пятница, 3 января 2014 г.

В Брюсселе прошла первая ежегодная конференция Международного совета архивов, часть 11


(Продолжение, предыдущую часть см.  http://rusrim.blogspot.ru/2013/12/10.html )

Руководитель службы управления документами городского совета испанского города Жирона Луис Эстев Касельяс-и-Серра (Lluís-Esteve Casellas i Serra – на фото) выступил на тему «Выявление, отбор и раскрытие данных: Вклад службы управления документами в проект открытых данных города Жироны» (Mapping, Selecting and Opening Data: the Records Management Contribution to the Open Data Project in Girona). Тезисы доклада см. http://www.ica.org/?lid=14819&bid=1134

По мнению Касельяса, инициатива «открытых данных» – это возможность для укрепления позиций специалистов по управлению документами и архивистов. Он рекомендует учитывать инициативы открытых данных и открытого правительства при анализе жизненного цикла информации.


Что мы узнали? Выводы в докладе представителя Жироны (Фото: Gustavo Castaner)

При отборе наборов данных и принятии решений о том, публиковать ли их, когда и как,  используются результаты анализа функций и видов деятельности их создателей, проведенного службой управления документами. Желательно проводить экспертизу ценности данных и создавать их официальные реестры. В Жироне отбирались лишь неопубликованные наборы свежих данных (с «возрастом» примерно в 1 год).

Особое внимание следует уделять высококачественным данным, а качество можно обеспечить лишь тогда, эти данные увязаны с системами управления документами. Описания баз данных и ссылки на программные приложения обеспечивают аутентичность наборов открытых данных.

Публикация списка данных, отобранных к раскрытию в качестве «открытых», укрепляет позиции службы управления документами и архивов, как и создание архива открытых данных. Ссылаясь на проект InterPARES, Касельяс отметил, что сами базы данных на архивное хранение не принимаются; берутся данные, извлеченные из них в подходящем формате.

По мнению Касельяса, желательно включаться в процесс управления наборами данных, а ещё лучше – возглавить его. Стратегия городской службы управления документами заключается в том, чтобы сохранять данные во взаимосвязи с процессами, в ходе которых они были созданы, - но также и как наборы открытых данных.

Инспектор архивов голландского города Алмире (Almere,  http://en.wikipedia.org/wiki/Almere ) Франц Смит (Frans Smit – на фото) выступил на тему «Государственные учреждения, информационный кризис и польза от архивистов» (Government Organizations, the Crisis of Information and the Added Value of Archivists). Презентация его доклада выложена на Slideshare, см. http://www.slideshare.net/fpsmit/presentation-on-ica-conference-brussels-nov-22nd-20smit-frans-ica-2013-pp , а краткие тезисы – на сайте МСА, см. http://www.ica.org/14927/speakers/frans-smit.html .

Главной темой доклада была меняющаяся роль и ценность архивистов и специалистов по управлению информацией в государственных организациях и учреждениях. Смит отметил, что в настоящее время наблюдается кризис в управлении информацией. Всё меняется, начиная от терминов и определений и до практики управления информацией.

Говоря об источниках используемых им идей, Смит, в частности, порекомендовал слушателям книгу «информационного философа» Лючиано Флориди (Luciano Floridi, его блог http://www.philosophyofinformation.net/Welcome.html )  «Четвёртая революция: Как инфосфера изменяет реальность, в котором существует человек» (The Fourth Revolution: How the infosphere is reshaping human reality, о ней см. http://ukcatalogue.oup.com/product/academic/computers/9780199606726.do#.Uh8DtmTXjaM ).

Слайд «Информационный кризис» из презентации Смита: документы могут состоять из чего угодно и располагаться где угодно; нет общих понятий и определений…

Что касается роли архивистов и специалистов по управлению документами в государственных организациях, то совершенно ясно, что нужно «наводить мосты» между несколькими дисциплинами, представители которых часто работают в различных структурных подразделениях, имеющих собственные интересы.

Смит кратко рассказал о том, что происходит в дисциплинах, в сотрудничестве с которыми заинтересованы архивисты (таких, как полномасштабное управление информацией, управление качеством и рисками). По его мнению, эти дисциплины как никогда ранее заинтересованы в тех знаниях и опыте, которыми располагают архивисты и специалисты по управлению документами. В качестве примера из практики по «наведению мостов» он рассказал о программе города Алмире, начатой в 2012 году, основной целью которой является сохранение контроля над информацией.

Он отметил, что взаимодействие с государственными службами строится по принципу «Вы несёте ответственность, а мы Вам поможем». Нужно осторожно использовать терминологию, поскольку есть риск непонимания при общении с ИТ-специалистами и специалистами по системе менеджмента качества.

Современные инструменты облегчают жизнь пользователям, но усложняют её (в то же время делая более интересной) для архивистов. Например, теряется привязка данных к определенному месту, использование и управление данными «уходят» на мобильные устройства. Мы не знаем (возможно, даже и не хотим знать?), где осуществляется управление ими.

Смит подчеркнул, что проведенная в Голландии децентрализация программ здравоохранения и воспитания молодёжи ставит проблемы в сфере «больших данных».

Франц Смит пояснил содержание и ход внедрения в Голландии 9-блочной модели управления информацией (голл. Negenvlaksmodel ), разработанной проф. Риком Маисом (Rik Maes) совместно с Трайенсом (Truijens) и Абкувером (Abcouwer), первоначально для управления информацией города Амстердама (первую публикацию Маиса на эту тему  см. http://imwww.fee.uva.nl/~pv/PDFdocs/99-03.pdf - Н.Х.). Использование этой модели помогло привлечь внимание к проблемам и усилить подотчётность на уровне руководства. Вслед за вопросами финансирования и управления, руководство также упоминает и решает «информационные» проблемы.

Он отметил, что при решении вопросов управления информацией и документами в рамках рабочих процессов следует обратить внимание на вопрос обеспечения долговременной сохранности данных. Сначала нужно подумать о целях использования (повторного использования) этих данных, и лишь потом проектировать систему или набор данных.

По его мнению, в будущем (да уже и сейчас) очень большой проблемой будет экспертиза ценности наборов больших и открытых данных.

Следует отметить, что по ходу доклада бурный восторг у ряда коллег вызвала использованная Смитом цитата из Pink Floyd :)

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/01/12.html )

Источник: сайт МСА / Твиттер
http://www.ica.org/14490/annual-conference-2013/brussels-2324-november-2013.html

Комментариев нет:

Отправка комментария