Формат JSON, варианты усиленных электронных подписей для долговременного использования и запроектированное управление документами (1)

Почему деятельность технического комитета по стандартизации ISO/TC 154 и проект стандарта ISO/AWI 14533-5 важны для управления документами и архивного дела

Данный пост эксперта в области управления электронными документами, эксперта ИСО от США Энди Поттера (Andy Potter - на фото) был опубликован 6 февраля 2026 года в социальной сети Substack.

Формат JSON редко упоминается в дискуссиях об управлении документами. Он не фигурирует ни в указаниях по срокам хранения, ни в отчётах о результатах экспертизы ценности, ни в архивных справочниках. И всё же формат JSON стал одним из наиболее распространенных контейнеров для документоподобной информации в современных системах.

Мой комментарий: Как сообщает Википедия, JSON (сокращение от англ. JavaScript Object Notation) - текстовый формат обмена данными, основанный на JavaScript (см. https://ru.wikipedia.org/wiki/JSON ).

API-интерфейсы, облачные платформы, транзакционные сервисы, журналы событий, файлы конфигурации и обмен данными в значительной степени полагаются на формат  JSON (JavaScript Object Notation). Во многих средах объекты JSON не являются вспомогательной документацией – это полноценные документы. Документы о решениях, авторизации, изменениях состояния и транзакциях всё чаще создаются, передаются и сохраняются полностью в формате JSON.

Эта реальность заставляет поставить хорошо знакомый для архивистов и специалистов по управлению документами вопрос: «Каким образом контент в формате JSON сохраняет доказательную ценность с течением времени?»

JSON-объект как документ, а не просто файл

JSON - это легковесный формат, удобочитаемый для человека и пригодный для машинной обработки. Эти характеристики объясняют его широкое распространение, но одновременно усложняют управление в долговременной перспективе. Документы в формате JSON:

• Часто создаются вне систем, ориентированных на документы;
  
  
• Их интерпретация часто зависят от схем, API-интерфейсов и/или сред исполнения в реальном времени;
  
  
• Часто встраиваются в потоки рабочих процессов, оптимизированных под нужды оперативного использования, а не с ориентацией на долговечность.

В отличие от традиционных документов, формат JSON не обеспечивает стабильность разметки и визуального представления, а также неявные границы документа. Его смысл заключается в структуре и контексте. Ввиду этого целостность и аутентичность не могут быть выведены из особенностей формы; они должны быть установлены - и впоследствии продемонстрированы - на уровне данных.

Если ожидается, что объект JSON будет использоваться как свидетельство / доказательство транзакции, утверждения или состояния системы, то обеспечение верифицируемости в длительной перспективе уже не является опцией и становится необходимым условием.

Запроектированное управление документами: реальное ограничение

Именно здесь подход запроектированного управления документами (records management by design) начинает играть решающую роль.

Идея запроектированного управления документами заключается не в добавлении средств контроля и управлении постфактум, после событий. Речь идёт об том, чтобы ключевые характеристики документа - аутентичность, целостность, надёжность и пригодность к использованию - были обеспечены в момент его создания, и это должно быть заложено в архитектуру системы и процесса.

Этот принцип заложен в стандартах Международной организации по стандартизации (ИСО) по вопросам управления документами, таких как ISO 15489 и ISO 30301. Оба эти стандарта предполагают, что требования к документам определяются на ранних этапах проектирования и реализуются в эксплуатируемых системы, а не обеспечиваются каким-либо образом впоследствии.

Мой комментарий: Здесь упомянуты стандарты

• Стандарт ISO 15489-1:2016 «Информация и документация - Управление документами - Часть 1: Понятия и принципы» (Information and documentation - Records management - Part 1: Concepts and principles, см. https://www.iso.org/standard/62542.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:62542:en - стандарт адаптирован в России как ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 (ISO 15489-1:2016) «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы», см.  https://protect.gost.ru/document1.aspx?control=31&baseC=6&id=232615 ).
  
  
• Стандарт ISO 30301:2019 «Информация и документация - Системы менеджмента документов - Требования» (Information and documentation - Management systems for records – Requirements), см. https://www.iso.org/standard/74292.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:74292:en , а также мой пост https://rusrim.blogspot.com/2019/02/iso-30301.html , - с поправкой Amd 1:2024 «Поправка 1: Изменения, связанные с усилиями по борьбе с изменением климата» (Amendment 1: Climate action changes), см. https://www.iso.org/standard/88415.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:88415:en , а также мой пост https://rusrim.blogspot.com/2024/04/iso-303012019.html . 
  
  В настоящее время идёт работа над новой, третьей редакцией ISO/DIS 30301  с тем же названием, см. https://www.iso.org/standard/89772.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:89772:en .

Для документов в формате JSON это создаёт жёсткую техническую границу: если информация, необходимая для верификации аутентичности во времени, отсутствует на момент создания, то ни одна используемая «вниз по потоку» система управления документами или архив не сможет надёжным образом её восстановить.

(Окончание следует)

Эндрю Поттер (Andrew Potter)

Источник: сайт Substack
https://metaarchivist.substack.com/p/json-long-term-signatures-and-records