Чтобы трансформировать информацию в активы, нужно ответить на два вопроса:
- Какой способ выполнения необходимой работы является наиболее эффективным?
- Какая информация необходима для выполнения этой работы именно этим способом?
Затем следует процесс создания и структурирования необходимой для эффективного выполнения работы информации таким образом, который позволял бы сотрудникам выполнять эту работу.
Хорошим примером здесь служат процессы уничтожения/передачи документов. Наиболее эффективным способом выполнения этой работы является подготовка отчета, в котором перечислен весь контент, срок хранения которого истёк; отправка этого отчёта утверждающему лицу; а затем проведение собственно уничтожения/передачи. Для этого нам необходимы два информационных актива – перечень документов с указанием даты истечения срока хранения и список утверждающих лиц. На само деле всё несколько сложнее, но если у нас есть эти два актива, и проделана соответствующая организационная работа, то уничтожение/передача документов выполнить несложно. Это можно сделать легко, быстро и дешево - именно благодаря двум информационным активам.
В некотором смысле, мы [специалисты по управлению документами – Н.Х.] представляем собой хорошо развитую профессиональную группу, - поэтому кажется нелепым запускать процесс уничтожения/передачи в отсутствие этих двух активов (даже если мы все знаем, что главным препятствием обычно является гигантский проект проведения экспертизы ценности). Половина причин того, что мы не получаем нужных результатов при работе с деловыми системами, связана с тем, что мы по большей части не придумали, каким образом создать первый актив (перечень документов) вне специализированной системы управления электронными документами и контентом (EDRMS), в результате чего процесс нашей работы с большинством деловых систем становится слишком сложным. Но если бы у нас был такой перечень, то иметь дело с деловыми системами было бы нетрудно - этот простой информационный актив (перечень) сделал бы процесс простым, быстрым и дешёвым.
Эта простая идея, которую мы используем, не задумываясь, - пример того, как мы делаем информационные активы реальностью для наших организаций. Для очень масштабных процессов эту роль в значительной степени деловые системы берут на себя, а вот остальные 98% процессов организации часто такой поддержки не получают. Специалисты до сих пор пытаются управлять ими в рамках какого-то нескончаемого сиюминутного момента. Когда они занимаются управлением, так и не найдя время для того, чтобы задаться вопросами: «Какой способ выполнения необходимой работы является наиболее эффективным?» и «Какая информация необходима для выполнения этой работы именно этим способом?», и не проделав этот анализ - они застревают, выполняя работу сложным способом снова и снова. Им нужна помощь.
Мы [специалисты по управлению документами – Н.Х.] делаем информационные активы реальность, тем самым помогая специалистам ставить эти вопросы и создавая информационные активы, которые позволяют коллегам выполнять их работу быстро, легко и дёшево.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/how-to-make-information-assets-a
Комментариев нет:
Отправить комментарий