вторник, 1 февраля 2011 г.

Штат Виктория, Австралия: Опубликован стандарт хранения государственных документов

Управление государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV) продолжает удивлять своей активностью в деле разработки новых стандартов управления документами. Я уже писала о ходе разработки стандарта хранения документов (PROS 11/01 Storage), см. http://rusrim.blogspot.com/2010/09/blog-post_3039.html и http://rusrim.blogspot.com/2010/10/blog-post_24.html .  Теперь, после четырех лет работы, опубликованы окончательные тексты стандарта и двух спецификаций к нему:
Объединяя вместе всю информацию о стандарте и сопровождающих его документах, получим следующую картину. В соответствии с практикой разработки стандартов штата Виктория, используется трёхуровневая схема. На верхнем уровне находятся собственно стандарты, содержащие только основные принципы. Более подробные требования содержатся в спецификациях (2-й уровень), а указания и рекомендации – в руководствах (3-й уровень).

В законченном виде стандарт будет представлять следующий комплекс из 7 документов (собственно стандарта, двух спецификаций и четырёх руководств):

Взаимосвязь стандарта хранения с дополняющими его
спецификациями и руководствами

В настоящее время готовы и опубликованы документы 1-го и 2-го уровня (стандарт и спецификации).

В отличие от ранее применявшегося стандарта, новый стандарт охватывает хранение всех государственных документов, независимо от их формата и местоположения. Документ регламентирует  хранение физических документов, электронных документов, а также физических устройств и оборудования, применяемого для хранения электронных документов (например, флоппи-дисков. CD и DVD дисков и т.д.).

Стандарт хранения устанавливает ряд обязательных для государственных органов штата высокоуровневых принципов, относящихся к хранению государственных документов, включая документы, хранимые самими государственными органами, а также депозитарными хранилищами и сертифицированными PROV поставщиками услуг хранения (Approved Public Record Office Storage Suppliers, APROSS).

Стандарт содержит развёрнутое описание 8 основных принципов:
  • Авторизация. Все государственные документы, вне зависимости от формата, должны храниться в условиях, авторизованных руководителем архивной службы штата. Руководитель архивной службы штата авторизует условия хранения посредством выпуска стандарта хранения и спецификаций к нему, сертификации депозитарных хранилищ и поставщиков услуг внеофисного хранения.

  • Инспектирование. Зоны и помещения, используемые для хранения государственных документов, должны регулярно инспектироваться на соответствие стандарту хранения.

  • Расположение и конструкция зданий: Государственные документы должны располагаться в хранилищах, удаленных от известных источников неприемлемых рисков.

  • Обеспечение долговременной сохранности и защищённости: Государственные документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их долговременную сохранность в течение установленного для них срока хранения, и безопасность работающего с документами персонала.

  • Идентификация и контроль: Государственные документы должны храниться с использованием систем, обеспечивающих их поиск и извлечение.

  • Безопасность: Государственные документы во время их хранения и транспортировки в/из зоны хранения должны быть защищены от кражи, утраты, неавторизованного использования, доступа или модификации.

  • Техническая поддержка: Для всех зон хранения и помещений, используемых для хранения государственных документов, должна быть внедрена программа поддержания их в надлежащем техническом состоянии, включающая регулярные инспекции и мониторинг, а также актуальный план технической поддержки.

  • Защита на случай катастроф: Для всех зон хранения и помещений, используемых для хранения государственных документов, должна иметься актуальная программа обеспечения готовности на случай непредвиденных ситуаций, действий в случае катастроф и восстановления деятельности по их окончании
В спецификации 1 (ведомственное хранение) для каждого из восьми основных принципов, сформулированных в стандарте хранения, приводятся соответствующие требования к организации хранения документов органом государственной власти, а также примеры документов, подтверждающих выполнение органом власти этих требований. В общей сложности спецификации содержат 47 требований.

В спецификации 2 (внеофисное и архивное хранение) содержатся минимальные требования, предъявляемые к хранилищам, используемым для депозитарного хранения (Place of Deposit, POD) государственных документов. Такие хранилища могут принадлежать культурно-историческим центрам, историческим обществам, органам власти штата или муниципальным органам власти либо их объединениям. В случае, если такого рода хранилище соответствует содержащимся в Спецификации требованиям, руководитель архивной службы штата (Хранитель государственных документов - Keeper of Public Records) сертифицирует их на право хранения государственных документов. Эти спецификации организованы по тому же принципу, что и спецификации ведомственного хранения. В общей сложности они содержат 68 требований.

Кроме того, 28 января 2011 года для публичного обсуждения был выложен проект руководства 2 «Внедрение программы хранения» (Guideline 2. Implementing a Storage Programme) объёмом 47 страниц. Публичное обсуждение продлится до 11 февраля 2011 года, скачать текст проекта можно по адресу http://www.prov.vic.gov.au/recordkeepingstandards/blog/uploads/StorageProgrammeGuidelineV0-7.doc

Программа хранения является частью программы управления документами государственного органа. Она охватывает концепции, процессы, системы, структуры и ресурсы, необходимые для управления хранением государственных документов независимо от их формата. Документ включает следующие разделы:
  • План хранения документов (п. 5.1);

  • Отчет об исполнении требований или отчет об инспекции (п. 5.2);

  • План технического обслуживания/поддержки (п. 5.3);

  • Готовность к стихийным бедствиям, план действий на случай стихийных бедствий и план восстановления деятельности после стихийного бедствия (п. 5.4);

  • Процессы и процедуры (п. 6.2);

  • Взаимодействие с основными заинтересованными сторонами (п. 6.3); и

  • Отчеты о ходе работ и по мониторингу (п. 7.2).
Методология внедрения программы хранения предусматривает пять этапов:
  • Этап первый: Исследования. Проведение исследований с целью подбора наилучших вариантов хранения, и определения того, что программа хранения должна охватывать, и как она вписывается в прочие планы и стратегии государственного органа.

  • Этап второй: Планирование. Определение методологии, инструментов и мер, необходимых для реализации на практике вариантов выбранных вариантов.

  • Этап третий: Подготовка и утверждение плана. Обеспечивается включение методологии, инструментов и мер в план хранения и во взаимосвязанные с ним стратегии, политики и планы; а также утверждение всех планируемых изменений.

  • Этап четвертый: Реализация плана. Реализация плана путем хранения государственных документов способом, который, как было определено, обеспечивает их постоянную пригодность к использованию и читаемость, - и в соответствии с разработанными процедурами.

  • Этап пятый: Мониторинг, анализ и совершенствование. Мониторинг хранения государственных документов, инспектирование хранимых документов, а также хранилищ и зон хранения, и совершенствование методики хранения по мере необходимости.
Источник: сайт PROV
http://www.prov.vic.gov.au/recordkeepingstandards/blog/index.php?/archives/56-Storage-Standard-Published.html
http://www.prov.vic.gov.au/records/standards.asp#Storage
http://www.prov.vic.gov.au/recordkeepingstandards/blog/index.php?/archives/57-Implementing-a-Storage-Programme-Public-exposure-draft.html

Комментариев нет:

Отправить комментарий