Национальные Архивы Австралии ввели в промышленную эксплуатацию систему управления активами Mediaflex фирмы TMD

Данный пресс-релиз был опубликован 12 июня 2014 года на сайте TVTechnology.

Национальные архивы Австралии (National Archives of Australia, NAA), уложившись в установленные сроки и бюджет, ввели в эксплуатацию новую систему управления аудиовизуальными материалами, разработанную совместно с компанией TMD - ведущим поставщиком решений, позволяющих управлять электронными и бумажными активами в рамках одной системы. Обширный проект, в котором группа специалистов TMD принимала участие от подготовки технического задания до окончательного тестирования и ввода в эксплуатацию, обеспечивает Национальным Архивам возможность управлять всеми аудиовизуальными материалами, которые NAA хранит от имени правительства Австралии и его органов исполнительной власти – «сохранять памяти нашего народа», как говорит о проекте NAA.

Внедрение системы MediaFlex в Национальных Архивах Австралии было выполнено вслед за аналогичным крупномасштабным проектом в Национальном архиве кинофильмов и звукозаписей (National Film and Sound Archives of Australia). Система обеспечивает для NAA масштабируемую и расширяемую модель данных, позволяющую управлять как физическими, так и электронными активами в составе единой коллекции.

Ранее для управления своей коллекцией аудио- и видеоматериалов Национальные Архивы использовали две установленные у себя системы. Одну из них в настоящее время заменила система MediaFlex, и в партнерстве с NAA компания TMD также обеспечила тесную интеграцию со второй деловой системой. Такой подход обеспечивает преемственность и избавляет работающих с фондами Национальных Архивов исследователей от необходимости переучиваться, открывая при этом возможности для дальнейшего развития. Решение компании TMD дает целый ряд преимуществ, которые поддерживаются соответствующими workflow-процессами, например, в плане поддержки временного предоставления в пользование фондообразователям переданных ими на хранение материалов, приема на хранение и обеспечения соответствия физических хранилищ строгим требованиям к подотчетности.

«У нас был определенный набор требований, и выбранное решение должно было быть надежным, масштабируемым и гибким, поскольку мы переходим к электронной доставке и электронному архива, а также продолжаем контролировать около миллиона отдельных аудиовизуальных документов», - отмечает генеральный директор Национальных Архивов Дэвид Фрикер (David Fricker). «Компания TMD тесно взаимодействовала с NAA во всех аспектах проекта, в том числе в детальной проработке технического задания и в управлении проектом, действуя рука об руку с руководителем отдела обеспечения долговременной сохранности аудиовизуальных материалов Робин Гэмблом (Robyn Gamble), руководителем проекта Роуз Холли (Rose Holley) и их командой внедрения. Создав у себя отличную команду и использовав современные методы быстрой и гибкой (agile) разработки, мы ясно понимали, что происходит, и по ходу всего проекта обеспечивали обратную связь. Я могу с уверенностью сказать, что результат будет соответствовать самым высоким стандартам управления аудиовизуальными коллекциями и электронной сохранности».

«В этом проекте было приятно участвовать, и сотрудничество между группами способствовало его завершению в соответствии с графиком, что для проекта такого масштаба является крупным достижением», подчеркнул технический директор компании TMD Карлтон Смит (Carlton Smith), который руководил данным проектом. «Наше решение, которым управляет наш workflow-движок, дает Национальным Архивам полномасштабные возможности для проведения аудита и создания отчетов, улучшения и повышении эффективности процесса приема на архивное хранение, электронной доставки контента, для обеспечения долговременной сохранности, физического хранения, - и другие деловые возможности, позволяющие максимизировать отдачу от электронной коллекции благодаря использованию электронных workflow-процессов.»

«Управлять смесью физических и электронных активов непросто; ещё сложнее, когда единиц хранения почти миллион; а уж обеспечение их долговременной сохранности на том уровне, который ожидается от национальных архивов, повышает сложность задачи ещё на уровень», добавляет Смит. «Невозможно ярче продемонстрировать мощь, возможности и масштабируемость решения MediaFlex».

Проект внедрения системы управления активами MediaFlex в Национальных Архивах Австралии стартовал в мае 2012 года, а ввод системы в эксплуатацию состоялся в мае 2014 года.

Источник: сайт TVTechnology
http://www.tvtechnology.com/thewire.aspx?entryid=2664&add=view 

Порядок ведения реестра нотариальных действий

Решением Правления Федеральной нотариальной палаты от 2 июня 2014 года и приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 17 июня 2014 года № 129 утвержден Порядок ведения реестров единой информационной системы нотариата, в том числе Порядок ведение реестра нотариальных действий единой информационной системы нотариата (ЕИС).

Реестр нотариальных действий ЕИС предназначен для ведения унифицированной в пределах Российской Федерации системы записей о совершенных нотариальных действиях и их централизованного хранения (п.21).

При несоответствии сведений, содержащихся в реестре нотариальных действий, сведениям реестра для регистрации нотариальных действий, ведущегося на бумажных носителях, приоритет имеют сведения реестра, ведущегося на бумажных носителях (п.22).

Мой комментарий: Как мне кажется это (по существу переходное) положение сформулировано далеко не лучшим образом. Единая информационная система нотариата задумана во многом ради того, чтобы минимизировать риски подделки нотариальных документов задним числом, и безусловный приоритет бумажных документов (которые, в отличие от сведений в ЕИС, находятся под полным контролем нотариуса) по-прежнему оставляет лазейку для недобросовестных действий. В данном случае нужно было не копировать аналогичные положения из других нормативных актов, а сразу попытаться продумать порядок разбора конфликтных ситуаций (или хотя бы его основные принципы).

Реестр нотариальных действий ЕИС состоит из записей о каждом совершенном нотариальном действии. (п.24). Сведения о нотариальных действиях, совершенных нотариусом, вносятся в реестр нотариальных действий ЕИС лицом, совершившим нотариальное действие (п.28) и должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью такого лица (п.29).

Работники нотариальных палат вносят в реестры сведения об удостоверении или отмене завещания или доверенности:

• главами местной администрации;


• специально уполномоченными должностными лицами местного самоуправления;


• должностными лицами консульского учреждения

Сведения подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью такого работника.

Сведения предоставляются:

• В нотариальные палаты субъектов РФ главами местных администраций и органами, в которых работают специально уполномоченные должностные лица местного самоуправления, в письменном виде на бумажном носителе либо в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью такого лица.


• В Федеральную нотариальную палату консульским учреждением РФ в котором работает указанное должностное лицо, через Министерство иностранных дел РФ на бумажном носителе либо в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Нотариусы обязаны с 1 июля 2015 года присоединять электронный образ нотариально оформленного документа при внесении в реестр нотариальных действий ЕИС сведений об удостоверении и отмене завещаний и доверенностей (пп.34-35). В этом случае перед направлением сведений в реестр нотариальных действий нотариус подписывает усиленной квалифицированной электронной подписью сведения, подготовленные для внесения в реестр нотариальных действий ЕИС, и файл, содержащий электронный образ нотариально оформленного документа. Допускается присоединение электронных образов иных нотариально удостоверенных сделок.

Сведения о совершенном нотариальном действии считаются внесенными в реестр нотариальных действий ЕИС после получения лицом, осуществляющим внесение сведений, автоматического подтверждения программными средствами ЕИС (п.37).

Мой комментарий: Учитывая, что сбои случаются, думаю, стоило бы установить обязанность отслеживать поступление таких уведомлений. Сами уведомления было бы желательно хранить вместе со всеми документами, связанными с конкретными нотариальным действием..

Источник: Консультант Плюс   
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=164438 

Международный совет архивов выложил для публичного обсуждения проект Основных принципов, касающихся роли архивистов в поддержке прав человека

Данная заметка была опубликована на сайте Международного совета архивов 27 июня 2014 года.

В течение последнего десятилетия Рабочая группа по правам человека (Human Rights Working Group, HRWG) Международного совета архивов (МСА) все более осознавала, какие сложные проблемы встают перед архивистами, когда их деятельность затрагивает вопросы защиты прав человека.

На Рабочую группу по правам человека и на Руководящий комитет секции профессиональных ассоциаций (Section of Professional Associations , SPA) Международного совета архивов произвели впечатление идея и формат «Основных принципов, касающихся роли юристов» (Basic Principles on the Role of Lawyers), которые были разработаны Организацией Объединенных Наций в 1990 году с целью установить международные нормы по ключевым аспектам права на юридическую помощь.

В то же время оба эти органа МСА понимали, что для архивной профессии не нужна декларация столь же широкого охвата, как этот документ для адвокатов и юристов, стремившийся покрыть все аспекты деятельности этой профессии. Также не собирались они ни подменять Этический кодекс МСА (Code of Ethics), ни отклоняться от Принципов доступа к архивам (Principles of Access to Archives, о них см. http://rusrim.blogspot.ru/2011/08/blog-post_3884.html ). Скорее, они считали, что полезно было бы иметь декларацию, отражающую три главные функции архивного дела –экспертизу ценности и прием на хранение, упорядочение и архивное описание, а также предоставление доступ и справочную работу – во взаимосвязи с вопросами защиты прав человека.

По ходу обсуждения было признано важным затронуть специфические проблемы, с которыми сталкиваются архивисты в тех случаях, когда им приходится управлять документами, влияющими на права людей, - начиная от информирования властей о существовании таких документов и до обеспечения доступности архивных услуг для всех представителей общественности.

Джулия Баррера (Giulia Barrera) из Генеральной дирекции архивов Италии (Direzione Generale per gli Archivi); Сигрид МакКосланд (Sigrid McCausland) с факультета информационных исследований австралийского университета Чарльза Стерта (Charles Sturt University); и американка Труди Хаскемп Петерсон (Trudy Huskamp Peterson), председатель Рабочей группы МСА по правам человека, подготовили проект документа  «Основные принципы, касающиеся роли архивистов в поддержке прав человека» (Basic Principles on the Role of Archivists in Support of Human Rights, 6 стр., http://www.ica.org/download.php?id=3388  ).

Данный документ был разослан всем членам Рабочей группы для обсуждения и последующих корректировок. Исправленный проект затем был направлен в Руководящий комитет секции профессиональных ассоциаций. В апреле 2014 года проект был представлен на заседании Исполнительного комитет МСА вместе с предложениями по дальнейшей работе над ним. Исполнительный комитет согласился с предложенным графиком и дал свои замечания по проекту. Эти замечания были рассмотрены Рабочей группой по правам человека и в проект были внесены соответствующие поправки.

Проект «Основных принципов, касающиеся роли архивистов в поддержке прав человека» состоит из двух частей: преамбулы и набора принципов, структура которых соответствует структуре «Основных принципов, касающихся роли юристов». Преамбула включает обоснование принципов, которое ссылается на документы Организации Объединенных Наций, декларации о гражданском обществе и на архивные заповеди. 23 принципа сгруппированы в шесть разделов, первые два из которых охватывают основные архивные функции; третий касается особых случаев перемещенных архивов и архивов, которые, вероятно, документируют нарушения прав человека. Разделы с четвертого по шестой посвящены роли и правам архивистов как профессионалов.

График дальнейшей работы над проектом следующий:

• Апрель 2014: Анализ документа Исполнительным комитетом МСА и утверждения графика работы (завершен);


• Июнь 2014: Рассылка скорректированного текста проекта членам МСА и заинтересованным сторонам. Начинается период свободного публичного обсуждения;


• Октябрь 2014: Открытая консультативная сессия в рамках ежегодной встречи членов МСА в городе Жирона (Girona);


• Январь 2015: Завершение публичного обсуждения;


• Весна 2015:  Завершение доработки проекта по итогам публичного обсуждения; отправка проекта в Исполнительный комитет МСА;


• Весна 2015: Рассмотрение проекта Исполнительным комитетом МСА;


• Август 2015:  Рассмотрение декларации на генеральной ассамблее МСА.

Замечания по проекту (см. http://www.ica.org/download.php?id=3388 ) следует посылать по адресу access@ica.org .

Мой комментарий: Предлагаемые принципы сформулированы четко и ясно, и отражают несомненно хорошие намерения их авторов. В то же время они провоцируют пытающегося их соблюдать отдельного архивиста на самовольное принятие ответственных решений, которые могут принципиально разойтись с политикой его работодателя. Приведу в качестве примера формулировку 3-го, 4-го, 7-го и 13-го принципов:

3. При принятии любого решения в рамках экспертизы ценности, архивисты учитывают полезность документов

• для поддержки и выявления требований по правам человека;


• для идентификации лиц, виновных в нарушении прав человека;


• для идентификации лиц, чья деятельность при прежних режимах может дисквалифицировать их, лишив права на службу при существующем режиме;


• для прояснения событий, которые привели к нарушению прав человека;


• для помощи в установлении судьбы пропавших лиц, и


• для того, чтобы дать возможность людям добиваться компенсации за имевшие место в прошлом нарушения прав человека.

4. Архивисты и учреждения предотвращают уничтожение документов, которые с большой вероятностью могут содержать свидетельства нарушения прав человека.

7. Архивисты включают в описание своих фондов информацию, которая, насколько им известно, дает пользователям возможность понять, могут ли документы быть полезными

• для обоснования требований, связанных с правами человека,


• для идентификации лиц, виновных в нарушении прав человека,


• для выявления послужного списка лиц,


• для прояснения событий, приведших к нарушению прав человека,


• для помощи в установлении судьбы пропавших лиц, и


• для того, чтобы дать возможность людям добиваться компенсации за имевшие место в прошлом нарушения прав человека.

13. Когда архивисты выявляют документы, которые, судя по всему, документируют нарушения прав человека, - как в своих фондах, так и среди документов и персональных бумаг, которые ещё не были переданы на архивное хранение, - архивисты извещают об этом соответствующие компетентные органы с тем, чтобы мог быть проведен анализ материалов на предмет их возможного использования в судебных процессах.

Всё это звучит красиво, однако задачи большинства архивов – это отнюдь не соблюдение прав человека, и уж тем более не борьба с их нарушителями (не на это выделяются деньги и ресурсы!). Тем более, что права человека, как и красота, «в глазах смотрящего»… и в роли «смотрящего» оказывается отнюдь не какой-то легитимный общественный институт, а архивист, который тоже человек, с присущими ему слабостями, предрассудками и политическими убеждениями.

Источник: сайт Международного совета архивов
http://www.ica.org/?lid=15999 

Уточнено содержание сертификата ключа проверки электронной подписи

Федеральный закон от 30 июня 2014 года №184-ФЗ «О внесении изменений в статьи 14 и 17 Федерального закона «Об электронной подписи»» уточнил некоторые вопросы, связанные с информацией, содержащейся в сертификатах ключа проверки электронной подписи.

Существенные изменения коснулись сертификатов ключа проверки электронной подписи, выдаваемых юридическому лицу, которые используются «для автоматического создания и (или) автоматической проверки электронных подписей в информационной системе при оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, а также в иных случаях, предусмотренных федеральными законами и принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами».

В части 3 статьи 14 «Сертификат ключа проверки электронной подписи» уточнено, что допускается не указывать в качестве владельца сертификата ключа проверки электронной подписи физическое лицо, действующее от имени юридического лица (в том числе в квалифицированном сертификате).

В статье разъяснен порядок установления лица, ответственного за автоматическое создание и (или) автоматическую проверку электронной подписи в информационной системе:

Федеральный закон от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи»

Статья 14 «Сертификат ключа проверки электронной подписи»

3.  ... При этом распорядительным актом юридического лица определяется физическое лицо, ответственное за автоматическое создание и (или) автоматическую проверку электронной подписи в информационной системе при оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, а также в иных случаях, предусмотренных федеральными законами и принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами.

В случае отсутствия указанного распорядительного акта лицом, ответственным за автоматическое создание и (или) автоматическую проверку электронной подписи в информационной системе при оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, а также в иных случаях, предусмотренных федеральными законами и принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, является руководитель юридического лица.

В случае возложения федеральным законом полномочий по исполнению государственных функций на конкретное должностное лицо ответственным за автоматическое создание и (или) автоматическую проверку электронной подписи в информационной системе при исполнении государственных функций является это должностное лицо.   

Второе новшество касается информации, которую должен содержать квалифицированный сертификат. Теперь в квалифицированном сертификате физического лица в обязательном порядке, помимо страхового номера индивидуального лицевого счета (СНИЛС), должен быть указан идентификационный номер налогоплательщика владельца (п.3 часть 2 статьи 17 «Квалифицированный сертификат»)

Причины внесения данных изменения подробно изложены в пояснительной записке к проекту (см.: http://asozd2.duma.gov.ru/main.nsf/(ViewDoc)?OpenAgent&work/dz.nsf/ByID&A30EC455C3D1F7A643257CC200546E33 ) , где отмечается, что сейчас в законодательно-нормативной базе существует два разных требования к сертификату ключа проверки электронной подписи:

• Требования к сертификату ключа проверки электронной подписи для сети доверенных удостоверяющих центров были установлены Федеральной налоговой службой (ФНС России) приказом от 13 июня 2006 года № САЭ-3-27/346@ «Об организации сети доверенных удостоверяющих центров», на основании требований Налогового кодекса. В них предусмотрено в качестве обязательного поля указание идентификационного номера налогоплательщика (ИНН) физического лица;


• Сертификат ключа проверки электронной подписи физического лица, в соответствии со статьей 17 федерального закона № 63-ФЗ, в качестве идентификатора физического лица использует страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС).

ФНС России совместно с Пенсионным фондом РФ на постоянной основе проводит работу по сверке ИНН и СНИЛС физических лиц. По состоянию на начало 2014 года «уровень сопоставимости ИНН и СНИЛС достиг 92%», но «использование СНИЛС при оказании государственных и муниципальных услуг не заменяет и не отменяет требований законодательства о налогах и сборах по учету налогоплательщиков при осуществлении функций налогового администрирования».

В пояснительной записке приведены интересные статистические данные об объемах электронного взаимодействия налоговых органов с различными организациями в 2013 году. За 2013 год налоговые органы:

• Получили в электронном виде почти 23,2 миллионов налоговых деклараций (расчетов), иных документов, служащих основанием для исчисления и уплаты налогов (сборов), и бухгалтерской отчетности;


• Реализовывали более 40 соглашений с потребителями и поставщиками информации в электронном виде при выполнении государственных функций;


• Получили через систему межведомственного электронного взаимодействия почти 22,3 млн. обращений к веб-сервисам ФНС России: из них региональные органы исполнительной власти направили 1,2 млн. обращений, федеральные органы исполнительной власти – 21,1 млн. обращений.

Также отмечается, что альтернативой включения ИНН физических лиц в сертификат ключа проверки электронной подписи была бы модернизация автоматизированной информационной системы налоговых органов:

Пояснительная записка к проекту федерального закона «О внесении изменений в Федеральный закон «Об электронной подписи»

Следует отметить, что без принятия мер по включению ИНН физических лиц в сертификат ключа проверки электронной подписи от ФНС России потребуются существенные временные и финансовые затраты на модернизацию автоматизированной информационной системы налоговых органов, перестройку рабочих процессов, в том числе по обработке электронных документов и обеспечению информационного взаимодействия в электронной форме, как при обеспечении исполнения требований Налогового кодекса, так и при оказании государственных и муниципальных услуг, а также внесению необходимых изменений в нормативную правовую базу.

Такая перестройка будет носить глобальный характер, не позволит в полной мере сохранить инвестиции прошлых лет, вложенные в разработку информационной системы, а также повлечет за собой дополнительные затраты налогоплательщиков, связанные с обновлением программного обеспечения, применяемого при ведении бухгалтерского и налогового учета, представлении отчетности в налоговые органы и электронном взаимодействии.

Источники: Консультант плюс, сайт Государственной Думы
http://asozd2.duma.gov.ru/main.nsf/(ViewDoc)?OpenAgent&work/dz.nsf/ByID&A30EC455C3D1F7A643257CC200546E33
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=164854