четверг, 17 марта 2011 г.

ISO 30300, или «гламур» менеджмента документов (а также: Возможен ли «гламур» на прокрустовом ложе?)

Данная публикация стала для меня неожиданностью – до сих пор из Испании приходили, в основном, заинтересованно-положительные отзывы о стандартах системы менеджмента документов. Наверное, сказывалось и то, что представительница Испании Карлота Бустело является одним из двух основных организаторов работы над этими документами. Но, как оказывается, не все так просто в Испанском королевстве…

Несколько недель назад в рассылке появилось извещение о том, что в середине 2011 года будут опубликованы два новых международных стандарта ISO 30300 и ISO 30301, которые предполагают новую ориентацию на стратегию разъяснения высшему руководству организаций преимуществ интеграции менеджмента документов в приоритетные системы менеджмента.

По большому счету, предпринимается попытка гармонизировать управление документами с так называемыми «стандартами систем менеджмента» - компактной группой высокоуровневых стандартов, в число которых входят стандарты системы менеджмента качества (ISO 9000), системы менеджмента окружающей среды (ISO 14000) и системы менеджмента информационной безопасности (ISO 27000). Это означает, что необходимость систем менеджмента документами станет очевидной для высшего руководства, и управление документами окажется на равных с менеджментом качества и информационной безопасностью. Кроме того, у организаций будет возможность пройти у третьих сторон сертификацию свого внедрения системы менеджмента документов (СМД), что сулит совсем не маленькие деловые перспективы для некоторых организаций, тесно вовлеченных в создание нового семейства стандартов.

Заявляется, что эта новая ориентация не должна вступать в противоречие со стандартами существующего семейства  ISO 15489, главными среди которых являются стандарт хорошей практики управления документами и технический отчет, описывающий его возможную реализацию, - оба опубликованные в 2001 году.

Однако значительная часть испанских архивистов и специалистов по управлению документами, составляющая большинство в Координационном комитете ассоциаций архивистов и управляющих документацией (Coordinadora de Asociaciones de Archiveros y Gestores de Documentos), с тревогой отмечает эволюцию международных стандартов, и не верят, что предназначенный для использования в качестве основы для сертификации организаций стандарт – конкретно, ISO 30301 –  в котором вес и значение процессов и мер контроля и управления документами, которые были прекрасно описаны в стандарте ISO 15489 (в том числе таких важных, как захват, классификация, экспертиза ценности, обеспечение сохранности и доступа), сейчас значительно снижен, вплоть до того, что они могут и не быть обязательными (и постоянно перемещаются в приложения). Или же они не объясняются соответствующим образом, и вопросы об их сущности, сфере применения и отдаче от их реализации тонут в очень общей канве.

В этих обстоятельствах, совсем не удивительно, что часть профессионалов, работающих на переднем крае управления документами (включая участие в деятельности и инициативах подкомитета испанского национального органа по стандартизации AENOR по вопросам управлению документами), отмечает, что серия стандартов ISO 30300, - наряду с тем, что она дает нам возможность получить более существенную поддержку высшего руководства благодаря гармонизации систем менеджмента документов с другими системами менеджмента, являющимися лидерами в организациях, - одновременно открывает двери легкомысленному подходу по принципу «всё сойдёт», не заинтересованному в профессионализме, который во все времена был главным достоинством  всех тех, кто занимался управлением документами и архивным делом в наших организациях (хотя нам и не удалось быть на виду в той степени, в какой нам хотелось).

Здесь важно отметить, что нет никаких сомнений в том, что стандарт ISO 15489 стал для испанских архивистов и управляющих документами наиболее авторитетной профессиональной публикацией. Начиная с 2001 года, международный стандарт помог (несмотря на его недостатки, такие, как урезанный жизненный цикл; не учёт в качестве существенного признака документа того факта, что он является оригиналом; отсутствие описаний процессов) определить системы управления документами, на основе ясного описания процессов и мер контроля, обеспечивающих долговременную сохранность аутентичных, надежных, целостных документов и доступ к ним, в то момент, когда стали проявляться первые воздействия проблематики управления электронными документами.

Предложения большинства профессионального сообщества по пересмотру стандарта ISO 15489,  - застрявшие в мае 2007 и уточненные на встрече подкомитета ИСО по управлению документами и архивам в Сантьяго-де-Компостела, - которые предусматривали ревизию ряда его положений (помимо отмеченных выше недостатков, предполагалось упомянуть о программе защиты важнейших документов) в конце концов были реализованы на национальном уровне (по крайней мере, в Испании и в Великобритании), путем включения их в руководство по применению, которое истолковывало терминологию и принципы стандарта в соответствии с национальной архивной традицией.

Это правда, что многие архивисты и специалисты по управлению документами чувствуют себя обманутыми в своих ожиданиях относительно направленности международных стандартов по управлению документами наших организаций и общества в целом (служат ли интересам общества стандарты серии ISO 30300?). Одновременно мы видим, что в эпоху информационных технологий область управления документами становится растущим направлением, представляющим интересы для ряда секторов, заинтересованных в получении прибыли любой ценой. Но далеко не всё сойдёт.

Фактически сейчас архивисты и специалисты по управлению документами, как профессиональное сообщество, делают ставку на интероперабельность, опираясь на управление документами организаций в соответствии с положениями стандарта ISO 15489, воспринимаемого как основа для хорошей практики, в том числе для выработки политики  управления электронными документами, необходимой всем организациям. И как  профессионалам, нам нужно спешить, поскольку этого требуют от нас  изменения в законодательстве (в первую очередь, «электронное правительство») и прогресс в области стандартизации процедур и процессов.

Кроме того, мы понимаем, что строгость - одна из главных свойств интероперабельности. Именно в контексте интероперабельности наша профессия должна проявить себя и консолидироваться под флагом той строгости, которая требуется при исполнении наших обязанностей (это понятие, кстати сказать, приобретает всё большее значение в сфере обучения), особенно, когда мы координируем свои действия с руководителями, администраторами, ИТ-специалистами, юристами, специалистами по менеджменту качества в организациях (по сути дела, весь персонал организации участвует  в управлении документами).

Мы не сомневаемся в краткосрочном успехе ISO 30300 и 30301. Ведущие средства массовой информации совместно с продавцами стандартов-бестселлеров обеспечат этот успех, используя, несомненно, и фактор «модности»и «гламурности», которым не располагают  многие испанские архивисты и специалисты по управлению документами пытающиеся в своих организациях объяснить важность нашей работы. Мы понимаем, что за блестящей мишурой (кого не ослепит красота подобной упаковки?) придет потребность в укреплении взаимоотношений, и мы там будем.

Будем надеяться на то, что наши опасения необоснованны. Если это будет так, мы будем только рады, если нам покажут верный путь … но только если эта дорога будет идти через строгость.

Пока же, в такой решающий момент, мы протестуем, подобно Тезею, видя, как отдельные сектора пытаются втиснуть управление документами и архивное дело в прокрустово ложе.

Хоаким Льянсо Санхуан (Joaquim Llansó Sanjuán)
Президент Ассоциации архивистов Наварры (Asociación de Archiveros de Navarra, AAN), представитель AAN в подкомитете испанской национальной организации по стандартизации AENOR по управлению документами и бывший президент этого подкомитета

Источник: сайт Ассоциации архивистов Наварры (Asociación de Archiveros de Navarra)
http://www.archiverosdenavarra.org/?p=301

Комментариев нет:

Отправка комментария