Новый Южный Уэльс, Австралия: Архивно-документационная служба штата познакомила представителей государственного сектора со своими последними достижениями

2 апреля 2015 года на сайте Управления государственных документов австралийского штата Новый Южный Уэльс, посвящённом инициативе «Выдержать проверку временем – защитить наше электронное будущее» (Future Proof – Protecting our digital future), было опубликовано следующее сообщение:

«17 марта 2015 года мы провели свой Форум специалистов по управления документами (Records Managers Forum). Управление государственных документов штата Новый Южный Уэльс использует этот форум для того, чтобы поделиться информацией о ключевых инициативах с представителями наших государственных учреждений. Это также место для оживленной дискуссии с коллегами из государственного сектора. Как обычно, мы выложили на сайте сделанные в ходе мероприятия подкасты (короткие аудиозаписи – Н.Х.), с тем, чтобы те, кто не смог прийти в этот день, а также более широкая аудитория, были в курсе событий.

На этот раз на форуме были представлены доклады сотрудников Управления финансов и услуг (Office of Finance and Service) и Управление государственных документов штата, в которых, в том числе, было рассказано об электронном архиве штата, о новом стандарте по управлению документами (о нём см. также http://rusrim.blogspot.ru/2015/03/blog-post_90.html – Н.Х.), а также сообщены последние новости, касающиеся ИКТ-стратегии правительства штата и концепции управления информацией.

Прослушать подкасты и ознакомиться с презентациями можно по адресу: http://futureproof.records.nsw.gov.au/the-future-proof-podcast-series/#episode43 »

Мне наиболее интересным показался доклад руководителя электронного архива (Digital Archives)  Ричарда Лехейна (Richard Lehane), см. http://futureproof.records.nsw.gov.au/wp-content/uploads/2015/04/RM-Forum-March-2015-Richard-Lehane.pdf (соответствующий подкаст можно прослушать здесь: http://futureproof.records.nsw.gov.au/the-future-proof-podcast-series/#episode46 ).

Лехейн рассказал об обновленной «команде» электронного архива, о проектах приема материалов на хранение, методологии обеспечения их сохранности и о работе, связанной с контентом сайтов открытого правительства (OpenGov NSW) и открытых данных (Data NSW). Он объяснил используемый подход к сохранению электронного контента, включая проблемы, связанные с сохранением контекста. Ричард также отметил расширение масштабов проектов регулярной передачи на хранение электронных архивных материалов, и предложил заинтересованным государственным органам связаться с ним, чтобы начать аналогичный проект.

В докладе Лехейн отметил, что создание необходимой технической инфраструктуры началось в 2011 году, а в середине 2014 года электронный архив заработал в режиме промышленной эксплуатации. В архив может быть передана любая информация, сохраняемая государственными органами в качестве подтверждения выполнения им своих функций, которая подлежит постоянному хранению согласно Перечню, уже перестала активно использоваться и в отношении которой установлены правила доступа. Принимаются документы в офисных форматах, системы кейс-менеджмента, электронная почта, отсканированные бумажные документы, оцифрованные аудиовидеоматериалы и документы из СЭД/ECM-систем.

Слайд из презентации Лехейна, описывающий применяемую электронным архивом гибкую методологию миграции. Этапы: планирование проекта, планирование процесса миграции конкретных документов, выполнение миграции и закрытие проекта.

Лехейн подчеркнул, что электронный архив не занимается оцифровкой. Значение деятельности электронного архива связано не с тем, что он хранит информацию (это могут делать многие поставщики услуг), а с проведением её анализа, миграции, контекстуализации, работ по обеспечению долговременной сохранности и с обеспечением доступа к электронным документам.

Говоря о проблемах, с которыми столкнулись электронные архивисты, он отметил следующие:

• Огромное разнообразие систем, форматов и взаимосвязей, используемых в государственных органах штата;


• Разброс качества: встречаются как очень хорошо управляемые системы с подробной документацией, так и плохо управляемые;


• Системы обычно взаимосвязаны и не являются изолированными объектами;


• Архивистам приходится решать задачу интеграции информационных ресурсов т.е. организовывать управление и поиск по всем этим разнородным системам;


• Взятие на себя обязательств по выполнению работ, необходимых для обеспечения сохранности и миграции электронных материалов.

Источник: сайт архивно-документационной службы штата Новый Южный Уэльс, Австралия
http://futureproof.records.nsw.gov.au/new-podcasts-on-future-proof-2/