Проект нового стандарта управления документами и информацией Новой Зеландии: Содержание

В одном из предыдущих постов я написала (см. http://rusrim.blogspot.ru/2016/04/blog-post_80.html ) о том, что Архивы Новой Зеландии проводят публичное обсуждение проекта стандарта «Управление документами и информацией» (Records and information management) и сопровождающего его руководства по внедрению.

Сегодня я хочу рассказать о содержании этого 12-страничного документа, который доступен по адресу http://archives.govt.nz/sites/default/files/records_and_information_management_standard_-_consultation_0.pdf .

В отличие от некоторых стран, очень не спешащих приспосабливаться к реалиям 21-го века, в Новой Зеландии понимают, что даже в сравнительно узких рамках государственного сектора невозможно детально регламентировать технологии управления документами, поэтому устанавливают немногочисленные высокоуровневые принципы и для каждого из них - минимальный набор также достаточно высокоуровневых требований. В итоге всё основное содержание проекта стандарта фактически сводится с следующим двум страницам текста:

Принцип 1: Организации несут ответственность за управление документами и информацией

• Управление документами и информацией осуществляется на основе политики и стратегии, и регулярно анализируется и пересматривается.


• За управление документами и информацией несёт ответственность высшее руководство, определяющее направление и обеспечивающее поддержку управления документами и информацией в соответствии с деловыми требованиями и соответствующими законами и нормативными актами.


• Ответственность за постоянный контроль над управлением документами и информацией возлагается на конкретного сотрудника (руководителя службы).


• Организации либо имеют собственных квалифицированных специалистов по управлению документами и информацией, либо привлекают сторонних специалистов, обладающих соответствующими знаниями и навыками.


• На владельцев деловых процессов и на деловые подразделения возлагается ответственность за обеспечение того, чтобы управление документами и информацией было интегрировано в рабочие процессы, системы и услуги.


• Все сотрудники и подрядчики понимают обязанности по управлению документами в рамках их роли, необходимость создавать и сохранять документы, и знакомы с соответствующими политиками и процедурами.


• Ответственность и обязанности по управлению документами и информацией четко установлены, контролируются и включаются в соглашения об аутсорсинге и об использовании аналогичных способов предоставления услуг.


• Ход управления документами и информацией контролируется и анализируется с тем, чтобы обеспечить точность исполнения, подотчетность и соответствие деловым потребностям.

Принцип 2: Управление документами и информацией поддерживает деловую деятельность организации

• Выявляются документы и сведения, необходимые для удовлетворения краткосрочных и долгосрочных потребностей.


• Выявляются и регулярно анализируются и пересматриваются области деловой деятельности, связанные с высоким риском или представляющие повышенную ценность, а также необходимые для их поддержки системы, документы и информация.


• Управление документами и информацией является одним из изначально запроектированных компонентов всех систем и сред обслуживания, в которых введётся деловая деятельность, связанная с высоким риском и/или представляющая повышенную ценность.


• Управление документами и информацией осуществляется во всех средах оперативной деятельности.


• Управление документами и информацией организуется таким образом, чтобы обеспечить защиту документов и информации, имеющих долгосрочную ценность.


• Непрерывность управления документами и информацией при переходе от использования одних систем и сервисов на другие обеспечивается с помощью стратегий и процессов, специально разработанных для поддержки деловой деятельности и подотчетности.

Принцип 3: Документы и информация хорошо управляются

• Документы и информация регулярно создаются и управляются в рамках обычной нормальной деловой практики.


• Документы и информация являются надежными и заслуживающими доверия.


• Документы и информация являются идентифицируемыми, их можно извлекать, получать к ним доступ и использовать до тех пор, пока сохраняется в них потребность.


• Документы и информация защищены от несанкционированного или незаконного доступа, уничтожения, утраты, удаления или изменения.


• Доступ и использование документов и информации управляются в соответствии с соответствующими правовыми и деловыми требованиями.


• Документы и информация сохраняются до тех пор, пока они необходимы для удовлетворения потребностей деловой деятельности и для исполнения правовых требований и требований к подотчетности.


• Уничтожение документов и информации проводится систематически и подотчетным образом, когда это уместно и допустимо с точки зрения законодательства.

Можно спорить относительно состава и формулировок принципов и требований (и наверняка это произойдёт в процессе публичного обсуждения), однако сам подход в целом является вполне эффективным и работоспособным в современных условиях, для которых характерна неоднородность используемых технологий (многоукладность), а также быстрые перемены как в технологиях, так и в законодательно-нормативно базе.

Безусловно, работать по высокоуровневым требованиям неуютно – вся ответственность за выбор надлежащих технологий, подбор кадров и формирование нормативной базы ложится на саму организацию. Куда как спокойнее жилось в ушедшем веке с его детально проработанными и утвержденными вышестоящим руководством типовыми требованиями и правилами – но та эпоха ушла в историю, и в обозримом будущем подобная ситуация не повторится. Поэтому лучше привыкать жить по-новому и находить свою выгоду в возможности гибко менять технологии и правила работы так, как это удобно организации и её сотрудникам.

Источник: сайт Архивов Новой Зеландии
http://archives.govt.nz/about/news/2016/04/draft-records-and-information-management-standard-and-implementation-guide