среда, 2 июля 2014 г.

Что есть документ? Полномасштабное управление информацией и управление документами


Заметка историка и архивиста Лиз Саммерс (Lise Summers – на фото) из города Перт в Западной Австралии была опубликована 23 июня 2014 года на ее блоге «В почтовом ящике» (In the mailbox)

В последнее время в различных блогах и журналах по вопросам управления информацией и данными немало было сказано о взаимоотношениях между управлением информацией и управлением документами. Меня, среди прочего, беспокоят даваемые там определения сферы деятельности специалистов по управлению документами, отражающие все более ограниченное представление о том, что из себя представляют документы и, в конечном счете, архивы.

Так, Джеймс Лепен (James Lappin) в своем блоге «Думая о документах» (Thinking records) пишет, см. http://thinkingrecords.co.uk/2014/06/15/records-management-andor-information-governance :
«Их сопоставление (речь идет об управлении документами (records management) и полномасштабном управлении информацией (information governance) – Н.Х.) лучше всего начать с точной формулировки проблемы:
  • Ежедневно огромный поток письменных сообщений поступает в организацию, исходит из нее и проходит внутри неё. Тридцать лет назад сообщения такого рода путешествовали в конвертах. Теперь большинство из них перемещается в виде сообщений электронной почты и присоединенных к ним файлов. И этот поток идёт непрерывно.

  • То, что мы называем «документами» (records) – просто-напросто эти самые письменные сообщения, когда они «уходят на покой»».
Международный стандарт по управлению документами ISO 15489 (в нашей стране адаптирован как ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, см. http://www.gosthelp.ru/gost/gost461.html  – Н.Х.), определяет термин «документ» как «созданную или полученную информацию, сохраняемую организацией или физическим лицом в качестве доказательства и/или делового актива во исполнение требований законодательства или же в интересах деловой деятельности, вне зависимости от вида носителя, формы и формата».

Управление документами определяется как «область управления, отвечающая за эффективный и систематический контроль за созданием, получением, хранением, использованием и определением окончательной судьбы документов (уничтожением или передачей на постоянное архивное хранение), включая процессы сбора и сохранения свидетельств деловой деятельности и информации о ней в виде документов.»

Почему же кое-кто продолжает настаивать на том, что документы -  это в основном переписка, захватываемая только в электронных документных системах и в других почтовых реестрах (часто бумажных). А как быть с географическими информационными системами, программным обеспечением для бухгалтерского и налогового учета, САПР-системами, реляционными и плоскими базами данных, фотографиями, видео на YouTube и веб-материалами? Всё это – тоже документы.

Как бы нам сместить дискуссию от обсуждения различий между управлением документами и управлением/полномасштабным управлением/менеджментом информации, на их общие черты?

Лиз Саммерс (Lise Summers)

Источник: блог «In the mailbox»
http://inthemailbox.wordpress.com/2014/06/23/what-is-a-record-information-governance-and-records-management/
Posted by at Комментариев нет:
Labels: , ,

Утвержден порядок ведения реестров единой информационной системы нотариата


В конце 2013 года федеральным законом от 21 декабря 2013 года № 379 «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» были внесены серьезные изменения в «Основы законодательства о нотариате», в том числе регламентирующие порядок работы нотариусов в электронной среде. Новые предусматривали разработку значительного числа подзаконных нормативных актов.

Решением Правления Федеральной нотариальной палаты от 2 июня 2014 года и приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 17 июня 2014 года № 129 утвержден «Порядок ведения реестров единой информационной системы нотариата». Приказ вступает в силу с 1 июля 2014 г., за исключением положений пункта 35, вступающих в силу с 1 июля 2015 г. (в данном пункте речь идет об обязанности нотариусов присоединять электронный образ нотариально оформленного документа при внесении в реестр нотариальных действий единой информационной системы нотариата сведений об удостоверении и отмене доверенностей – Н.Х.).

Порядок устанавливает последовательность ведения реестров единой информационной системы нотариата (реестры, ЕИС):
  • Реестр нотариальных действий;

  • Реестр наследственных дел;

  • Реестр уведомлений о залоге движимого имущества (далее - реестр уведомлений).
Ведение реестров включает в себя (п.4):
  • Внесение в них сведений;

  • Хранение реестров;

  • Обеспечение конфиденциальности сведений, включенных в реестры;

  • Предоставление сведений из этих реестров.
При ведении реестров наряду с Порядком применяются «Правила нотариального делопроизводства» (утв. приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 16 апреля 2014 года № 78) (п.5). Реестры ЕИС ведутся в электронной форме (п.7).

ЕИС принадлежит на праве собственности Федеральной нотариальной палате. Оператором ЕИС является Федеральная нотариальная палата (п.8). Оператор ЕИС (п.9):
  • обеспечивает бесперебойное ежедневное и круглосуточное функционирование ЕИС;

  • обеспечивает возможность внесения сведений в реестры ЕИС нотариусами, а также нотариальными палатами;

  • принимает меры по обеспечению доступа к реестрам ЕИС на официальном сайте оператора ЕИС - www.notariat.ru ;

  • обеспечивает изготовление резервных копий реестров ЕИС и предоставление их федеральному органу исполнительной власти, осуществляющему функции по контролю и надзору в сфере нотариата;

  • обеспечивает шифрование сведений, указанных в "пункте 15" Порядка;

  • обеспечивает целостность сведений, содержащихся в реестрах ЕИС;

  • обеспечивает предотвращение несанкционированного доступа к сведениям, содержащимся в реестрах ЕИС и (или) передачи их лицам, не имеющим права на доступ к сведениям, своевременное обнаружение фактов такого доступа, а также обеспечивает незамедлительное принятие мер по восстановлению содержавшихся в реестрах ЕИС сведений, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним.
Мой комментарий: Как говорится «дьявол кроется в деталях». Учитывая важность этих реестров, как мне кажется, процедура восстановление сведения в реестрах должна быть очень четко регламентирована во избежание компрометации всех реестров нотариата. Восстановление данные в реестре здесь не просто техническая операция, а юридически значимое действие, которое должно быть должным образом оформлено.

Правом внесения сведений в реестры ЕИС обладает нотариус, а также лицо, замещающее временно отсутствующего нотариуса (п.10). Нотариус обеспечивает ведение реестров ЕИС на своем рабочем месте с использованием средств ЕИС (п.11).

Доступ к сведениям, содержащимся в реестрах ЕИС, имеют (п.12)
  • Нотариус, внесший сведения в реестр ЕИС, и нотариус, которому передан архив другого нотариуса или государственной нотариальной конторы, - к сведениям, которые внесены в реестр нотариальных действий ЕИС этим нотариусом, а также к реестру наследственных дел, реестру уведомлений в полном объеме;

  • Должностные лица, уполномоченные оператором ЕИС;

  • Лица, осуществляющие контроль за исполнением нотариусами правил нотариального производства, в порядке, установленном Правилами нотариального делопроизводства;

  • Иные лица - в случаях и в объеме сведений, предусмотренных статьей 34.4 Основ.
При ведении реестров ЕИС используются установленные форматы электронных документов (приложение № 1 к Порядку) (п.13):
  • Для внесения сведений в реестр уведомлений нотариусу направляется уведомление о залоге в форме электронного документа в виде XML-файла, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью заявителя в формате PKCS#7.

  • Свидетельство о регистрации уведомления о залоге выдается нотариусом в форме электронного документа в виде XML-файла, подписанного электронной подписью нотариуса в формате PKCS#7.

  • Электронный образ нотариально оформленного документа на бумажном носителе, присоединяемый к записи в реестре нотариальных действий, оформляется в виде одного файла изображения в формате TIFF.
Все XML–файлы должны соответствовать установленной XML-схеме, размещенной по адресу, указанному на официальном сайте оператора ЕИС. В случае изменения формата XML-схемы оператор ЕИС извещает об этом Министерство юстиции Российской Федерации.

Мой комментарий: Не совсем понятно, зачем нужно извещать Минюст. Возможно, логичнее было бы сначала согласовать новый формат схемы с министерством, а уж потом вводить его :)

Отдельный раздел II посвящен защите сведений, содержащихся в реестрах ЕИС.
Сведения, вносимые нотариусом в реестры ЕИС, хранятся также на рабочем месте нотариуса. Нотариус осуществляет защиту этих сведений с использованием шифровальных (криптографических) средств защиты информации (п.14).

Сведения, подготовленные к передаче в реестры ЕИС и подписанные усиленной электронной подписью нотариуса, работника нотариальной палаты РФ или работника Федеральной нотариальной палаты, шифруются сертифицированными шифровальными (криптографическими) средствами защиты информации, предназначенными для использования в ЕИС (п.15). В порядке приведен перечень сведений, которые не подлежат шифрованию (п.16). Шифруются все сведения, передаваемые и получаемые через  интернет (п.17).

В случае утраты нотариусом сведений, внесенных им в реестр нотариальных действий ЕИС, такие сведения восстанавливаются должностным лицом, уполномоченным оператором ЕИС выполнять восстановление (п.18).

Раздел III регламентирует хранение сведений, содержащихся в реестрах ЕИС. Сведения, включенные в реестры ЕИС, подлежат хранению в ЕИС в течение сроков, предусмотренных для хранения реестров на бумажном носителе в формате, установленном законодательством Российской Федерации (п.19).

В период хранения сведений в реестре ЕИС к ним обеспечивается доступ имеющих на это право лиц. В случае сложения полномочий нотариуса, в случае смерти нотариуса, его тяжелой болезни, объявления в розыск, лишения права нотариальной деятельности по решению суда, иных обстоятельств, делающих невозможным его доступ к реестру ЕИС, доступ к сведениям получает другой нотариус в установленном порядке (п.20).

Мой комментарий: Как скромненько все сказано по поводу хранения реестров! Если учесть, что в них будут содержаться социально-значимые сведения, срок хранения соответствующих сведений, скорее всего, будет весьма длительным. С моей точки зрения, данный вопрос заслуживает более детальной проработки.

Источник: Консультант Плюс   
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=164438 
Posted by at Комментариев нет:
Labels: , , , ,

вторник, 1 июля 2014 г.

ГОСТы на сайте Росстандарта: Что почитать?


На сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии  ( http://standard.gost.ru/wps/portal/ ) регулярно публикуются новые стандарты. Сейчас, правда, при попытке попасть в раздел опубликования новых стандартов обычным способом сайт уже несколько дней «приветствует» пользователей вот такой бесполезной заставкой:


Выйти в нужный раздел, однако, всё-таки можно по следующей ссылке: http://protect.gost.ru/default.aspx?control=6&month=6&year=2014&search=&showall=-1&page=1

Среди уже выложенных в июньском разделе 83 стандартов я бы отметила следующие:
Источник: сайт Росстандарта
http://standard.gost.ru/wps/portal/
Posted by at Комментариев нет:
Labels: , , ,

Опыт использования МЭДО в Совете Федерации


4-5 июня 2014 года в Москве прошла юбилейная 25-я конференция Инфодокум «Эффективный документооборот в органах власти и местного самоуправления». О первом дне конференции я уже рассказывала (см.: http://rusrim.blogspot.ru/2014/06/25.html ). Но и во второй день также был несколько интересных выступлений.

На пленарном заседании второго дня референт Управления информационных технологий и документооборота Аппарата Совета Федерации Федерального Собрания РФ Н.А.Синева рассказала о порядке межведомственного взаимодействия Совета Федерации в рамках электронного документооборота.

Надежда Алексеевна описала опыт использования системы Межведомственного электронного документооборота (МЭДО) с 2012 года. В ноябре 2012 года Советом Федерации был разработан и утвержден «Временный порядок использования системы МЭДО». Через МЭДО Совет Федерации взаимодействует с 152 федеральными и региональными государственными органами (пока, к сожалению, в их числе нет ни одного регионального законодательного органа власти).

В докладе была приведена интересная статистика использования системы МЭДО. Если в 2012 году через МЭДО в Совет Федерации поступило 2612 документов, то в 2013 году их было уже 8131, т.е. в три раза больше. Число документов, поступивших в первом квартале 2013 и 2014 года соответственно составило 1158 и 2077 документов (рост на 179%).

Н.А.Синева отметила, что успешное и эффективное использование системы МЭДО в Совете Федерации стало возможным благодаря наличию адаптера к системе электронного документооборота «Дело-ТСФ», который, по ее словам, «работает хорошо».

Мой комментарий: В последнее время о системе МЭДО говорят не очень много. Как показывает опыт, это чаще всего свидетельствует о том, что система работает штатно, без серьезных проблем и сбоев.

Кроме того, обращает на себя внимание и тот факт, что большинство активно работающих в МЭДО специалистов в числе ключевых факторов, обеспечивающих эффективное использование МЭДО, называют наличие адаптера, который позволяющего автоматически регистрировать поступающие сообщения.
Posted by at Комментариев нет:
Labels: , , , ,
Подписаться на: Сообщения (Atom)