Вследствие эволюции информационных технологий, создание документов и обмен информацией стали более сложными, многогранными и в больших объемах. Имея это в виду, как государственным, так и частным организациям следует оптимизировать производство документов, реорганизовать свои бизнес-процессы и способствовать уменьшению использования бумаги.
Проекты в области электронной архивации (archivage électronique) становятся все более и более многочисленными, и с ними часто ассоциируется термин «управление документами (records management). Отсюда проистекает определенная путаница между этими понятиями и встает законный вопрос об областях, в которых они применимы.
Мой комментарий: Французский термин «архивация» является более широким, чем его российский аналог, и охватывает как область делопроизводства, так и область архивное дела.
В данной заметке сделана попытка прояснить эту путаницу, показав, что именно отражает понятие «управление документами» с точки зрения практики французского архивного дела.
Англо-саксонское понятие «управление документами» …
Термин «управление документами» (records management) появился в США в период между двумя мировыми войнами для того, чтобы отразить технологическую эволюцию определенных практик секретарской деятельности. Появилось желание иначе управлять процессами создания документов, а в США Эрином Варреном (Erin Wharren) была основана Ассоциации администраторов и специалистов по управлению документами (Association of Records Managers and Administrators, ARMA).
Тогда же, в 1943 году, Национальные Архивы США установили в «Законе о решении окончательной судьбы документов» (Records Disposal Act) ответственность архивистов и необходимые меры контроля над документами в документообороте государственных органов вплоть до их передачи на архивное хранение. С этой целью по окончании Второй мировой войны в составе Национальных Архивов США был создан департамент управления документами.
В середине 1990-х годов большого успеха добился австралийский стандарт управления документами (речь идёт о стандарте AS 4390 в 6 частях, который был намного объёмнее и куда более подробно освещал существенно более широкий круг вопросов, чем разработанные на его основе ISO 15489 – Н.Х.), который стал международным стандартом ISO 15489.
Таким образом, термин «управление документами» пришёл из англо-саксонской архивной традиции, со всеми двусмысленностями его интерпретации, которые возможны при его использовании французскими архивистами.
Архивисты англоязычных стран различают термины «деловые документы» (records – документы, созданные или полученные в ходе повседневной деловой деятельности) и «архивные документы» (archives - документы, которые более не требуются для текущей деятельности и передаются на архивное хранение).
Мой комментарий: Автор здесь ошибается дважды. Во-первых, термин records давно уже перестал применяться в столь узком толковании (в связи с существенными изменениями в праве англосаксонских стран), и охватывает, как правило, всю зафиксированную информацию, которая отражает деловую деятельность организации. В государственных органах для отнесения к числу «records» достаточно, чтобы информация была создана или получена при выполнении государственными органами своих функций. Во-вторых, при передаче на архивное хранение документ не перестает быть документом, он лишь становится архивных документом :)
Во французской архивной традиции к «архивным документам» (archive) относят «всё, что создано или получено физическим или юридическим лицом при исполнении его обязанностей, вплоть до уничтожения или постоянного хранения. Отсюда следует, что нет иных терминов для описания различных этапов жизненного цикла (таких, как record и archive в англо-саксонских странах), отражающих то, что представители одной и той же профессии – а именно, архивисты – управляют документами на всех стадиях их жизненного цикла.» (информационный бюллетень Архивов Франции DITN/RES/2007/006, см. http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/856 ).
Действительно, французский закон от 3 января 1979 года (с изменениями, внесенными законом №°2008-696 от 15 июля 2008 года) определяет «архивные документы» (archives) как «все документы (documents), независимо от их времени создания, места хранения, формы и носителя информации, созданные или полученные любыми физическим или юридическими лицами и любыми государственными или частными учреждениями и службами в ходе осуществления ими своей деятельности».
Мой комментарий: Данное определение дано в ст. L211-1 «Кодекса культурно исторического наследия» (Code du patrimoine), см. http://www.legifrance.gouv.fr/affichCode.do?idSectionTA=LEGISCTA000006159940&cidTexte=LEGITEXT000006074236
… адаптированное во французской практике
Перенос положений стандарта ISO 15489 во французскую практику вызвал множество споров, особенно в отношении перевода термина records, которому, как показано выше. нет французского эквивалента. Некоторые переводили его как «записи» (enregistrement), другие, как «документ» (document – сложность здесь в том, что данный французский термин охватывает также незаконченные в делопроизводстве документы, рабочие материалы и материалы, сохранять которые не предполагается), что породило в умах еще большую путаницу.
Наконец, публикация на французском языке стандартов NF ISO 30300 «Информация и документация – Системы менеджмента документов – Основные положения и словарь» (Information et documentation – Systèmes de gestion des documents d'activité – Principes essentiels et vocabulaire) и NF ISO 30301 «Информация и документация – Системы менеджмента документов - Требования» (Information et documentation – Systèmes de gestion des documents d'activité – Exigences), позволила закрепить сделанный французским техническим комитетом по стандартизации CN11 окончательный выбор перевода терминов records и records management как «деловые документы» (documents d’activité) и «управление деловыми документами» (gestion des documents d’activités).
Этот перевод лучше отражает дух стандарта, поскольку records management определяется как «область управления, отвечающая за эффективный и систематический контроль над созданием, получением, хранением, использованием и определением судьбы (уничтожением или передачей на архивное хранение) деловых документов, включая процессы захвата и сохранения свидетельств деловой деятельности и информации о ней в виде документов».
Иными словами, «управление документами» позволяет организовать все документы и данные, которые могут понадобиться, организации для оправдания своей деятельности. Целью создания такой системы является обеспечение прослеживаемости, целостности, безопасности и долговременной сохранности информации при соблюдения правовых и функциональных требований к её сохранению.
Сравним теперь «управление документами» с понятием электронной архивации, которую французский орган по стандартизации AFNOR (Dictionnaire du multimédia, 1996) определяет как «совокупность действий, средств и методов, используемых для обеспечения сохранности информации в среднесрочной и длительной перспективе с целью её использования».
«В плане хранения, защиты и управления электронными документами, «электронная архивация» может быть определена как совокупность действий по выявлению, сбору, классификации и сохранению информации для использования в будущем, на соответствующем защищённом носителе информации в течение срока, необходимого для удовлетворения требований законодательства и потребностей в информации.»
С учетом этих определений очевидно, что эти два понятия очень близки в электронной среде, поскольку они оба охватывают, в том числе, схемы классификации (plans de classement), позволяющие описывать объекты с помощью метаданных, а также устанавливать сроки их хранения.
Теория трёх возрастов архивных документов обеспечивает первую часть ответа, позволяющего провести различие между этими очень близкими понятиями.
Для справки: Использование концепции трёх возрастных групп документов в архивной практике было предложено Теодором Шелленбергом (Theodore R. Schellenberg) в его руководстве «Современные архивные принципы и методы» (Modern Archival Principles and Techniques), опубликованном в 1956 году; а во Франции - Ивом Перотеном (Yves Pérotin).
В самом деле, принято считать, что существует три фазы жизненного цикла документа:
- Активная фаза: документ используется в деловой деятельности и при принятии решений: это «оперативные документы» (archive courante);
- Полуактивная фаза: документ уже не используется регулярно, но ещё может потребоваться в административных, правовых или налоговых целях: это «документы ведомственного архивного хранения» (archive intermédiaire);
- Фаза окончательного определения судьбы документов: документ более не представляет административной ценности, но может иметь временную или постоянную историческую ценность: он становится «документом постоянного хранения» (archive définitive).
Это первое различие, которое, однако, не является достаточным для того, чтобы провести границу между архивацией и управлением документами.
В самом деле, понятие «деловой документ» (record) включает в себя «идею отбора документов (будь то документы, созданные или полученные физическим или юридическим лицом при осуществлении ими своей деятельности), записи и сохранения их в контексте создания, необходимом для надлежащего управления ими, в качестве сведений и для контроль над своей деятельностью» (информационный бюллетень Архивов Франции DITN/RES/2007/006, см. http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/856 ).
Мой комментарий: С точки зрения авторов упомянутого информационного бюллетеня, к «records» можно отнести лишь часть всех созданных в организации документов (оперативных и ведомственного архивного хранения), что, прямо скажем, сомнительно.
Таким образом, для того, чтобы применить практику «управления документами» в отношении всех созданных или полученных документов, потребуется мобилизовать значительные ресурсы. Это не слишком интересно в свете конечной цели управления документами, заключающихся в обеспечении сохранности - в качестве доказательств или в силу их информационной ценности – важнейших и полезных для деловой деятельности организации документов.
Следует отметить, что в стандарте об отобранных документах говорится как об «интегрированных» в систему управления документами.
Кроме того, понятие «делового документа» (record) «связано с представлением о статическом (неизменном), утверждённом документе» (DITN/RES/2007/006). Иными словами, только документы в окончательной редакции (неизменяемые; если нужно, утвержденные или, в крайнем случае, подписанные) могут попасть в сферу «управления документами».
Мой комментарий: Когда-то такое представление более-менее соответствовало действительности – где-то до окончания 20-го века … В настоящее время в англосаксонских странах никто уже не смотрит на управление документами столь узко.
Подводя итоги, взаимосвязь между управлением документами и архивацией можно отобразить в виде следующей схемы:
Рис. из учебного пособия «Records management и управление архивными документами» (Records management et gestion des archives) подготовленного Мари-Анн Шабен (Marie-Anne Chabin, фирма Archive 17) к курсам, проведенным Архивами Франции в Париже 29 ноября 2007 года.
В любой организации политика управления документами должно быть согласована с политикой архивации, начиная с этапа формирования политики отбора документов на сохранение.
Успешный проект электронной архивации в обязательном порядке должен предусматривать выполнение правил управления документами только в целях определения окончательной судьбы документов (их уничтожения или передачи в архивы) ... и это, без сомнения, может объяснить путаницу между этими двумя понятиями.
Жорж Ишаламене (George Ichallamene)
Источник: сайт фирмы Sollan
http://sollan.com/www/fr/sollan-news-item/records-management-et-archivage-electronique-les-confusions-a-eviter
Комментариев нет:
Отправить комментарий