понедельник, 22 июня 2015 г.

Конференция iPRES-2014: Методология обеспечения сохранности не утративших свою ценность документов при выводе из эксплуатации устаревших систем


Статья Ингрид Макдональд (Ingrid MacDonald), Адриана Каннингема (Adrian Cunningham), Анны Моррис (Anna Morris) и Нила Фицджеральда (Neal Fitzgerald) из Архивов австралийского штата Квинсленд (Queensland State Archives)«Вывод из эксплуатации устаревших систем: Методология выявления и обеспечения сохранности не утративших свою деловую ценность документов из унаследованных систем» (Decommissioning of legacy systems: A methodology for indentifying and preserving records of ongoing business value in legacy business systems) была опубликована в трудах конференции iPres-2014, доступных по адресу https://www.nla.gov.au/sites/default/files/ipres2014-proceedings-final.pdf  (стр. 279-283). Об этой конференции, прошедшей в октябре 2014 года в Мельбурне, Австралия, также см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/04/11-ipres-2014-2014.html . Вниманию читателей предлагается подборка отдельных фрагментов этой большой статьи.

Ингрид Макдональд и Анна Моррис

Нил Фицджеральд и Адриан Каннингем

В данной статье дан обзор методологии и поддерживающих её рекомендаций, разработанных Архивами австралийского штата Квинсленд (Queensland State Archives) в помощь государственным органам штата, утилизирующих или заменяющих унаследованные ИТ-активы, с тем, чтобы обеспечить соответствующее требованиям законодательства управление информационным контентом этих систем.

Результаты ИКТ-аудита, проведенного правительством штата в 2012 году, показали следующее:
  • В ходе аудита были получены сведения о 1730 системах;

  • Из них 904 системы (54%) являются «унаследованными» ИКТ-системами, потенциальными кандидатами для рационализации или вывода из эксплуатации

  • 91% систем из 1730 в течение 5 лет достигнет конца своего срока службы.
Прежде чем удалять документы, содержащиеся в системах – кандидатах на вывод из эксплуатации, либо вкладывать средства в усилия по обеспечению их долговременной сохранности, органы исполнительной власти штата должны четко понимать:
  • Какие документы необходимо сохранить, и сроки их хранения;

  • Как получать разрешение на уничтожение либо передачу документов, которые более не нужны организации, и

  • Что считается и что не считается, с точки зрения управления документами, подходящими условиями для обеспечения сохранности документов, представляющих ценность для текущей деловой деятельности организации. 
Методология Архивов Квинсленда для вывода систем из эксплуатации

Архивная служба штата рассматривает четыре различных сценария (варианта) уничтожения / обеспечения сохранности документов.

В первом сценарии все документы уже перенесены в другую систему, и, таким образом, унаследованная система содержит «копии» данных, которые более не используются в качестве документов, отражающих деятельность государственного органа, но которые, возможно, были сохранены из-за отсутствия уверенности в том, что эти копии можно на законных основаниях уничтожить. Государственные органы в этом случае могут удалить исходные документы без получения согласия Архивиста штата (руководителя архивной службы штата – Н.Х.) при условии, что они выполнили все условия миграции, указанные в выпущенном Архивами Квинсленда «Типовой перечень документов с указанием сроков хранения и действий по их истечении для исходных электронных документов» (General Retention and Disposal Schedule for Digital Source Records, см. http://www.archives.qld.gov.au/Recordkeeping/GRKDownloads/Documents/QDAN00678V1.pdf ).

Во втором сценарии рассматривается ситуация, в которой все документы в деловой системе перестали быть доступными, то есть их уже невозможно открыть или интерпретировать. ... Архивы Квинсленда, тем не менее, допускают, что возможны отдельные обоснованные ситуации, в которых документы в системах уже фактически были потерянны из-за какого-либо катастрофического системного сбоя или вследствие морального устаревания системы. ... Государственные органы обязаны уведомить Архивы Квинсленда об обстоятельствах «утраты» документов до их уничтожения. Государственные органы в этом сценарии не вправе уничтожать документы без предварительного предоставления Архивисту штата доказательств невозможности дальнейшего использования этих документов.

Следующий, третий сценарий касается документов в деловых системах, которые по-прежнему доступны и для которых минимальные по закону сроки хранения установлены действующими перечнями, утвержденными Архивистом штата. Государственные органы в этом случае вправе удалить документы из системы, не получая дополнительного разрешения от Архивиста штата, если минимальные сроки хранения документов истекли. Однако уничтожение документов должно быть одобрено их законным владельцем ...

Последний, четвертый сценарий касается тех документов в системах, которые не охвачены действующими нормативными документами и перечнями и, следовательно, чей минимально допустимый по закону срок хранения неизвестен. Так как, согласно закону о государственных документах штата (Queensland’s Public Records Act 2002) документы не могут быть уничтожены без разрешения, государственным органам в таком случае следует либо провести экспертизу ценности документов и получить разрешение на уничтожение, либо позаботиться об обеспечении долговременной сохранности этих документов и об управлении ими.

Реализация на практике

В период с августа по ноябрь 2014 года было проведено обследования с целью проверить,  достигла ли методология намеченных результатов. Предварительные результаты, имевшиеся на момент написания данной статьи, показали, что:
  • Государственные органы вывели из эксплуатации ряд систем с использованием данной методологии;

  • Государственные органы использовали подход на основе менеджмента риска для оценки вероятности того, что деловые системы и базы данных содержат высокоценные документы, подлежащие длительному хранению;

  • В большинстве случаев документы из этих систем были полностью перенесены в новые деловые системы, поэтому эти системы были выведены из эксплуатации в соответствии с Типовым перечнем для исходных электронных документов;

  • Многие государственные органы рассматривают последовательность миграций как  жизнеспособную стратегию обеспечения сохранности высокоценных документов длительного срока хранения до тех пор, пока в них сохраняется потребность. 

  • Государственные органы хотят иметь возможность передавать периодически изготавливаемые «снимки» хранящихся в их деловых системах документов постоянного хранения в единый для всех государственных органов штата постоянный электронный архив.

  • Государственные органы просят оказать им помощь в разработке стратегий обеспечения непрерывной доступности документов, особенно в отношении документов в более сложных форматах, таких форматы географических информационных систем (ГИС) и деловых систем.

  • Документы из некоторых деловых систем были экспортированы в такие форматы, как PDF или форматы электронных таблиц, и сохранены в электронных системах управления документами этих государственных органов.

  • Некоторые документы были экспортированы путем их распечатывания на бумаге;

  • Данные реляционных баз данных из некоторых деловых систем были экспортированы в SQL-систему управления реляционными базами данных вместе с некоторыми запросами  и отчетами, предназначенными для ответа на часто задаваемые вопросы;

  • Большинство из этих экспортированных документов составили документы короткого  срока хранения, однако были и другие такие документы, которым грозил риск утраты из-за устаревания технологий;

  • Государственные органы использовали подготовленный Архивами Квинсленда инструментарий для разработки новых политик, инструментов, контрольных списков и шаблонов с тем, чтобы обеспечить принятие во внимание вопросов управления и уничтожения документов при проектировании заменяющих систем, а также адекватное документирование методологии миграции документов.
Ингрид Макдональд (Ingrid MacDonald), Адриан Каннингем (Adrian Cunningham), Анна Моррис (Anna Morris) и Нил Фицджеральд (Neal Fitzgerald)

Источник: труды 11-й международной конференции по электронной сохранности iPRES-2014
https://www.nla.gov.au/sites/default/files/ipres2014-proceedings-final.pdf 
http://ipres2014.org/sites/default/files/upload/iPres-Proceedings-final.pdf 
Posted by at Комментариев нет:
Labels: , , , , ,

Новости проекта InterPARES Trust


На сайте проекта InterPARES Trust ( https://interparestrust.org/ ) 16-18 июня 2015 года была выложена очередная партия материалов.

1. Четвертый научно-исследовательский семинар Европейской группы, состоявшийся в Лондоне 21-22 мая 2015 года

Выложен протокол семинара объёмом 24 страницы. Здесь в первую очередь интересная информация о выступлении Л.Н.Варламовой, представлявшей ИАИ РГГУ. Ею был сделан 25-минутный доклад «Роль специалистов в области управления документами в работе с открытыми данными в облачной среде» (The role of records management experts in the work with open data in the clouds).

Как отмечается в протоколе, в докладе подчёркнута проблема перевода термина «record», который представители различных специальностей (архивисты, библиотекари, юристы. ИТ и др.) переводят по-разному (поскольку различны их роли, точки зрения и цели. Влияет также и то, что в России школа делопроизводства развивалась отдельно от школ библиотечного и архивного дела).

Л.Н.Варламова отметила те знания, компетенции и навыки, которые нужны специалистам по управлению документами. В заключение она сказала о необходимости реформировать систему образования с тем, чтобы лучше готовить специалистов в этой области.

Коллеги в ходе обсуждения рекомендовали принять во внимание результаты терминологических проектов Международного совета архивов и InterPARES Trust, а также ранее выполненного совместного проекта InterPARES / МСА по созданию обучающих модулей.

На семинаре было зачитано присланное Томским государственным университетом сообщение, подготовленное Евгенией Осташовой и Натальей Николаенковой на тему «Личное облако: Регулирование и доверие» (Personal Cloud: Regulation and Trust). Предлагается исследовать вопрос о личном/частном использовании облачных технологий. Частные лица используют облако для решения широкого круга задач, и в то же время они намного сильнее зависят от поставщиков облачных услуг, чем корпоративные пользователи. Существует как минимум два аспекта регулирования индивидуального использования облачных вычислений: создание соответствующей нормативно-правовой базы и развитие возможностей, позволяющих пользователям контролировать персональные данные в облаке.

Предлагается на первом этапе исследования провести сбор и анализ эмпирических данных по следующим направлениям:
  • Изучить рынок индивидуально-ориентированных облачных услуг в России;

  • На основе заявленных поставщиками функциональных возможностей определить имеющиеся у пользователей возможности для контроля и управления хранящейся в облаке информации;

  • Провести анкетирование индивидуальных пользователей с тем, чтобы выяснить, насколько облака популярны и в какой степени пользователи им доверяют;

  • Определить спектр возможных проблем, которые могут возникнуть между пользователем и поставщиком облачных услуг;

  • Определить влияние, которое оказывает широкое использование облаков на обеспечение долговременной сохранности культурно-исторического наследия.
Помимо этого, дополнительно выложены материалы о ходе различных проектов Европейской группы.

2. Четвертый семинар Транснациональной группы, проведенный 28-29 мая 2015 года в Париже.

Выложена обновленная 3-я редакция протокола семинара объёмом 11 страниц. Кроме того, выложен отчет Энга Сенгсаванга (Eng Sengsavang, университет Британской Колумбии) и Адель Торранс (Adele Torrance, ЮНЕСКО) об участии в 41-й встрече членов секции международных организаций (Section of International Organizations, SIO) Международного совета архивов, которая прошла 10-12 июня 2015 года во Франкфурте, Германия. Проект InterPARES Trust спонсировал поездку Сенгсаванга с целью провести собеседования или договориться об их проведении в будущем в интересах проекта TR01 «Использование международными организациями облачных услуг для целей управления документами». Адель Торранс выступила с докладом о деятельности Транснациональной группы проекта InterPARES Trust. Были также проведены  4 собеседования с участниками встречи.

3. Пятый семинар Североамериканской группы, проведенный в Вашингтоне 16-17 мая 2015 года

Выложен протокол семинара объёмом 7 страниц.

В протоколе есть, в частности, более подробная информация об утвержденной новой теме «Упорядочивание и описание материалов в облаке» (Arrangement and description in the cloud), которая упоминалась здесь: http://rusrim.blogspot.ru/2015/05/interpares-trust.html . Автор предложения – Джованни Мичетти (Giovanni Michetti). Отмечено, что литературы по данному вопросу мало. Адриан Каннингем (Adrian Cunningham) высказал мысль о том, что соответствующая отраслевая литература отстает от технологий примерно на 10-15 лет, поэтому вместо анализа литературы больше внимания стоило бы уделить собеседованиям со специалистами. Ричард Пирс-Мозес, в свою очередь, отметил, что основополагающие принципы не меняются, их лишь нужно научиться применять в новых условиях – а при подготовке обзора литературы стоило бы принять во внимание также и те классические работы, в которых эти принципы были сформулированы.

Джованни Мичетти выделил конкретный вопрос, который его интересует: подходят ли 26 элементов метаданных из стандарта ISAD(G) для использования в облачной среде.

Участники дискуссии согласились с тем, что теория упорядочивания и описания должна быть пересмотрена, обновлена и уточнена с учетом особенностей электронной среды и особенно облачной среды. Предполагается также подумать над тем, как доверие к действиям архивиста транслируется в доверие к документам.

Интересное уточнение прозвучало по поводу проекта NA14 «Разработка типовых контрактов на оказание облачных услуг» (Developing Model Cloud Computing Contracts). Исполнители проекта признали, что первоначальная их цель – разработка типового контракта на оказание облачных услуг – оказалась недостижимой. Вместо этого разрабатывается контрольный лист, который поможет организациям выбирать облачные услуги…

Ричард Пирс-Мозес, рассказывая о ходе проекта NA01«Базовая терминология проекта InterPARES Trust» (Core Terminology for InterPARES Trust), пожаловался на то, что в литературе с терминами всё очень сложно и нет согласованности. Существует конфликт между европейской, американской и австралийской терминологией.

4. Первый научный семинар Австралазийской группы, проведенный 29-30 апреля 2015 года в Брисбене.

Выложено предложение о проведении исследовательского проекта AA08 «Воздействие доступа к доверенным электронным архивам языков аборигенов: Пример языка маори» (The Impact of Access to Trusted Digitised Archives of Indigenous Languages: Case Study of Te Reo Maori). Домен «Доступ». Предложение связано с тем, что усилия Национальной библиотеки Новой Зеландии по оцифровке и предоставлению доступа к культурно-историческому наследию маори вызвали определенные правовые споры и напряжённость. В соответствии с действующим законодательством, к участию в проекте будут привлечены представители народа маори.

Источник: сайт InterPARES Trust
https://interparestrust.org/
Posted by at Комментариев нет:
Labels: , , , , ,

Зачем при обмене счетами-фактурами нужны операторы электронного документооборота


В настоящее время при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде организации обязаны использовать услуги оператора электронного документооборота. Через этих же операторов значительная часть организаций сдает налоговую отчетность. При обсуждении вопросов о стимулирование электронного документооборота, коммерческие организации регулярно высказывают предложения о предоставлении им возможности не использовать услуги таких операторов.

Письмом от 30 апреля 2015 г. № БС-18-6/499@ Федеральная налоговая служба (ФНС) выказала свою позицию по вопросу о внесении изменений в план мероприятий («дорожную карту») «Повышение качества регуляторной среды для бизнеса»», утвержденный распоряжением Правительства Российской Федерации от 11.06.2013 № 953-р.

ФНС России не поддержала предложение о закреплении в правовых актах права выбора хозяйствующим субъектом использования или не использования услуги оператора электронного документооборота при выставлении и получении счета-фактуры в электронном виде. По мнению ФНС, счет-фактура является важным инструментом исполнения функций по контролю и надзору в области налогов и сборов и без метки времени (подтверждения даты отправки, которое выдает оператор электронного документооборота) она теряет свою значимость.

ФНС также отметила в письме, что технологические документы, формируемые операторами электронного документооборота, как независимой третьей стороной, являются документарным подтверждением факта обмена электронными счетами-фактурами при возникновении спорных ситуаций между налогоплательщиками и контролирующими органами, в том числе при их рассмотрении в судебном порядке.

Кроме того, ФНС обратила внимание на следующее:
  • В соответствии с пунктом 2 статьи 93 Налогового кодекса в случае, если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронной форме по форматам установленным федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи;

  • В соответствии с пунктами 1.2 - 1.4 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи, утвержденного приказом Минфина России от 25.04.2014 № 50н, составление, выставление и получение счета-фактуры в электронной форме осуществляется в утвержденном формате по взаимному согласию сторон сделки, а также при наличии совместимых технических средств.
По мнению ФНС, исключение операторов электронного документооборота может привести к риску несоблюдения установленных форматов электронных документов и, как следствие, невозможности представления налогоплательщиками таких документов в налоговый орган.

Источник: сайт Еженедельной профессиональной электронной газеты
http://e.gazeta-unp.ru/npd-doc.aspx?npmid=97&npid=79287
Posted by at Комментариев нет:
Labels: , , , ,

воскресенье, 21 июня 2015 г.

Престижная премия Эммета Лихи за 2015 год присуждена Виктории Лемьё


Как сообщили коллеги в Твиттере и Фейсбуке, лауреатом престижной премии им. Эммета Лихи за 2015 год (о ней см. http://rusrim.blogspot.ru/search/label/Emmett%20Leahy%20Award ) за выдающийся вклад в развитие управления документами и информацией стала Виктория Лемьё (Victoria Lemieux – на фото).

Д-р Лемьё в настоящее время работает старшим специалистом Всемирного банка (World Bank) в Вашингтоне по вопросам прозрачности и управления информацией в государственном секторе. Она также является доцентом (associate professor) факультета архивно-библиотечного дела и информатики университета Британской Колумбии (University of British Columbia) в Ванкувере, Канада.

До перехода на работу во Всемирный банк, Виктория руководила в университете Британской Колумбии междисциплинарным центром по изучению компьютерных технологий (Media and Graphics Interdisciplinary Centre, MAGIC) и центром изучения электронных финансовых документов (Centre for the Investigation of Financial Electronic Records, CiFER).

Лючиана Дюранти вручает Виктории Лемьё премию Эммета Лихи на конференции Ассоциации канадских архивистов (Association of Canadian Archivists, ACA) 12 июня 2015 года

Виктория Лемьё получила степень бакалавра искусств в университете Торонто, а позднее – степень магистра архивных наук в университете Британской Колумбии, защитив выпускную работу по теме «Канадское провинциальное и территориальное архивное законодательство». После этого она работала аналитиком по вопросам управления документами в правительстве Британской Колумбии, архивистом Провинциальных архивов Альберты и директором корпоративных документационных и информационных сервисов города Эдмонтона (Edmonton). Далее её карьера продолжилась в качестве архивиста кампуса, а позднее - руководителя архивной службы Университета Западных Индий в Кингстоне (University of the West Indies), Ямайка. В 2002 году она получила степень доктора философии в области архивной науки в Университетском колледже Лондона (University College London), а в 2005 году - получила профессиональную сертификацию «Сертифицированный профессионал по вопросам безопасности информационных систем» (Certified Information Systems Security Professional, CISSP).

После защиты диссертации Виктория Лемьё поступила на работу в банк Credit Suisse в должности вице-президента, ответственного за глобальную политику банка в области управления документами. Позднее на неё была возложена ответственность за разработку политики ИТ-безопасности и управления рисками и за аутсорсинг компонентов безопасности банковской сети (за что она получила премию «One Bank»).  Она также возглавляла группу банка по ИТ-рискам для услуг, оказываемых европейским клиентам.

За время своей карьеры в отрасли Виктория Лемьё поработала архивистом, специалистом по управлению документами и рисками в государственном и частном секторах, а также руководителем и преподавателем в сфере высшего образования. Она оказывала консультационные услуги Организации Объединенных Наций, секретариату британского Содружества наций и Всемирному банку.

У Виктории более 20 лет опыта практической работы в ряде стран и секторов. Она работала в таких странах, как Канада, Великобритания, Ямайка, Барбадос, Тринидад, Гайана, Сент-Китс, Гренада, Британские Виргинские острова, Белиз, Буркина-Фасо, Танзания, Индия, Чили и Южная Африка.

Научные интересы Виктории Лемьё в настоящее время связаны с вопросом о рисках для доступности надёжных документов, в частности, в контексте финансовой отрасли, и о том, как эти риски влияют на прозрачность, финансовую устойчивость, публичную подотчетность и права человека. Проблематика финансовых документов и рисков интересовала Викторию со времени работы в 1999-2001 годах над кандидатской диссертацией по связанными с управлением информацией аспектами банковского кризиса на Ямайке.

Виктория сыграла ключевую роль в развитии системы региональных отделений международной ассоциации специалистов по управлению документами и информацией ARMA International.

В настоящее время Виктория также представляет Канаду в техническом комитете ИСО по финансовым услугам (TC68).

Некоторые публикации Виктории Лемьё:
  • Victoria L. Lemieux, Benjamin W. K. Shieh, David Lau, Sun Hwan Jun, Thomas Dang, Johnathan Chu, Geran Tam "Using Visual Analytics to Enhance Data Exploration and Knowledge Discovery in Financial Systemic Risk Analysis: The Multivariate Density Estimator"

  • Victoria Louise Lemieux, Brianna Gormly, Lyse Rowledge "Meeting Big Data challenges with visual analytics", Records Management Journal 07/2014; 24(2). DOI:10.1108/RMJ-01-2014-0009

  • Aaron J. Loehrlein, Victoria L. Lemieux, Michael Bennett "The Classification of Financial Products", Journal of the Association for Information Science and Technology 02/2014; 65(2). DOI:10.1002/asi.22969

  • Mark D. Flood, Victoria L. Lemieux, Margaret Varga, B. L. William Wong "The Application of Visual Analytics to Financial Stability Monitoring", SSRN Electronic Journal 01/2014; DOI:10.2139/ssrn.2438194

  • Victoria L. Lemieux "Visual analytics, cognition and archival arrangement and description: studying archivists’ cognitive tasks to leverage visual thinking for a sustainable archival future", Archival Science 03/2013; 15(1). DOI:10.1007/s10502-013-9212-y

  • Kafui Monu, Victoria Lemieux, Lior Limonad, Carson Woo "Using Conceptual Models to Theorize about the Relationship Between Records and Risk in the Global Financial Crisis", Financial Analysis and Risk Management, Edited by Lemieux, Victoria, 01/2013: pages 73-98; Springer Berlin Heidelberg., ISBN: 9783642322310

  • Victoria Lemieux, Lior Limonad "What 'good' looks like: Understanding records ontologically in the context of the global financial crisis", Journal of Information Science 02/2011; 37:29-39. DOI:10.1177/0165551510391359

  • Victoria Lemieux, Barbara Endicott-Popovsky, Karl Eckler, Thomas Dang, Adam Jansen "Visualizing an information assurance risk taxonomy", 2011 IEEE Conference on Visual Analytics Science and Technology, VAST 2011, Providence, Rhode Island, USA, October 23-28, 2011; 01/2011

  • Victoria L. Lemieux "The records-risk nexus: exploring the relationship between records and risk", Records Management Journal 07/2010; 20(2):199-216. DOI:10.1108/09565691011064331

  • Victoria Lemieux "Archiving: The Overlooked Spreadsheet Risk", http://www.researchgate.net/publication/1916177_Archiving_The_Overlooked_Spreadsheet_Risk 

  • Victoria Lemieux "Applying Mintzberg’s Theories on Organizational Configuration to Archival Appraisal", Archivaria 46 (Fall 1998) 32-85

  • Victoria Lemieux "Archival Solitudes: The Impact on Appraisal and Acquisition of Legislative Concepts of Records and Archives", http://www.researchgate.net/publication/265196959_Archival_Solitudes_The_Impact_on_Appraisal_and_Acquisition_of_Legislative_Concepts_of_Records_and_Archives

  • Victoria L Lemieux "Two Approaches to Managing Information Risks When managing information risks, is it better to use an event-based or a records and information requirements-based approach? This excerpt from Managing Risks for Records and Information explores these approaches and examines how to choose the one that best fits your organization's needs"

  • Victoria Lemieux "RADical Surgery: A Case Study in Using RAD to Produce a Thematic Guide", http://www.researchgate.net/publication/265038554_RADical_Surgery_A_Case_Study_in_Using_RAD_to_Produce_a_Thematic_Guide
Публикации на блогах:
Posted by at Комментариев нет:
Labels: , ,
Подписаться на: Сообщения (Atom)