Семинар издательства «Бизнес-Арсенал» по архивному хранению документов

21 апреля в Москве прошел мой очередной семинар по теме «Организация архивного хранения электронных и бумажных документов: Проблемы, практика, рекомендации», организованный издательством «Бизнес-Арсенал».

Порадовал интерес коллег к этой теме (на семинаре присутствовало более 20 человек). Общаясь с ними, я очередной раз убедилась, что проблем с организацией архивного хранения документов не становится меньше. К тому же для многих организаций и вопрос об организации хранения электронных документов уже перешел в разряд горящих.

Много вопросов было задано по установлению сроков хранения документов, составлению и ведению номенклатуры дел, по организации хранения электронной почты, по организации уничтожения документов как на бумажных, так и на электронных носителях.

После окончания лекции я постаралась ответить на все вопросы коллег

Ещё одно наблюдение: Многие участники семинара рассказали, что пришли на него по рекомендации тех, кто побывал на предыдущих мероприятиях, и интересовались, когда планируется провести следующие семинары цикла. Это было очень приятно - значит, мы вместе с сотрудниками издательства неплохо поработали :)

Штат Виктория (Австралия): Начато публичное обсуждение стандарта захвата документов в документационные системы

Управление государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV) 27 апреля 2011 года выложило на своём сайте для публичного обсуждения проект стандарта «Захват документов» (Capture). Обсуждение продлится до 10 июня, замечания и предложения можно подавать как через сайт, так и по электронной почте.

Документ в формате Word объёмом 14 страниц доступен по адресу http://www.prov.vic.gov.au/recordkeepingstandards/blog/uploads/CaptureStandardv0-4.doc

Данный стандарт содержит 5 обязательных для государственных органов штата Виктория принципов, относящихся к захвату государственных документов в документационные системы. В их число входит согласованное создание и захват полных и точных документов в защищённые и соответствующие установленным требованиям системы.

В стандарте сформулированы высокоуровневые принципы, относящиеся к функциям и операциям, выполняемым при захвате документов, и к роли процесса захвата в управлении документами. Каждый принцип состоит из формулировки наилучшей практики, за которой следует объяснение того, что принцип имеет в виду и почему он важен.

Описанные в стандарте принципы служат основой для проверяемых требований,  описанных в соответствующих спецификациях. Государственные органы должны выполнять все требования спецификаций, чтобы обеспечить принципам, сформулированным в настоящем стандарте. Руководства, относящиеся к данному стандарту, помогут государственным органам выполнить этих требования.

Настоящий стандарт распространяется на создание и захват всех государственных документов, независимо от формата или вида носителя. Создание и захват аутентичных, надежных, пригодных для использования и целостных документов обеспечит доверие к этим документам. Это поможет государственным органам продемонстрировать хороший стиль управления, и повысит репутацию этих органов благодаря прозрачности и подотчетности государственного управления.

Внедрение данного стандарта позволит добиться следующего:

• Подотчетного и прозрачного государственного управления, поскольку государственные органы будут создавать полные и точные документы, отражающие их действия и решения;
  
  
• Аутентичность документов может быть доказана - благодаря тому, что все документы государственного органа создаются и захватываются с использованием согласованных процессов и соответствующих установленным требованиям систем;
  
  
• Документы являются более надежными, поскольку все документы государственного органа четко и правильно взаимосвязаны с контекстом их создания и использования;
  
  
• Документы всё время остаются пригодными к использованию, поскольку методы и инструменты, необходимые для обеспечения их долговременной сохранности, интегрированы в системы и процессы, управляющие этими документами, а также
  
  
• Целостность документов может быть доказана, так как государственные органы будут в состоянии продемонстрировать, что их документы не подвергались модификации.

В сопровождающий данный стандарт комплект спецификаций и руководств войдут ещё восемь документов (см. рис.), три из которых к настоящему времени уже опубликованы.

Это:

• Спецификация «Требования к оцифровке» (PROS 10/02 S1 Digitisation Requirements, http://www.prov.vic.gov.au/publications/publns/1002s1.pdf )
  
  
• Спецификация «Оцифровка: Требования к графическим образам» (PROS 10/02 S2 Digitisation Image Requirements, http://www.prov.vic.gov.au/publications/publns/1002s2.pdf )
  
  
• Руководство по оцифровке (PROS 10/02 G1 Digitisation, http://www.prov.vic.gov.au/publications/publns/1002s1.pdf )

Одновременно с проектом стандарта для публичного обсуждения выложен проект ещё одной 14-страничной спецификации «Требования к процессу захвата» (Capture). Её текст доступен по адресу http://www.prov.vic.gov.au/recordkeepingstandards/blog/uploads/CaptureSpecificationv0-4.doc

Источник: сайт PROV
http://www.prov.vic.gov.au/recordkeepingstandards/blog/index.php?/archives/73-Capture-Standard-Public-Exposure-Draft.html
http://www.prov.vic.gov.au/recordkeepingstandards/blog/index.php?/archives/72-Capture-Specification-Public-Exposure-Draft.html

Видео: Центр хранения документации Национальных Архивов США

В этом видеоролике персонал Национального центра кадровой документации (National Personnel Records Center) Национальных Архивов США в Валмейере (Valmeyer), штат Иллинойс, рассказывает об услугах, предоставляемых центром другим федеральным агентствам, желающим оцифровать свои документы и/или передать их на внеофисное хранение. Центр располагается в известняковой пещере.

Звуковое сопровождение - на английском языке.

Источник: YouTube
http://www.youtube.com/watch?v=Kg4Q-Z59OIU

Штат Виктория (Австралия): Начато публичное обсуждение руководства по хранению электронных документов

Управление государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV) 27 апреля 2011 года выложило на своём сайте для публичного обсуждения проект «Руководства по хранению электронных документов» (Digital Storage). Обсуждение продлится до 11 мая, замечания и предложения можно подавать как через сайт, так и по электронной почте.

Документ в формате Word объёмом 61 страница доступен по адресу http://www.prov.vic.gov.au/recordkeepingstandards/blog/uploads/DigitalStorageGuidelineV0-6.doc

Данный документ входит в комплект стандарта хранения государственных документов (PROS 11/01 Storage), см. http://rusrim.blogspot.com/2011/02/blog-post_01.html

Цель руководства - содействовать реализации требований, содержащихся в «Спецификациях хранения документов государственным органом» (Agency Custody Storage Specification), и касающихся хранения электронных документов.

Руководство охватывает процесс взаимодействия с заинтересованными сторонами, в который специалистам по управлению документами, возможно, потребуется включиться для того, чтобы повлиять на процесс принятия решений в отношении выбора подходящих вариантов хранения электронных документов – таких, которые обеспечат постоянную защищённость, доступность и пригодность к использованию электронных документов в течение всего срока их хранения.

Руководство применимо в отношении всех государственных электронных документов, находящихся в распоряжении государственного органа штата Виктория. В их число входят электронные документы, хранящиеся в самом государственном органе, с использованием общих служб, или у сертифицированного поставщика услуг хранения.

Руководство предназначено для специалистов по управлению документами и информацией, для деловых «команд» и руководителей, решающих стратегические вопросы. Оно содержит сведения, необходимые для принятия решений в отношении надлежащего хранения электронных документов.

В руководстве не рассматриваются вопросы обеспечения долговременной сохранности электронных документов.

Источник: сайт PROV
http://www.prov.vic.gov.au/recordkeepingstandards/blog/index.php?/archives/74-Digital-Storage-Guideline-Public-Exposure-Draft.html