Участников было много, в первый день зал пленарных заседаний был заполнен «под завязку». Много было представителей регионов – как среди докладчиков, так и среди участников конференции.
Информационные технологии меняют стиль конференций. Приветствие руководителя Росархива А.Н.Артизова было показано в видеозаписи
Традиционно в первый день проводилось пленарное заседание, а во второй – секции. К сожалению, уровень пленарного заседания, с моей точки зрения, был всё-таки недостаточно высок для данной аудитории, в которой было много высококвалифицированных специалистов. Кое-кто из докладчиков очередной раз изложил понимание проблем управления документами на уровне конца 20-го века, и даже несколько последовавших ярких докладов (из которых я бы в первую очередь отметила В.Э.Баласаняна, Л.А.Филиппову и К.Бобровски) не вполне исправили впечатление. Многие слушатели приезжают на конференцию за тем, чтобы получить знания и советы по актуальным вопросам, с которыми они сталкиваются в своей текущей работе, в первую очередь – при управлении электронными документами, и общефилософские рассуждения их уже не устраивают.
Впрочем, это болезнь многих конференций, и основной метод борьбы с ней – вместо выслушивания скучных выступлений, потратить это время на общение с коллегами.
Меня, прежде всего, интересовало, как идет реализации проектов МЭДО и СМЭВ, как государственные органы готовятся к «времени Ч» - 1 июля 2011 года, и какие проблемы видят в переходе на электронный документооборот. К сожалению, докладчики на пленарном заседании напрямую эти вопрос не затрагивали, но кое-какую ценную информацию из их выступлений выудить удалось.
Выступают С.А.Жук и Л.В.Филиппова
Заместитель департамента делопроизводства и архива Правительства РФ С.А.Жук рассказал, что в настоящее время из Правительства по системе МЭДО документы направляются в 32 ведомства (это 29 федеральных органов государственной власти, Государственная Дума, Администрация Президента и Правительство Калининградской области). Направляются следующие виды документов:
- Поручения Правительства;
- Протоколы совещаний;
- Письма в федеральные органы исполнительной власти;
- В Государственную Думу направляются документы по законотворческой деятельности – официальные отзывы на законопроекты и поправки к ним.
В своём докладе С.А.Жук затронул ещё один важный вопрос - проблему архивного хранения электронных документов. Это отрадный факт, поскольку не так часто чиновники такого высокого уровня публично признают её существование. Хочется надеяться, что это понимание проблемы найдет отражение в решениях Правительства.
Как всегда, очень интересно выступала начальник отдела прохождения документов Управления по организационному обеспечению деятельности Государственной Думы Л.В.Филиппова. Она рассказала, как на практике шло и продолжается сейчас внедрение электронных документов в деятельность Государственной Думы.
В 2009 году аппарат Государственной Думы начал рассылать часть документов в электронном виде без ЭЦП, не дублируя их на бумажных носителях. Эти документы формировались на специально разработанных для этого электронных бланках. К работе с ними сотрудников приучали целый год. Оценив удобство работы с электронными документами, пользователи сами стали подталкивать к внедрению более серьезного электронного документооборота.
В 2010 году был разработан и утвержден перечень документов, которые в Государственной Думе направляются в электронном виде. До сегодняшнего дня ведется жесточайший контроль над реализацией этого распоряжения. Удалось добиться того, что 80-85% документов из перечня действительно пересылаются в электронном виде.
Что касается депутатского корпуса, то он значительно отстает в использовании электронных документов от аппарата Думы, - но и здесь есть подвижки. Эту работу активно поддерживает Комитет по регламенту и организации работы Государственной Думы. В частности, первым депутатом Государственной Думы, получившим ЭЦП, стал председатель этого комитета.
Л.В. Филиппова привела интересные данные об использовании МЭДО при взаимодействии с Администрацией Президента. До начала использования системы в Думу нормативно-правовые акты направлялись на бумажных носителях, и их приходилось размножать в 86 экземплярах. После начала использования МЭДО этот объем снизился до 21 экземпляра (остальные адресаты предпочли получать электронные копии по СЭД). Недавно был проведен опрос подразделений Госдумы, получающих бумажные экземпляры, с целью оценить необходимость доставки им актов на бумажных носителях. Итоги опроса показали, что в настоящее время только 9 адресатов желают получать бумажную версию, а остальные готовы перейти на электронный вариант доставки.
Кстати говоря, я давно уже завидовала тому, что наши американские коллеги на каждой своей конференции самоорганизуются, и по завершении рабочего дня продолжают общение в каком-нибудь баре. На этот раз мы попробовали это сделать вместе с рядом коллег по Гильдии, и получилось, по моему, неплохо (за что отдельное спасибо Алексею Рыкову из «ОСГ Рекордз Мененеджмент»). Помимо нескольких членов Гильдии, в дружеской посиделке участвовали представители Новгородской, Владимирской области и Пермского края. Плечом к плечу за столом сидели и дружно обсуждали проблемы отрасли не только специалисты по управлению документацией, но и специалисты подразделений информационных технологий.
