С конца 2015 года в Испания действует ряд новых законов для государственного сектора, в полной мере влияющих на то, как должно осуществляться управление документами. Закон 39/2015 об общем регламенте работы государственных органов (Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, https://boe.es/boe/dias/2015/10/02/pdfs/BOE-A-2015-10565.pdf ) и Закон 40/2015 о нормативно-правовой базе государственного сектора (Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, http://boe.es/boe/dias/2015/10/02/pdfs/BOE-A-2015-10566.pdf ) должны заложить основы для развития «электронного правительства» и, как следствие, основы надлежащего управления электронными документами в государственном секторе.
В целом, я приветствую новые положения законодательства, касающиеся управления документами. Они, как мне кажется, решают и проясняют ключевые вопросы, одновременно упрощая ряд других вопросов, которые до сих пор решались избыточно сложно. При этом нельзя отрицать того, что некоторые аспекты уже вызвали дискуссии, и ещё предстоит определиться с тем. как всё это реализовать на практике.
Главное изменение, введенное этими законами, заключается в том, что механизмы электронного правительства и, следовательно, электронная процедура делаются единственно возможными. Это уже не проект перехода на новые технологии, который осуществлялся ведущими ведомствами, а общая норма. Использование бумажных документов теперь становится исключением и допускается лишь в отдельных ситуациях, в целом не влияющих на то, что электронное взаимодействие будет нормой. Это настоящий прорыв, поскольку, говоря простым языком, органы государственной власти Испании теперь в установленные законодательством сроки должны прекратить производить бумаги. Возможность ведения «гибридных дел», - термин настолько же уродливый, насколько такой подход сложен и дорог в практической реализации, - не подлежит обсуждению. Мы не должны больше тратить ресурсы и клетки мозга на то, чтобы попытаться сформулировать подобную практику!
Помимо этого главного изменения, мне пришлось тщательно проанализировать данное законодательство, готовя курс, который я преподаю в Испанском обществе по документации и научно-технической информации (Sociedad Española de Documentación e Información Científica, SEDIC, см. http://www.sedic.es/gestion-documental-y-e-administracion-2/ ). Наиболее важные моменты отражены в приведенной ниже таблице.
| Аспект | Комментарий |
| Реестр входящих документов | Больше не будет двух отдельных реестров – одного для бумажных документов, с собственной структурой и персоналом, отвечающим за его ведение, и другого для электронных документов, за который отвечал департамент информационных технологий. Реестр теперь будет только один. Организационные перемены в регистратурах будут серьёзной проблемой (срок – октябрь 2018 года) |
| Электронная регистратура: обработка бумажных документов | Право, при желании, представлять бумажные документы будет только у физических лиц. Данная мера призвана сократить использование бумажных документов, сведя его к немногочисленным ситуациям. Регистратуры в процессе регистрации должны сканировать документы и возвращать бумажные оригиналы гражданам. Тем самым сняты сомнения относительно того, можно ли бумажный оригинал уничтожать после сканирования, и кто должен за это отвечать |
| Электронные подписи: проводится различие между средствами подписания и средствами идентификации | С точки зрения управления документами, это разъяснение вместе со спецификацией различных типов электронных подписей помогает отделить подписи под документами от средств идентификации. |
| Документы, подписываемые физическими лицами | Четко указано, какие типы документов должны подписываться электронными подписями (запросы, апелляции, отказы и т.п.). Это не только упрощает использование подписей, но и привносит ясность относительно основных типов документов. |
| Документы государственных органов | Документы государственных органов должны создаваться в электронной форме. Управлять нужно будет именно ими, и о бумажных копиях можно будет забыть. |
| Электронные дела | Четко определяются как наборы документов, при этом в них всегда должны включаться обязательные отчеты, заверенная копия решения и пронумерованный перечень документов. Здесь есть определенный отход от сложности дел в рамках национальной стратегии интероперабельности (Esquema Nacional de Interoperabilidad, ENI). Это подход использовался, судя по всему, лишь при необходимости ознакомить с делами другие государственные органы. Дискуссия по этому вопросу продолжается. Имеется одно забавное противоречие: закон допускает присутствие электронного документа в нескольких делах одновременно, но в отношении решения введено требование о помещении в дело заверенной копии. |
| Метаданные | Хотя это понятие слишком «техническое» для общего закона, оно встречается как минимум три раза, когда упоминаются метаданные, которые документы и копии обязаны иметь. Безусловно здесь потребуется поддержка подзаконными нормативными актами. |
| Единый электронный архив | Это одна из концепций, вызвавших наибольшие споры, особенно среди архивистов, которым нужно будет как-то увязать её с существующим законодательством, основанном на бумажной модели ответственного хранения (архив департамента – центральный ведомственный архив – исторический архив). Я предпочитаю смотреть на неё как новацию, с которой связаны определенные технологические последствия – единое хранилище, а также организационные - критерии, процессы и методы, единые для всех видов документов и дел. В электронный архив предписывается помещать лишь документы, относящиеся к законченным делам. Помимо вопроса «Что делать с [остальными] электронными документами?», возможно применение различных подходов, и эта тема заслуживает отдельного поста (см. также пост Пако Фернандеса (Paco Fernandez) в его блоге "El Archivista", https://archivista.wordpress.com/2016/02/26/gestion-de-documentos-y-archivo-electronico-unico-en-la-age-primeras-impresiones/ ) |
| Условия доступа к электронному архиву | В отсутствие явных указаний, идея единого электронного архива и условий доступа к нему по умолчанию, судя по всему, подразумевает доступность электронных дел и документов без использования специальных приложений. Поэтому мы не можем оставить логику прав доступа только в специальных приложениях. |
Карлота Бустело (Carlota Bustelo)
Источник: блог Карлоты Бустело
http://www.carlotabustelo.com/index.php?option=com_content&view=article&id=260%3A2016-03-29-17-44-46&catid=48%3Anoticias-blog&Itemid=44&lang=en
Комментариев нет:
Отправить комментарий