США: Счетная Палата выпустила новый отчет о состоянии программы «Архив электронных документов» (ERA)

4 февраля 2011 года Счетная Палата США (The Government Accountability Office, GAO) опубликовала отчет GAO-11-86 «Архив электронных документов: Национальным Архивам необходимо повысить свою способность использования методологии управления освоенными объёмами (Earned Value Techniques) для управления и контроля над ходом программы» (Electronic Records Archive: National Archives Needs to Strengthen Its Capacity to Use Earned Value Techniques to Manage and Oversee Development). Документ объёмом 36 страниц доступен по адресу http://www.gao.gov/new.items/d1186.pdf 

С 2001 года Национальные Архивы США (National Archives and Records Administration, NARA) работают над созданием «Архива электронных документов» (Electronic Records Archive, ERA), который должен обеспечить долговременную сохранность и доступ к огромным объемам разнообразных электронных документов. Однако в процессе приобретения и внедрения этой системы, Национальные Архивы неоднократно пересматривали план-график и повышали оценку стоимости завершения проекта с 317 миллионов долларов до 567 миллионов. По мнению Счетной Палаты, Национальные Архивы должны управлять проектом, используя, среди прочего, метод освоенного объема (Earned Value Management, EVM). EVM является методом управления проектами, который, при правильном применении, дает возможность получить объективную оценку  как состояния проекта, так и расчетной стоимости его завершения.

Счетной Палате было поручено

• Оценить, насколько адекватно Национальные Архивы использовали метод  EVM для управления закупками, и
  
  
• Оценить EVM-данные, с целью определения стоимости программы ERA и выполнения графика.

С этой целью аудиторы Счетной Палаты сопоставили документацию Национальных Архивов и поставщика с передовой практикой, оценили EVM-данные в интересах выявления тенденций в эффективности работы, и провели беседы с осведомленными должностными лицами.

Национальные Архивы уже внедрили в различной степени отдельные элементы наилучшей практики, необходимые для управления закупками системы ERA с использованием методологии EVM, однако в большинстве случаев существуют недостатки. Например, в графике работ по программе ERA объемы работ определены недостаточно четко, что не позволяет измерять прогресс, достигнутый в получении от поставщика компонентов системы. Отчасти эти недостатки являются следствием отсутствия у Национальных Архивов  всеобъемлющей политики применения EVM, соответствующего обучения и специализированных ресурсов, а также частых изменений планов программы. В результате у Национальных Архивов не было возможности для раннего выявления потенциальных проблем со стоимость и соблюдением графика работ, и, как следствие, NARA не смогла принять своевременные меры для устранения этих проблем, с тем, чтобы избежать задержек в ходе программы и увеличения расходов.

Вследствие недостатков во внедрении методологии EVM, данные по трендам освоенных объемов программы ERA не отражают точного состояния программы; в то же время исторические тенденции программы указывают на то, что ожидаемый перерасход, скорее всего, составит от 195 до 433 млн. долларов к моменту полного развёртывания программы как планировалось, и в диапазоне 205 - 405 млн. долларов к моменту завершения  программы (окончанию её жизненного цикла). По контрасту, поставщик оценивает перерасход средств в 2,7 млн. долларов.

В отсутствие более полезных EVM-данных, Национальные Архивы останутся неготовыми контролировать эффективность деятельности поставщика и не смогут давать реалистичные прогнозы расходов по программе. Среди прочего, Счетная Палата рекомендует, чтобы Национальные Архивы разработали всеобъемлющий план всех оставшихся работ; повысить точность отчетов на основе EVM-данных; и чтобы высшее руководство приняло участие в устранении негативных тенденций. Национальные Архивы в целом согласились с рекомендациями Счетной Палаты.

Источник: сайт GAO
http://www.gao.gov/products/GAO-11-86