Особенности работы нотариусов с электронными документами

Приказом Министерства юстиции РФ от апреля 2014 года № 78 и решением Правления Федеральной нотариальной палаты от 17 декабря 2012 года утверждены новые «Правила нотариального делопроизводства», которые заменили Правила, действовавшие с января 2011 года. Новые Правила вступили в силу 6 мая 2014 года.

Правила нотариального делопроизводства устанавливают для нотариусов единый порядок работы с документами, порядок осуществления контроля за исполнением правил нотариального делопроизводства, а также порядок передачи документов, хранящихся у нотариуса, полномочия которого прекращаются, другому нотариусу.

Правила регулируют вопросы работы с документами с момента их создания или получения и до передачи их в архив либо уничтожения. Они устанавливают порядок работы с документами, регламентируют вопросы контроля, ведения и заполнения документов, связанных с совершением нотариальных действий, составления номенклатуры дел, подготовки документов к хранению или уничтожению.

Во новом разделе XIV описываются особенности работы нотариусов с электронными документами.

Нотариусом принимаются, создаются и используются электронные документы (п.197):

• исходно создаваемые в электронной форме без предварительного документирования их на бумажном носителе;


• полученные в результате сканирования документов на бумажных носителях.

Юридическая значимость электронных документов, представляемых нотариусу для совершения нотариальных действий, подтверждается усиленной квалифицированной электронной подписью в порядке, установленном законодательством РФ (п.198).

Обращения граждан и организаций, поступившие в форме электронного документа, в том числе не подтвержденные электронной подписью, рассматриваются в порядке, предусмотренном Правилами. Ответ на обращение, поступившее в электронной форме, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

При получении электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, нотариус осуществляет проверку ее подлинности (п.199).

Проверка подлинности усиленной квалифицированной электронной подписи осуществляется с использованием средств единой информационной системы (скорее всего, речь идет о единой информационной системе нотариата – Н.Х.) либо с использованием специального программного обеспечения, имеющегося у нотариуса.

Электронные документы, исходящие от нотариуса, должны быть оформлены в соответствии с Правилами и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением собственноручной подписи нотариуса и оттиска печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Юридическая значимость электронных документов, исходящих от нотариуса, подтверждается усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса (п.200).

Регистрации подлежат

• Все получаемые нотариусом электронные документы, связанные с нотариальной деятельностью, независимо от способов их доставки, которые должны быть учтены в день их поступления в журнале регистрации входящей корреспонденции или в электронном журнале регистрации входящих электронных документов (п.201);


• Исходящие от нотариуса электронные документы, которые должны быть зарегистрированы в день их отправления адресату в журнале регистрации исходящей корреспонденции или в электронном журнале регистрации исходящих электронных документов (п.202).

Получение нотариусом на личном приеме электронного документа, необходимого для нотариального производства, подтверждается распиской в получении документов нотариусом.

Нотариус в конце каждого рабочего дня подписывает своей усиленной квалифицированной электронной подписью:

• Электронный журнал регистрации входящих электронных документов;


• Электронный журнал регистрации исходящих электронных документов.

Зарегистрированные нотариусом входящие и исходящие электронные документы и электронные журналы регистрации входящих и исходящих электронных документов хранятся на рабочем месте нотариуса.

Нотариус обязан не реже одного раза в неделю осуществлять резервное копирование:

• Зарегистрированных нотариусом входящих электронных документов;


• Зарегистрированных нотариусом исходящих электронных документов;


• Электронного журнала регистрации исходящих электронных документов;


• Электронного журнала регистрации входящих электронных документов на переносных электронных носителях.

Хранение указанных резервных копий осуществляется нотариусом в местах, исключающих несанкционированный нотариусом доступ к таким копиям. Нотариус вправе хранить резервные копии указанных электронных документов на серверах единой информационной системы.

Электронные документы, исходящие от нотариуса, заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса и направляются адресату с использованием компьютерных сетей либо передаются на личном приеме на съёмных машинных носителях (CD/DVD - ROM, флеш-картах или иных устройствах, используемых для переноса информации) (п.203).

При наличии электронных документов, которые необходимо приобщить к делу, составленному из документов на бумажном носителе, в дело помещается ссылка на место хранения данного электронного документа, содержащая полное имя файла и уникальный регистрационный номер документ, либо изготовленная на бумажном носителе копия электронного документа с указанием полного имени файла и места хранения данного электронного документа.

Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел, которые индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе (п.204).

Мой комментарий: Как видим, нормативный документ допускает ситуацию, когда при ведении смешанного делопроизводства у нотариуса могут появиться относящиеся к одному делу документы как на бумажных, так и на электронных носителях. В Правилах совершенно правильно требуется в основном деле привести сведения о месте хранения электронного подлинника. В то же время, с моей точки зрения, этого недостаточно: опыт показывает, что желательно, чтобы либо бумажная, либо электронная часть дела была полной и содержала всю информацию (добавленную в виде копий).

Понятно, что пока что основным будет именно бумажное дело. Поэтому, как мне кажется, нотариусам стоило бы вместе с информацией о месте хранения электронных подлинников помещать в дело соответствующие копии документов на бумажном носителе. В будущем же, вероятно, оптимально будет создавать полную электронную версию дела, сканируя поступающие бумажные документы.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, предусмотренных номенклатурой дел для аналогичных документов на бумажном носителе, в форматах, установленных законодательством РФ (п.205).

Мой комментарий: Отмечу, что для бумажных дел и документов подробно регламентирован порядок формирования дел, проведения экспертизы ценности документов, передачи дел, их уничтожения. Для электронных документов эти вопросы в документе не урегулированы, что для нотариусов может создать определенные проблемы.

Учитывая, что всю переписку нотариуса и все нотариальные документы в электронном виде необходимо подписывать усиленной электронной подписью, возможно, именно нотариусам придется первыми всерьёз решать проблему обеспечения долговременного хранения таких электронных документов.

Источник Консультант Плюс,
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=162343   

Национальные Архивы США опубликовали свой новый план действий в рамках инициатив «открытого правительства» на 2014-2016 годы

Заметка Мередит Стюарт (Meredith Stewart - на фото) была опубликована 4 июня 2014 года на блоге Национальных Архивов США.

31 мая 2014 Архивист Соединенных Штатов Дэвид Ферьеро (David Ferriero) сообщил на блоге в посте «Действуйте инновационно, чтобы обеспечить доступ» (Innovate to Make Access Happen,  http://blogs.archives.gov/aotus/?p=5521 ) о публикации нашего третьего плана «Плана в области открытого правительства» (Open Government Plan). Текст этого документа в различных форматах доступен на сайте Национальных Архивов по адресу http://www.archives.gov/open/ . Прямая ссылка на PDF-файл: http://www.archives.gov/open/open-government-plan-3.0.pdf .

Спасибо за Ваши отзывы! Мы получили свыше 50 вдумчивых комментариев и предложений относительно того, каким образом Национальные Архивы могли бы повысить прозрачность своей деятельности и более широко использовать вовлечение и сотрудничество. Мы обобщили полученные нами отклики в виде Приложения А к плану, и дали ответы на многие присланные нам предложения.

В разработке нашего плана приняли участие более 30 сотрудников из различных филиалов и подразделений Национальных Архивов, перед которыми стояла задача описать и спланировать наши усилия в области инициативы «открытого правительства» на ближайшие два года.

Мы согласовали «План в области открытого правительства» с новыми стратегическими целями Национальных Архивов, что нашло отражение в нашей флагманской инициативе «Действуйте инновационно, чтобы обеспечить доступ». Данная инициатива охватывает нашу деятельность в области оцифровки, описания и предоставления онлайн-доступа в течение последующих двух лет.

Из текста плана Вы также узнаете о наших усилиях по усилению вовлечении как широкой общественности, так и сотрудников; о реализации политики открытых данных; о сокращении объёмов отставания в выполнении запросов, поданных в соответствии с законом о свободе доступа к государственной информации. Мы рассказываем о нашей работе с федеральными ведомствами по внедрению рекомендаций по электронному управлению электронной почтой и другими документами; а также о наших постоянных усилиях по рационализации процессов в Национальном центре по рассекречиванию (National Declassification Center).

Да, план объёмный - 58 страниц (!), но я обещаю, что Вы узнаете из него много нового о Национальных Архивах и о тех важных направлениях, в которых мы работаем над укреплением открытого правительства.

Дополнительную информацию о наших усилиях в области открытого правительства можно получить на сайте http://www.archives.gov/open/ .

Мередит Стюарт (Meredith Stewart)
Источник: блог Национальных Архивов США
http://blogs.archives.gov/online-public-access/?p=9253

Утверждено положение о «Единой почтовой системе Правительства Москвы»

Несмотря на то, что органы государственной власти активно используют в своей деловой деятельности электронную почту, на федеральном уровне какого-либо законодательного регулирования её использования нет. В результате многие органы государственной власти начинаю включать вопросы работы с электронной почтой в свои нормативные акты.

Правительство Москвы подошло к решению данного вопроса кардинально и создало, в целях обеспечения органов исполнительной власти города Москвы и подведомственных им организаций современными средствами информационного взаимодействия, государственную информационную систему «Единая почтовая система Правительства Москвы», положение о которой было утверждено Постановлением Правительства Москвы от 4 июня 2014 года № 296-ПП

Согласно Постановлению, Департамент информационных технологий города Москвы осуществляет от имени города Москвы правомочия собственника, является оператором, государственным заказчиком эксплуатации и развития государственной информационной системы «Единая почтовая система Правительства Москвы» (ГИС "ЕПС ПМ") (п.2.1 Постановления).

С 1 июня 2014 года обмен электронными письмами и мгновенными сообщениями должен осуществляться только с использованием ГИС «ЕПС ПМ» (п.2.2).

С 1 января 2015 года не допускается указание на бланках и официальных документах органов исполнительной власти города Москвы и подведомственных им организаций адресов электронной почты должностных лиц органов исполнительной власти города Москвы и подведомственных им организаций, отличных от адресов электронной почты, используемых в ГИС "ЕПС ПМ" (п.2.5.).

Пункт 10.7 «Регламента Правительства Москвы» (утв. постановлением Правительства Москвы от 21 февраля 2006 г. № 112-ПП) дополнен абзацем в следующей редакции:

«Регламент Правительства Москвы» (утв. постановлением Правительства Москвы от 21 февраля 2006 г. № 112-ПП)

Обмен электронными письмами и мгновенными сообщениями в рамках служебной переписки работниками органов исполнительной власти города Москвы осуществляется с использованием государственной информационной системы «Единая почтовая система Правительства Москвы.»

«Единая почтовая система Правительства Москвы» представляет собой государственную информационную систему города, включающую в себя программно-аппаратные средства, совокупность баз данных, сетей и служб связи, предназначенную для предоставления работникам органов исполнительной власти города Москвы и подведомственных им организаций возможности информационного обмена с использованием электронных почтовых и мгновенных сообщений (п.3).

Целью создания системы является обеспечение упорядоченного и эффективного развития современной системы телекоммуникационной связи, сокращение объема использования документов на бумажном носителе в деятельности органов исполнительной власти города Москвы и подведомственных им организаций за счет применения информационно-коммуникационных технологий (п.4).

Пользователями системы являются органы исполнительной власти города Москвы и подведомственные им организации, на основании запроса органа исполнительной власти города Москвы, по решению Департамента информационных технологий города Москвы, к системе могут быть подключены организации, не являющиеся пользователями системы.

Основными функциями системы являются (п.5):

• Обеспечение оперативного информационного обмена в электронной форме работниками органов исполнительной власти города Москвы и подведомственных им организаций при исполнении ими служебных обязанностей.


• Предоставление единого адресного пространства именования (адреса) для работников государственных органов города Москвы при использовании унифицированного электронного почтового сервиса (электронной почты).


• Обеспечение своевременного информирования работников пользователей о проводящихся совещаниях.

Сведения, составляющие государственную тайну, не подлежат обработке в ГИС «ЕПС ПМ» (п.6).

Оператор системы, в частности (п.9):

• Обеспечивает непрерывное функционирование системы.


• Утверждает регламент информационного взаимодействия с использованием системы, а также требования к подключению органов исполнительной власти города Москвы и подведомственных им организаций к системе (регламент взаимодействия).

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=MLAW;n=154851  

Провинция Каталония, Испания: Архивы организаций или архивисты организаций?

Данная заметка каталонского специалиста Йезуса Эдуарда Алонсо-и-Лопеса (Jesus Eduard Alonso i López) была опубликована 1 июня 2014 года на блоге Documentació digital i memòria històrica («Электронные документы и историческая память»).

Через несколько дней (19 июня 2014 года – Н.Х.) в Барселоне Ассоциация архивистов и специалистов по управлению документами Каталонии (Associació d'Arxivers i Gestors de Documents de Catalunya) будет давать оценку печальной ситуации, сложившейся в нашей профессии. В ней (как и в ряде других) возникла огромная пропасть между достойную оплачиваемыми архивистами - государственными служащими и работающими в частном секторе молодыми архивистами, которые даже в лучшем случае не получают и половины заплаты своих коллег из государственного сектора. Кроме того, их работа часто связана с выполнением технических, механических задач.

Прошли те дни, когда историки и другие дипломированные специалисты спешили заполнить вакансии в новой администрации, созданной в результате введения в 1980 году нового конституционного порядка на региональном и местном уровнях. Сейчас рабочие места создаются, пожалуй, лишь в частном секторе, но это является слабым утешением в ситуации, когда в государственном секторе не удалось создать устойчивые, динамичные и жизнеспособные структуры.

Однако, как ни парадоксально, деловой мир ничего не знает о роли архивиста. Среди прочего, он не воспринимает исторический аромат этого слова – потому, что нет традиций и опыта оказания профессиональных услуг такого рода, и главным является получение прибыли или сокращение расходов в ходе основной деловой деятельности.

Где мы, архивисты, находимся и где мы должны быть?

Конечно, архивисты работают во многих компаниях, которые предоставляют услуги государственным архивам, органам государственной власти в целом, банкам и крупным корпорациям. Эти компании, в основном, занимаются оцифровкой документов и разработкой программного обеспечения для их описания. Они также склонны брать на аутсорсинг архивные функции, особенно в секторе здравоохранения.

Тем не менее, при всей похожести, «фигура» архивиста там не присутствует; ее существование кажется бессмысленным. На самом деле, чтобы вписаться в сферу бизнеса, нам, архивистам, следует перестать быть «фигурами» и превратиться в тех, кто решает проблемы управления, выборочно уничтожает документы и, возможно, внедряет новые технологии в деловую деятельность организаций.

Йезус Эдуард Алонсо-и-Лопес (Jesus Eduard Alonso i López)

Источник: Блог Documentació digital i memòria històrica
http://7jornadesaav.blogspot.ru/2014/06/arxius-dempresa-o-arxivers-lempresa.html