Лючиана Дюранти о понятии «документ»

В социальной сети LinkedIn есть открытая группа по вопросам управления электронными документами и информацией «01 Electronic Document & Records Management Group EDRM» (см. https://www.linkedin.com/groups/01-Electronic-Document-Records-Management-1920618 ). Там в теме «Что Вы понимаете под «документом»?» (How do you define a record?, см. https://www.linkedin.com/groups/How-do-you-define-record-1920618.S.5892657850911571971 ) уже в течение 8 месяцев продолжается обсуждение вопросов терминологии, которые зарубежные коллеги любят ничуть не меньше нас.

В теме регулярно высказывают свои мнения ведущие мировые специалисты. В данном случае мне показались заслуживающими внимания два поста руководителя кафедры архивных наук университета Британской Колумбии (Канада) Лючианы Дюранти (Luciana Duranti – на фото), опубликованные 23 марта 2015 года. Ниже приведен их объединённый перевод.

Трактовки понятий «доказательство» (evidence), документ (record), деловой документ (business record) и др. меняются с течением времени и зависит от контекста (различного рода). В то же время последовательность логических рассуждений, которой нужно следовать для того, чтобы решить, является ли некий объект документом или нет, основывается на основных принципах наших дисциплин – управления документами, архивной науки, а также дипломатики.

Эта последовательность рассуждений с течением времени не меняется, и, применительно к различным ситуациям, она может привести к другим результатам. Является ли устройство, на котором я пишу данное сообщение, само по себе документом? Нет. А если я им кому-нибудь разобью голову? В этом случае оно станет вещественным доказательством, свидетельствующим о преступлении, - но не станет документом.

Ну а если полиция снабдит это устройство идентифицирующей этикеткой с описанием, и объединит с письмом, в котором я сказала о своей ненависти к ударенному мною человеку, и с выданным судьёй ордером на осмотр устройства? Вот теперь моё устройство становится документом полиции ...

Документ состоит из информационного объекта (document) и его взаимосвязей. Что вы считаете «информационным объектом» в быстро меняющемся мире, это уже другой вопрос, но, думаю, мы с Кеном Тибодё (Ken Thibodeau) достаточно полно рассмотрели его  в нашей статье о концепции документа  (эта статья доступна для бесплатного скачивания на сайте Academia.edu).

Мой комментарий: О публикациях Лючианы Дюранти на сайте Academia.edu см. http://rusrim.blogspot.ru/2015/03/academiaedu.html . Упомянутая статья также доступна здесь: http://www.interpares.org/ip2/display_file.cfm?doc=ip2_book_appendix_02.pdf

Даже юристы соглашаются с тем, что если Вы к чему-либо относитесь как к документу, то это документ. Такой подход идёт от судебного решения, принятого в 1997 году в пользу Национальных Архивов США (NARA). Отношение к чему-либо как к документу означает, что Вы управляете этим объектом как элементом Вашей деловой деятельности от момента его создания до уничтожения либо постоянного хранения.

Гораздо труднее при взаимодействии с юристами определить, что документом не является, поскольку они склонны смешивать понятия «документы» и «свидетельства / доказательства», которые означают вовсе не одно и то же.

В новом канадском стандарте (имеется в виду стандарт CAN/CGSB-72.34-2015 «Электронные документы как документальное доказательство» - Electronic Records as Documentary Evidence, оработе над ним см. также http://rusrim.blogspot.ru/2014/08/blog-post_47.html  – Н.Х.) об использовании электронных документов в качестве доказательств, под «доказательствами» понимаются «любые способы, с помощью которых в ходе судебного разбирательства или расследования подтверждается или опровергается предполагаемое фактическое обстоятельство, истинность которого стала предметом изучения», в то время, как «документом» является «любой информационный объект, созданный или полученный организацией в ходе и в связи с её деятельностью, и затем сохраняемый для дальнейших действий или в качестве справочной информации».

Здесь мы снова возвращаемся к понятию информационного объекта/материала (document). Если при использовании базы данных Вам нужно получать один и тот же результат при выполнении одного и того же запроса - у Вас есть информационный объект. Если Вы используете его в ходе обычной повседневной деловой деятельности во взаимосвязи с другими информационными объектами, у Вас имеется документ. Это совсем не сложно, если Вы знаете последовательность рассуждений, которую нужно пройти до конца.

Лючиана Дюранти

Источник: LinkedIn
https://www.linkedin.com/groups/How-do-you-define-record-1920618.S.5892657850911571971?view=&gid=1920618&type=member&item=5892657850911571971&trk=hp-feed-group-discussion