсь поговорить отдельно – Н.Х.).

Порядок вступит в силу с 1 января 2017 года.

Утратившими силу признаны:

• Правила ведения книг учета документов и дел правоустанавливающих документов при государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним (утв. приказом Росреестра от 24 июля 2014 г. N П/349;


• Порядок и сроки хранения книг учета документов и дел правоустанавливающих документов при государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним (утв. приказом Росреестра от 22 сентября 2014 г. N П/439).

Ведение и хранение документов осуществляют (п. 2):

• Федеральная служба государственной регистрации, кадастра и картографии (Росреестр);


• Территориальные органы Росреестра.


• Федеральное государственное бюджетное учреждение (на основании решений Росреестра).

Реестровые дела и книги учета документов являются частью Единого государственного реестра недвижимости (ЕГРН) (п.3).

Книги учета ведутся в электронной форме с использованием федеральной государственной информационной системы ведения ЕГРН (ФГИС ЕГРН ) (п.4).

Реестровые дела:

• Ведутся в электронной форме с использованием ФГИС ЕГРН (п.5);


• Ведутся также на бумажном носителе, если заявления и необходимые для осуществления государственного кадастрового учета и/или государственной регистрации прав документы оформлены и представлены заявителем в простой письменной форме на бумажном носителе, при условии, что оригиналы таких документов отсутствуют в иных органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных архивах.


• Хранятся в электронной форме и/или на бумажном носителе.

ФГИС ЕГРН обеспечивает взаимосвязь (п.6):

• Разделов ЕГРН, реестровых дел, а также записей книг учета документов в отношении объектов недвижимости;


• Записей об объектах реестра границ, реестровых дел, а также записей книг учета документов.

Порядок ведения книг учета документов

Книги учета содержат данные о документах, принятых (поступивших) для осуществления государственного кадастрового учета и/или государственной регистрации прав, внесения сведений в реестр границ (п.7).

Органы регистрации прав ведут следующие книги учета документов (п.8):

• Книгу учета входящих документов (КУВД);


• Книгу учета арестов, запрещений совершения сделок, иных ограничений прав и обременений объектов недвижимого имущества (КУА).

По окончании календарного года все текущие книги учета закрываются для новых записей (п.11), что удостоверяется усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) Росреестра.

Закрытым книгам учета документов, в которых заполнены все записи, присваивается статус «архивная». При наличии в книге записей, в которые не внесены сведения о результате рассмотрения представленных документов, до внесения таких сведений такой книге присваивается статус «закрыта».

Книги учета документов со статусами «закрыта» и «архивная» должны быть доступны для работы с ними только в целях просмотра содержащихся в них сведений, анализа и составления статистической и иной отчетности и аналитической информации, предоставления в случаях и порядке, установленных законодательством РФ содержащихся в них сведений, в том числе по запросам судов, правоохранительных органов, и в иных подобных целях, а книга учета документов со статусом «закрыта» - также для дополнения ее соответствующих записей сведениями о результатах рассмотрения представленных документов.

Мой комментарий: Ведение книг учета документов в электронном виде вынуждает Росреестр регулировать в нормативном акте вопросы, которые в бумажном делопроизводстве не возникали. В данном случае, приходится проводить разделение статуса книг на «архивные» и «закрытые».

Внесенные в книгу учета документов сведения заверяются УКЭП работника органа регистрации прав, внесшего в книгу такие сведения, либо УКЭП Росреестра, если такие сведения вносятся в книгу в автоматизированном режиме при поступлении документов с использованием системы межведомственного информационного взаимодействия, официального сайта Росреестра, единого портала государственных и муниципальных услуг (функций) (п.12).

Мой комментарий: Еще одно новшество, которое требует определенного осознания: сведения в книги могут вноситься не только человеком, но и автоматом, который еще и заверяет такую запись УКЭП, фактически создавая юридически значимый документ.

При внесении изменений в записи книги учета документов ранее внесенные в них сведения сохраняются (п.13).

Исправления, а также дополнительные сведения, вносимые в записи, заверяются простой электронной подписью внесшего их работника органа регистрации прав.

Мой комментарий: Пока Росархив с трудом привыкает к самой идее о том, что архивам придется принимать на хранение и обеспечивать вечную сохранность электронных документов, ведомства (в том числе Росреестр) тем временем активно наращивают потенциал использования электронных документов в своей деловой деятельности, и именно эти ведомства начинают самостоятельно практически решать данную задачу.

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=194816