Штат Новый Южный Уэльс (Австралия) планирует создать свой первый государственный электронный архив

Статья Кассандры Финдлей, ответственного сотрудника Управления государственных документов штата (State Records), была опубликована 14 февраля 2011 года на специальном сайте Управления, посвященном вопросам электронной архивации.

В 2011 году Управление государственных документов (отвечает за управление архивами штата, организацию архивного дела и делопроизводства – Н.Х.) начнет работы по внедрению решения, способного, в качестве электронного архива штата, принимать, обеспечивать долговременную сохранность и доступ к изначально электронным документам государственных органов Нового Южного Уэльса.

Проблема электронных документов

Государственные органы штата большую часть своей деловой деятельности выполняют сегодня в онлайн-среде. Руководства, рекомендации и инструменты для электронного управления документами поощряют переход государственных учреждений на сбор электронных документов и управление ими, поддерживая тем самым предоставление государственных услуг в электронном виде, а также другие инициативы по улучшению деятельности государственных органов.

В виде электронных документов в настоящее время фиксируется как корпоративная память отдельных государственных учреждений, так и архивные ресурсов правительства и жителей штата.

Многие из используемых государственными органами электронных форматов документов  являются проприетарными (коммерческими). Эти форматы создаются копаниями-разработчиками программного обеспечения исключительно для использования в их собственных продуктах, и точные описания форматов являются тщательно охраняемыми корпоративными секретами (стоит отметить, что в последние годы такое случается всё реже – Н.Х.). Многие электронные документы могут быть открыты, и их содержимое правильно отображено, только с помощью того программного обеспечения, в котором они были созданы. В результате, если исходное программное приложение, использованное для создания документов, и/или операционная система оказываются недоступными, или же если стоимость соответствующих лицензий оказывается неподъёмной для пользователей, то в длительной перспективе не обеспечивается доступ к этим электронным документам.

Даже широко распространенные форматы могут не читаться после нескольких циклов технологических изменений. Архивы должны оставаться пригодными к использованию в течение столетий, а некоторые виды документов временного срока хранения - в течение десятилетий, -  за это время успеет смениться ряд поколений технологических решений.

Стратегия «Будущие доказательства» (Future Proof strategy)

Разработанная Управлением стратегия «Будущие доказательства» направлена на защиту и управление электронными документами государственных органов Нового Южного Уэльса. Двумя главными целями стратегии являются:

• Улучшение управления электронными документами в государственных органах Нового Южного Уэльса, и
  
  
• Создание электронного архива для правительства штата.

Для достижения первой из этих целей, для государственных органов были разработаны стандарты управления электронными документами. Эти стандарты устанавливают четкие ориентиры в плане создания и управления надежными и достоверными электронными документами, и обеспечения доступа к ним.

Проект создания электронного архива штата

Управление государственных документов радо сообщить, что, в поддержку достижения второй из двух основных целей стратегии «Будущие доказательства», получено финансирование на трёхлетний проект создания электронного архива, который начнет выполняться с 2011 года – т.е. как раз в год нашего 50-летнего юбилея!

Создаваемая инфраструктура электронного архива будет интегрироваться и дополнять возможности существующих в Управлении систем и процессов управления и использования бумажных архивных документов, в соответствии с законом о государственных документах штата (State Records Act) от 1998 года. Электронный архив будет соответствовать международным стандартам и наилучшей практике работы доверенных электронных хранилищ; будут также применяться общие инструменты и подходы, используемые другими австралийскими государственными архивными учреждениями.

Для правительства и жителей Нового Южного Уэльса создание электронного архива штата будет означать:

• Повышение эффективности государственных органов и качества услуг вследствие хранения электронных документов в более доступных форматах и сохранения их аутентичности и надежности.
  
  
• Обеспечение долговременной сохранности и доступности аутентичных электронных документов, фиксирующих права граждан, обстоятельства жизни и историю; и, наконец
  
  
• Удобный единый онлайн-доступ к электронным архивам и к архивам оцифрованных бумажных документов, открывающий жителям Нового Южного Уэльса намного более широкий доступ к документирующим нашу историю архивам штата.

Кассандра Финдлей (Cassandra Findlay)

Источник: Сайт инициативы «Будущие доказательства» Управления государственных документов штата Новый Южный Уэльс
http://futureproof.records.nsw.gov.au/state-records-to-implement-nsws-first-digital-state-archives-solution/