Депутаты Государственной Думы предложили хранить данные работников в цифровом виде

Ряд новостных каналов, в том числе РИА Новости, недавно сообщили о том, что депутаты Госдумы от фракции «Новые люди» направили обращение на имя руководителя Росархива Андрея Артизова с предложением разрешить работодателям хранить данные сотрудников в цифровом виде и отказаться от их постоянного хранения на бумаге.

Депутаты в своём письме отметили, что сейчас работодатели обязаны хранить кадровые документы работников в бумажном виде на протяжении длительных сроков - от 50 до 75 лет, из-за чего в случае ликвидации частных компаний, особенно в сфере малого и среднего бизнеса, архивы нередко оказываются бесхозными, уничтожаются или теряются. В результате сотрудники теряют возможность подтвердить стаж, зарплату, период занятости и иные сведения, необходимые, в частности, для назначения и перерасчета пенсий, а в некоторых случаях, не могут вернуть оригиналы документов, находящихся у работодателя.

В обращении говорится: «Считаем целесообразным перейти от модели бессрочного бумажного хранения кадровых архивов к модели цифровой передачи данных с последующим освобождением работодателей от обязанности хранения».
 
В обращении также предлагается предоставить работодателям право один раз в пять лет передавать оцифрованные кадровые документы сотрудников в централизованную государственную систему под управлением Минтруда или Социального фонда России, а после подтверждения загрузки и верификации документов государством, освободить работодателя от дальнейшего их хранения в бумажной или цифровой формах.

Невостребованные оригиналы личных документов (трудовые книжки, дипломы, аттестаты) предлагается передавать в ближайший МФЦ, где работник сможет получить их через заявку на «Госуслугах», а также получить доступ к оцифрованным кадровым данным в виде юридически значимых выписок в личном кабинете.

По мнению авторов, это позволит исключить риск потери архивов, снизить административную нагрузку на бизнес, повысить защищенность трудовых прав граждан, обеспечить надежное хранение кадровой информации в цифровом виде и упростить взаимодействие между гражданами, работодателями и государством.

Мой комментарий: Стремление законодателей освободить бизнес от многолетнего бремени хранения бумаги, а граждан - от риска утраты документов при ликвидации предприятий, безусловно, заслуживает поддержки. Однако, как и любая амбициозная идея, затрагивающая интересы миллионов работников и миллионы компаний и организации, - она требует тщательной проработки.

Главное достоинство инициативы заключается в попытке решить системную проблему «архивного наследия» ликвидированных компаний. В настоящее время, когда малый или средний бизнес прекращает существование (а большая часть этих организаций существуют всего 3-5лет), их бумажные кадровые архивы часто пропадают, лишая граждан возможности подтвердить трудовой стаж для начисления пенсии.

В то время, как мне кажется, депутаты, проявив инициативу, не до конца разобрались с текущей ситуацией в отношении сохранения документов и информации, подтверждающих пенсионные и трудовые права граждан. Несмотря на очевидные плюсы, предложенная модель содержит ряд узких мест, которые потребуют тщательной проработки и корректировки:

• Идея передавать данные один раз в пять лет вызывает вопросы с точки зрения оперативности. Что произойдет, если компания обанкротится и закроется через год после очередной «отправки» данных? Данные за этот последний год снова окажутся под угрозой утраты. Более надежной выглядит модель регулярной обязательной отчетности. Именно это уже реализовано. С 2020 года сохранность информации о трудовых правах обеспечивает Фонд социального страхования в своей базе данных персонифицированного учёта, а обязанность работодателей - предоставлять фонду в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников;
  
  
• Предложение передавать невостребованные оригиналы документов о трудовой деятельности в МФЦ, с моей точки зрения, утопично. МФЦ не являются архивными учреждениями, и их превращение в склады трудовых книжек может привести к новым сложностям. МФЦ могут выступать исключительно пунктами приема-выдачи документов по принципу «одного окна» для граждан;
  
  
• Ключевой вопрос - организация оцифровки бумажных документов. Если обязанность сканировать многолетние архивы ляжет на плечи бизнеса единовременно, для многих даже небольших компаний это может стать существенным ударом по бюджету. Вопрос о правомочности замещающего сканирования в нашем законодательстве до сих пор не урегулирован, законопроект до сих пор «болтается» в Государственной Думе.  

Функционирующие механизмы оперативного сбора информации о трудовых правах граждан, с моей точки зрения, требуют пересмотреть привычные подходы к кадровому документообороту. В частности, встаёт вопрос о целесообразности столь длительного хранения кадровых документов у работодателя. Возможно, проблему следует рассмотреть под другим углом: если ключевые данные о трудовом стаже и пенсионных накоплениях работника уже переданы и аккумулируются в соответствующем фонде, то обязанность работодателя по их бессрочному хранению теряет свою актуальность. Логичным решением в такой ситуации могло бы стать законодательное закрепление права предприятий уничтожать документы уволенного сотрудника через пять лет после окончания его работы на данном предприятии.

Для решения проблемы в целом требуется скрупулезная проработка законодательно-нормативной базы для того, чтобы, освобождая бизнес от определённых обязанностей, не создать коллапс в государственных информационных системах и в систем пенсионного обеспечения. Инициатива должна превратиться из идеи в комплексный, детально прописанный законопроект, прошедший широкое публичное и экспертное обсуждение. 

Источник: РИА Новости / ТАСС
https://ria.ru/20260204/gosduma-2072333498.html
https://tass.ru/politika/26347101