Всемирный банк: Опыт скандинавских стран в области управления документами и информацией

В 2015 году в выпускаемой Всемирным банком (World Bank Group) серии «Право на информацию» (Right to Information) вышла публикация, подготовленная основателем и директором Международного фонда по управлению документами (International Records Management Trust, IRMT) Энн Фёстон (Anne Thurston) под названием «Управление документами и информацией в интересах прозрачного, подотчётного и инклюзивного управления в условиях электронной среды: Опыт скандинавских стран» (Managing Records and Information for Transparent, Accountable, and Inclusive Governance in the Digital Environment: Lessons from Nordic Countries).

Документ объёмом 60 страниц доступен по адресу http://www.irmt.org/wp2/wp-content/uploads/2015/07/Right-to-Information-Lessons-from-Nordic-Countries.pdf

В предисловии,  частности, отмечается следующее:

«Опыт трех стран показывает, что для формирования высококачественных доказательств нужно взаимодействие между взаимосвязанными друг с другом законами, стандартами, четко определенными архитектурами метаданных и технологическими системами. Все три страны практикуют управление жизненным циклом либо непрерывное управление информацией (метод континуума – отмечу, что это два достаточно сильно отличающихся друг от друга подхода – Н.Х.) и применяют четкие стандарты для обеспечения согласованности мер управления как основного аспекта полномасштабного управления электронной информацией. По мере роста ожиданий отдачи от информационных систем, становится все более важным связывать воедино государственные документы, данные и системы, используемые для их создания и управления. Это означает, например, что данные, введенные непосредственно в базу данных, необходимо будет поддерживать в соответствии с требованиями стандартов в отношении доказательной силы, в частности, регламентирующих проведение экспертизы ценности, уничтожение и передачу на долговременное хранение. Подобный комплексный подход, известный как «полномасштабное управление информацией» (information governance), позволят выполнять правовые требования по защите целостности документов и данных, одновременно расширяя рамки подхода к управлению необходимой в качестве доказательств информацией, вне зависимости от её формы или структуры.

Все три страны используют руководства и обязательные требования в качестве средств достижения высокого качества информации и обеспечения возможности обмена и коллективного использования электронных документов различными системами. Инициативы в области интероперабельности как между национальными органами власти, так и между органами власти различных стран, требуют возможности эффективно обмениваться информацией, что, в свою очередь, требует использования стандартизованных информационных структур. Благодаря установлению четких требований к созданию и структуре документов, формируемых электронными системами, государственные органы получают возможность представлять надёжные документы в качестве доказательства политик, действий, транзакций, расходов, прецедентов и прав, а также использовать их в качестве основы для открытости.

Захват метаданных с помощью регистрационных систем - традиционная основа для контроля над информацией государственного сектора во многих европейских странах - остается центральным элементом стратегий управления электронными документами и информацией. Документирование метаданных дает возможность установить связь контента документов и их контекста, осмысленно описать документы и надёжно управлять ими. Это создает основу для обеспечения целостности информации и её юридической значимости в государственном секторе, поскольку, как только документ зарегистрирован и приняты меры по сохранению его неизменности, его уже трудно несанкционированно изменить или удалить. Метаданные документируют то, как были созданы документы, как они управлялись и использовались, и их взаимосвязи с другими документами. Любые последующие изменения и все, что происходит с документом,  также документируется в метаданных, обеспечивая тем самым контрольную информацию о контексте и изменениях статуса, что позволяет выявлять случаи мошенничества или незаконных действий.

Используемые тремя странами стандарты управления документами и информацией включают модели данных, а также требования к структуре документов и метаданных и к функциональным возможностям электронных систем для управления документами (Electronic Records Management Systems). Они описывают механизмы регистрации, размещения в дела и отслеживания сроков хранения, а также определяют XML-схему для экспорта документов из документных систем для обеспечения долговременной сохранности. Норвегия и Финляндия разработали собственные стандарты, в то время как Эстония использует спецификации MoReq® модульных требований к системам управления электронными документами, разработанные DLM-форумом - общеевропейской организацией, объединяющей национальные архивы, коммерческие и научно-исследовательские организации, заинтересованные в управлении электронными документами.»

Содержание публикации следующее:

• Обзор


• Эстония: Полномасштабное управление информацией и информационное общество


• Финляндия: Прозрачность и участие граждан


• Норвегия: Целостность информации и доступ к ней


• Список соответствующих международных стандартов

Источник: сайт OGP
http://www.opengovpartnership.org/blog/victoria-l-lemieux/2016/03/31/great-ideas-ogp-action-plans-bridging-access-information-and-open
http://www.irmt.org/wp2/wp-content/uploads/2015/07/Right-to-Information-Lessons-from-Nordic-Countries.pdf
https://drive.google.com/file/d/0ByjeIbc-tSXOQVRZT2RGQjVOWUFlT2JSaFBQaklzV3NDelNV/view