Украина: Порядок выполнения архивными учреждениями запросов юридических и физических лиц и оформления архивных справок

Приказом Министерства юстиции Украины от 2 марта 2015 года № 295/5 утвержден «Порядок выполнения архивными учреждениями запросов юридических и физических лиц на основании архивных документов и оформление архивных справок (копий, выписок)».

Запрос физического лица может касаться самого заявителя, лиц, находящихся на его иждивении, под опекой или попечительством, его умершего супруга, близких родственников (родителей, детей, сестер, братьев, бабушки, дедушки и др.) (п.3).

Предоставление документной информации по запросам юридических и физических лиц осуществляется путем составления и отправки информационных документов (п.4).

Все виды информационных документов предоставляются физическим или юридическим лицам с оговоркой, что они не могут быть размножены (полностью или частично), другим способом растиражированы или включены в информационные сети и/или базы данных без разрешения архива, который предоставил информационные документы, или Государственной архивной службы Украины.

Информационные документы направляются физическим или юридическим лицам вместе с сопроводительным письмом.

Архивные справки, копии и выписки оформляются на бланке архива с указанием названия документа («Архивная справка», «Архивная копия», «Архивная выписка»), удостоверяются подписью руководителя архива и гербовой печатью архива (п.8).

На период отсутствия начальника соответствующего структурного подразделения архивные справки подписывает работник архива, на которого возложено исполнение обязанностей начальника.

Текст архивных справок должен отвечать сути запроса и не должен содержать лишних слов. При помещении в архивную справку выдержек из документов, они обязательно берутся в кавычки. Наименование организации, в которой работало или училось физическое лицо, в тексте архивной справки приводится полностью, при повторных упоминаниях допускается использование официальных сокращений. Если наименование организации менялось, в архивной справке указывается только наименование, которое было в тот период, о котором идет речь в запросе (п.9).

Несоответствие отдельных сведений, содержащихся в документах архива, данным, изложенным в запросе, не может быть препятствием для внесения их в текст архивной справки, если другая документная информация не оставляет сомнения в тождественности лица или определенных фактов (п.10).

Фамилия, имя и отчество лица, в отношении которого запрашивается информация, даются согласно архивным документам. Разночтения, несоответствие их написания в запросе и в архивных документах обозначаются словами «так в документах» (п.11).

После самого текста архивной справки помещаются поисковые данные документов, послуживших основанием для её составления (номера фонда, описи, дела, листов), или название документа, являющегося основанием для выдачи архивной справки (16).

В архивных копиях/выписках, изготовленных средствами печати, поисковые данные приводятся после текста, в изготовленных фото- или электрографическим способом - на обороте каждого листа.

Если текст архивной справки не умещается на лицевой стороне бланка, он переносится на обратную сторону. Архивная справка, объем которой составляет два и более листов, должна быть прошита способом, делающим невозможным ее разъединение без нарушения целостности. Количество прошитых листов скрепляется подписью лица, выдавшего архивную справку, и печатью, а место соединения листов обязательно удостоверяется гербовой печатью архива. В архивных копиях, изготовленных средствами печати, удостоверяющие надписи и гербовая печать размещаются на обороте каждого листа, в архивных копиях, изготовленных фото- или электрографическим способом - на обороте последнего листа (п.17).

Архивная справка оформляется на государственном языке, должна иметь регистрационный номер и дату оформления. Копия архивной справки удостоверяется исполнителем и остается в соответствующем делопроизводственном деле архива (п.18)

Источник: Лiга Закон
http://search.ligazakon.ua/l_doc2.nsf/link1/RE26696.html