воскресенье, 8 января 2017 г.

Круглый стол ««Серые зоны» российского архивного дела», часть 2: Документы по личному составу


8 декабря 2016 года, на второй день работы общероссийского профессионального форума Гильдии Управляющих Документацией «Инфоархив / Инфодокум – Власть 2016: Эффективный архив электронных документов в органах государственной власти: от делопроизводства до хранения» был проведен круглый стол ««Серые зоны» российского архивного дела», на котором был поднят очень актуальный для всех архивистов вопрос:  «Документы по личному составу: Балласт для архивов или ценнейший информационный ресурс?», см. видео: https://www.youtube.com/watch?v=Gaemvljzmsg



В ходе обсуждения участники круглого стола упоминали последнее судебное решение о судьбе дел по личному составу, о котором я писала на блоге, см. пост «Арбитражная практика: В какой архив - федеральный или региональный - сдавать документы?»
Источник: YouTube:
https://www.youtube.com/watch?v=Gaemvljzmsg

суббота, 7 января 2017 г.

Круглый стол ««Серые зоны» российского архивного дела», часть 1


8 декабря 2016 года, на второй день работы общероссийского профессионального форума Гильдии Управляющих Документацией «Инфоархив / Инфодокум – Власть 2016: Эффективный архив электронных документов в органах государственной власти: от делопроизводства до хранения» был проведен круглый стол ««Серые зоны» российского архивного дела».

В дискуссии приняли участие:
  • Людмила Викторовна Сидоренко, зам.начальника Отдела выпуска нормативных актов, подготовки протоколов и архива Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

  • Наталья Николаевна Рощина, консультант отдела по работе с архивными документами Административного департамента Банка России;

  • Наталья Евгеньевна Жемчужина, заведующая сектором архивного фонда Управления по организации работы с документами Правительства Москвы

  • Светлана Юрьевна Ладыгина, начальник отдела формирования архива Государственной Думы;

  • Любовь Александровна Шарнина, советник отдела выпуска нормативных актов, подготовки протоколов и архива Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

  • Елена Анатольевна Козлова, заместитель директора Государственного архива Российской Федерации (ГАРФ), руководитель Центра комплектования;

  • Юлия Анатольевна Великая, директор Центрального архива атомной отрасли Государственной корпорации по атомной энергии «РОСАТОМ».
Я предложила участникам обсудить несколько вопросов, которые мне представляются важными на современном этапе развития архивной отрасли. Дискуссия, как мне кажется, получилась очень интересной, и я еще раз хочу поблагодарить коллег за активное участие.

Я разделила довольно длинную видеозапись на фрагменты, каждый из которых посвящен одному из поднятых на круглом столе вопросов.

Первый вопрос, который мы обсуждали, был следующий: «Насколько полно в настоящее время архивные документы, поступающие от источников комплектования, отражают историю современной России? Что нужно поменять в практике комплектования?», см. видео https://www.youtube.com/watch?v=5Mao6Vss_Ug


Источник YouTube:
https://www.youtube.com/watch?v=5Mao6Vss_Ug

пятница, 6 января 2017 г.

Сроки хранения персональных данных согласно европейскому законодательству о защите персональных данных GDPR


Данная заметка работающего в Великобритании румынского специалиста Лючии Стефан (Lucia Stefan – на фото), в настоящее время – владельца компании Archiva Ltd, была опубликована 19 декабря 2016 года в социальной сети LinkedIn.

Просматривая недавно опубликованное 280-страничное руководство по практическому исполнению европейского законодательства о защите персональных данных (General Data Protection Regulation, GDPR), я была потрясена, обнаружив, что очень важный элемент GDPR был выхолощен авторами этого документа. Цитирую в точности, как это сказано в   тексте: «Говоря по-простому: если данные Вам больше не нужны, избавьтесь от них», а затем «... достаточно просто определить, когда данные больше не требуются».

Достаточно просто определить, когда данные больше не требуются, и избавиться от них?! В самом деле?

«Постоянство памяти», Сальвадор Дали, 1931

Подозреваю, что авторы руководства никогда не работали в реальном проекте, устанавливая, например, соответствующие британскому Закону о защите персональных данных (Data Protection Act 1998, DPA) сроки хранения для персональных данных, собранных финансовыми учреждениями (страховыми компаниями и банками).  Иначе они бы знали, что установление даты, после которой персональные данные больше не требуются, уж никак не является простой задачей, а уничтожению препятствуют ограничения, связанные с особенностями технологий.

По сравнению с британским Законом о защите персональных данных (DPA), закон Евросоюза об общих требованиях к защите персональных данных (GDPR)  мало что меняет с точки зрения сроков хранения. 5-й принцип DPA стал пунктом (е) статьи 5 GDPR, согласно которому  «... (данные) хранятся в форме, позволяющей идентифицировать субъекты данных, не дольше, чем это необходимо для целей, в которых обрабатываются персональные данные» (см. http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32016R0679&from=EN ).  Обязательный минимальный срок хранения также упоминается в правиле 39 и статье 25. В обоих случаях сказано, что период, в течение которого можно хранить персональные данные, должен быть «сведён к строгому минимуму», и что системы по умолчанию должны проектироваться таким образом, чтобы минимизировать срок хранения персональных данных. На деле это  строгий минимум фактически становится максимальным сроком хранения, допускаемым в отношении персональных данных.

Но это еще не все. В GDPR вводится принцип подотчетности, в соответствии с которым организации обязаны документировать процессы управления персональными данными на протяжении всего их жизненного цикла, от создания до уничтожения. Документация принимает форму политик, процессов, перечней и указаний по срокам хранения и действиям по их истечении, а также других важных документов. Для регламентации хранения требуется не только указать срок хранения и меры по уничтожению, но и обосновать каждое принятое решение о сроках хранения и порядке уничтожения. Контролирующий орган - Управления уполномоченного по информации (Information Commissioner's Office, ICO) очень ясно даёт понять, что вся эта документация необходима для аудита и расследований: «Вам может быть предъявлено требование о представлении этих документов соответствующему надзорному органу для целей расследования» (см. https://ico.org.uk/for-organisations/data-protection-reform/overview-of-the-gdpr/accountability-and-governance/ ).

Возвращаясь к срокам хранения, следует отметить, что принятие решения о максимальном сроке хранения – непростое дело. Сроки хранения персональных данных определяются не одним только законом GDPR, существуют и иные законы и нормативные акты  (например, налоговое и финансовое законодательство, другие специфические отраслевые нормы), которые необходимо принять во внимание при установлении соответствующих требованиям GDPR сроков хранения. Бывают ситуации, когда есть ряд заинтересованных сторон с различными потребностями в плане хранения информации в соответствии с законодательно-нормативными требованиями, имея в виду, что персональные данные попадают в контракты, финансовые, кадровые документы, в документы, отражающие деловые транзакции, а также во многие другие. Сроки хранения персональных данных будут установлены по итогам переговоров с этими заинтересованными сторонами. Целью таких переговоров является подбор срока хранения, который соответствует всем применимым законам и нормативных актам. Закон GDPR позволяет организациям решать, сколь долго им нужны персональные данные, при условии, что соответствующие решения являются обоснованными и надлежащим образом задокументированы.

Реализация на практике указаний по срокам хранения персональных данных и выполнение мер по их уничтожению оказывается ещё сложнее. Два фактора препятствуют этой работе:
  • Информационная архитектура. В основе большинства наборов данных и материалов / документов / контента коммерческой организации лежат данные о клиентах / пользователях, что требует исполнения требований закона GDPR. Корпоративная архитектура является сложной, так что найти все объекты персональных данных во взаимосвязанных информационных системах трудно, это требует немало времени и ресурсов. Ошибки при вводе и дублирование данных также могут помешать проведению полного уничтожения персональных данных (поскольку не будут уничтожены все копии).

  • Технологии. Большинство информационных систем (за исключением некоторых ECM-систем с модулями управления документами, и Microsoft SharePoint) не имеют встроенной технологии, обеспечивающей установление и отслеживание сроков хранения, а затем уничтожение данных по истечении этого срока. Наибольшее беспокойство вызывают базы и хранилища данных, которые необходимо специально спроектировать и настроить, чтобы обеспечить полное необратимое уничтожение персональных данных в конце их срока хранения. Насколько мне известно, в целом современные технологии не отвечают требованиям GDPR.
Вывод

Закон GDPR затрагивает не только информационную безопасности и соответствие стандарту ISO 27001, он также касается управления жизненным циклом персональных данных и наличия поддерживающих такое управление технологий. Спросите об этом специалиста по управлению документами!

Лючия Стефан (Lucia Stefan)

Источник: LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/unacceptable-omission-gdpr-implementation-guides-data-stefan-mphil-?trk=hp-feed-article-title-publish

четверг, 5 января 2017 г.

Обсуждение проблем электронной сохранности на встрече членов группы PASIG в Нью-Йорке


Заметка Элис Сары Прёль (Alice Sara Prael – на фото) была опубликована 16 декабря 2016 года на блоге bloggERS!, который ведёт секция электронных документов Общества американских архивистов (SAA). Элис работает архивистом – специалистом по комплектованию изначально-электронными материалами в библиотеке редких книг и манускриптов им. Бейнеке (Beinecke Rare Book and Manuscript Library) Йельского университета. 

В октябре этого года в Музее современного искусства Нью-Йорка прошла встреча членов специальной тематической группы по вопросам обеспечения сохранности и архивации (Preservation and Archiving Special Interest Group, PASIG, http://www.pasignyc.org/  – независимого от поставщиков сообщества, целью которого является обмен открытыми компьютерными решениями и передовым опытом, уроками, извлеченными из успехов и неудач, а также выявление возможностей для сотрудничества – Н.Х.). Группа PASIG объединяет представителей соответствующего международного сообщества с тем, чтобы делиться успехами и проблемами в области электронной сохранности, с акцентом на практических приложения и решения.

Конференция, которая продолжалась три дня, началась с дня сессий по программе «Bootcamp 101» (название говорит о том, что это обучающие семинары, рассчитанные на студентов и молодых специалистов, типа «курса молодого бойца» – Н.Х.), направленных на быстрое ознакомление участников с тем, что именно мы сохраняем, и какими путями можно создавать инфраструктуры, поддерживающие электронную сохранность. К сожалению, я смогла прибыть на встречу лишь во второй день, но многие из презентаций первого дня выложены в Интернете, и с ними можно познакомиться на странице  на странице https://pasignyc.figshare.com/ .

Мой комментарий: В частности, презентация Тома Крамера (Tom Cramer), см. https://figshare.com/articles/Digital_Preservation_in_Theory_and_Practice/4141668 (прямая ссылка https://ndownloader.figshare.com/files/6780882 ) содержит ряд известных и не очень известных примеров утраты электронных архивных материалов.

Я прибыла на встречу в четверг утром, готовая окунуться в утро, наполненное докладами и круглыми столами по воспроизводимости и научно-исследовательским данным. Первым шёл доклад Вики Стивз (Vicky Steeves), в котором объяснялось существенное отличие воспроизводимости от репликации, особенно важное для тех из нас, у кого невелик опыт работы с научно-исследовательскими данными:  «Воспроизводимость обеспечивает независимое подтверждение результатов на основе тех же исходных данных (и/или с использованием того же кода). Репликации обеспечивает независимое подтверждение результатов на основе новых данных (и/или кода)».

Стивз отметила, что проблемы воспроизводимости на деле представляют собой верхушку айсберга, поскольку среда, в которой выполнялись исследования, часто остается незамеченной - особенно в технологической среде, где инструменты исследования могут опираться на конкретную версию браузера, аппаратных или программных средств. Эти инструменты могут быть обновлены или же измениться так, что это не сразу будет заметно.

Одно из возможных решений этой проблемы было представлено Фернандо Чиригати (Fernando Chirigati) из Нью-Йоркского университета. Он рассказал об инструменте ReproZip, который позволяет исследователю упаковать вместе файлы данных, библиотеки и параметры среды. Во время проведения эксперимента ReproZip работает в фоновом режиме и документирует параметры и технологические зависимости, которые понадобятся будущим исследователям для воспроизведения эксперимента в последующее время, когда инструменты и браузеры уже могут измениться. Упакованные данные и параметры среды могут быть заархивированы, а впоследствии распакованы с помощью ReproZip для будущего использования.

Питер Бранхилл (Peter Brunhill) из Университета Эдинбурга и Рейчел Трент (Rachel Trent) из библиотеки университета Джорджа Вашингтона оба затронули проблему воспроизведения научных исследований, которые опираются на веб-ресурсы. В докладе Бранхилла «Нынешний веб-контент завтра может уйти в небытие» (Web Today, Gone Tomorrow) основное внимание было сосредоточено на нежизнестойкость веб-адресов, а также на необходимость постоянных усилий по обеспечению сохранности выложенных в сети статей и других академических ресурсов. Следующие данные дают представление  о масштабах этой проблемы: 20-30% цитируемых URL-адресов перестают работать через 2 недели с момента публикации. Бранхилл представил проект Hiberlink, задачей которого является найти закрывающие данную проблему решения посредством партнерств с научными издательствами.

В докладе Рейчел Трент «Документирование демографического воображения» (Documenting the Demographic Imagination) обсуждалась проблема сохранения данных социальных сетей с целью обеспечения воспроизводимости исследований. С учетом непрерывной миграции с одних социальных платформ на другие (скажем, с MySpace на Facebook, с него на Twitter и т.д.), архивист не может рассчитывать на то, что будущие исследователи будут понимать основные принципы функционирования этих сайтов. Трент рассказала об использовании средств менеджмента для социальных сетей и программ-сборщиков веб-контента для автоматизации сбора данных из социальных сетей, отметив, какие метаданные могут быть автоматически извлечены с помощью этих инструментов. Трент и ее группа хотят теперь получить отзывы и предложения от сообщества (см. их документ  https://docs.google.com/document/d/1Eq42SHMwPyXj0r-0tKUC4wflHVRaTHMaeKWAgvCcV3o ) о том, каких недостает метаданных для социальных сетей, и как исследователи собираются использовать эти метаданные (в данном документе, в частности, приводятся любопытные сведения о том, какие метаданные могут быть захвачены вместе с твитом при использовании API – Н,Х,).

После короткого обеденного перерыва, мы нырнули в проблемы сохранения сложных и очень больших по объёму данных. Карен Кариани (Karen Cariani) рассказала о медиа-библиотеке и архивах публичного вещания WGBH (американская вещательная компания, базирующаяся в Бостоне, Кариани возглавляет её медиа-библиотеку и архив – Н.Х.). При работе с аудио- и видеофайлами, потребности в обеспечении долговременной сохранности значительны, а объём используемых для этих целей несжатых мастер-копий очень велик. Файловые форматы сложны и для целей доступа приходится создавать суррогаты (прокси-файлы). Кариани рассказала о том, как для решения этой проблемы использовался проект HydraDAM2 (подробнее об этом проекте см. http://www.avalonmediasystem.org/blog-post/hydradam2 - Н.Х.), путем расширения возможностей системы HydraDAM для работы с хранилищем Fedora 4 и создания «головы» «Гидры» для сохранения электронных аудиовидеоматериалов.

Бен Фино-Радин (Ben Fino-Radin) продолжил тему решения масштабных проблем электронной сохранности, затронув вопрос о создании рабочих процессов для оцифрованных динамических медиаколлекций (time-based media holdings) Музея современного искусства (МоМА). В электронном хранилище для ввода материалов в систему используется система Archivematica; для хранение - решение Arkivum; а для управления электронными активами – программное обеспечение Binder. Один 120-минутный фильм в разрешении 4K (т.е. с горизонтальным разрешением порядка 4000 пикселей и вертикальным – порядка 2000 пикселей – Н.Х.) содержит 4 терабайта данных, поэтому рабочие процессы и системы для управления такими файлами должны проходить быстро и эффективно. Это также означает, что МоМА должен эффективно устанавливать  приоритеты при проведении работ по оцифровке.

В третий день встречи основное внимание уделялось жизнестойкости (sustainability), не только в смысле поддержания нашего культурного и научного наследия посредством усилий в плане электронной сохранности; но также поддержания нашей планеты и сообществ. Эйра Тенси (Eira Tansey) из Университета Цинциннати отметила очевидный, но редко обсуждаемый момент: архивы потребляют энергию, особенно электронные  архивы. Она призвала аудиторию подумать о энергозатратах, необходимых для обеспечения сохранности в рамках повседневной работы в архиве. Некоторые распространенные практики электронной сохранности могут расточительно использовать ресурсов – например, сохранение каждого производного файла в случае миграции из одного формата в другой, или отношение к использованию методов сжатия файлов как к врагу электронной сохранности. Она выложила в Интернете полный текст своего выступления, называвшегося «Голос вопиющего в пустыне: Обеспечение сохранности в Антропоцене» (The Voice of One Crying Out in the Wilderness: Preservation in the Anthropocene, http://eiratansey.com/2016/10/28/pasig-2016-talk-text/ ). (А ведь сколько ценных ресурсов можно было бы сэкономить, не выкладывая этот материал, а лучше, вообще его не сохраняя! :) – Н.Х.)

Эльвия Арройо-Рамирес (Elvia Arroyo-Ramirez), специалист по архивной обработке Коллекции латиноамериканских манускриптов Принстонского университет, выступила с докладом «Невидимые умолчания и ощущаемые ограничения: Обработка дел Хуана Гельмана» (Invisible Defaults and Perceived Limitations: Processing the Juan Gelman Files,  https://medium.com/on-archivy/invisible-defaults-and-perceived-limitations-processing-the-juan-gelman-files-4187fdd36759 ). Она рассказала о том, как в используемых нами системах запрятаны предубеждения их создателей, указывая в качестве примера на системы, которые требуют «чистить» имена файлов и удалять из них «недопустимые символы», в число которых попадают диакритические знаки испанского языка. При работе с изначально-электронной коллекцией, созданной не на английском языке, эти символы  имеют очень важное значение для понимания документов. Она задала сообществу вопрос о том, как мы могли бы повлиять на то, чтобы используемые нами инструменты и технологии соответствовали нашей миссии по обеспечению сохранности документов и соблюдению принципа «не навреди».

Конференция завершилась выступлением Ингрид Баррингтон (Ingrid Burrington), которая не является ни архивистом, ни специалистом по электронной сохранности. Сама она считает себя писателем, картографом и юмористом. Она автор «Сетей Нью-Йорка: Иллюстрированного руководства по городской Интернет-инфраструктуре» (Networks of New York:  An Illustrated Field Guide to Urban Internet Infrastructure). Ингрид говорила о  физической инфраструктуре, которая образует Интернет и корпоративные сетевые инфраструктуры, поддерживая их работу. Она рассмотрела социальные сети как генераторы общения, а такие продукты, как «Гугл-карты» (Google Maps) - как силу, способствующую нашему пониманию географии мира. Компании вроде Google могут в своих продуктах искажать реальность – например, замазывая секретные государственные объекты или собственные центры обработки данных. Корпоративные интересы не всегда совпадают с потребностями общественности.

Подобная смена перспективы стала отличным завершением конференции, выведя нас из наших технических зон комфорта и заставив аудиторию задуматься над тем, что усилия в области электронной сохранности могут иметь более значительные, а иногда и более  тяжкие последствия, чем мы можем себе представить.

Элис Сары Прёль (Alice Sara Prael)

Источник: блог bloggERS!
https://saaers.wordpress.com/2016/12/16/digital-preservation-in-nyc/