От отдельного документа к живому делу: Реальные последствия для управления документами и архивной экспертизы ценности в Латинской Америке
Наша отправная точка: не всё является «токенами», есть ещё и оперативная память!!!
В конечном счете, разговор о «контекстных окнах» (ventanas de contexto) — это разговоры о когнитивных ограничениях, имеющих место даже в искусственных системах. Точно так же, как человеку, который может прекрасно понять отдельное письмо, для понимания всей процедуры потребуется больше информации, - так и искусственный интеллект также требует достаточно широких рамок интерпретации, чтобы не потерять смысл. В управлении документами это заставляет нас изменить постановку задачи: вопрос не только в том, сколько документов мы обрабатываем, но и в том, насколько хорошо мы придаём им контекст.
Давайте подумаем о распространённой ситуации – работе по оцифровке. ИИ способен определить подписанта, дату, тему и назначить правильную классификацию. Однако тот же самый документ, прочитанный без знания всех материалов дела, к которому он принадлежит, очень мало говорит о его реальной ценности. Здесь понятие «контекстного окна» отражает различие между чтением отдельного предложения и пониманием разговора.
Стратегическая задача, которую нужно решить, не является чисто технической: она заключается в проектировании оперативно используемой памяти с использованием архивных критериев.
Контекстные окна: от минимально приемлемых до контекстных окон архивной сложности
«Размеры» контекстных окон, представляющие собой институциональные уровни чтения, не произвольны. Каждое такое окно определяет, насколько глубоким может быть анализ и какие типы решений могут поддерживаться. В архивах, где документы всегда привязаны к процессам, это различие имеет ключевое значение.
Маленькое окно: изолированный документ
В данном случае ИИ работает как читатель отдельного документа. Меморандум, отдельное решение или краткий контракт можно проанализировать быстро и точно. Это типичный сценарий массовой оцифровки, когда на обработку поступают тысячи документов, требующих упорядочивания, классификации и базового контроля качества.
На этом уровне ИИ обеспечивает эффективность оперативной работы - он помогает документу «правильно войти» в систему. Но просить его оценить ценность отдельного документа - это всё равно, что просить кого-то решить судьбу дела, прочитав из него только один документ. ИИ в данном случае выполняет те задачи, для которых он был создан, и в этом лежит его полезность.
Среднее окно: набор документов
Ситуация меняется, когда ИИ может проанализировать согласованный набор данных - например, частичную историю трудоустройства или материалы завершённой административной процедуры. В этом случае Вы читаете уже не отдельные документы, и Вы начинаете распознавать закономерности. Следует обращать внимание на то, какие документы повторяются, какие имеют существенное значение, а какие появляются только по привычке.
Например, в процессе работы с договорами ИИ может идентифицировать фактические этапы процедуры, выявить избыточные приложения и выделить документы, выполняющие сходные функции. ИИ здесь не принимает окончательных решений, а обеспечивает технические аргументы, способствующие работе групп, проводящих экспертизу ценности. Это уровень, на котором ИИ перестает быть простым помощником и становится надёжной аналитической опорой.
Широкое окно: дело целиком
Когда контекстное окно позволяет Вам проанализировать дело целиком – например, полную историю трудоустройства или все материалы судебного процесса – в таком случае ИИ способен увидеть историю документа. Вы не только видите, какие документы существуют, но и то, как развивался процесс, какие решения стали поворотными моментами и какие документы действительно имеют доказательную или историческую ценность.
Например, в случае обширной истории трудоустройства ИИ может помочь отличить основные документы (назначения, ключевые административные акты) от вспомогательных документов, которые накапливаются по инерции. Это не заменяет работу архивиста, но уменьшает шум, ускоряет анализ и обеспечивает техническую возможность отслеживания причин, по которым предлагается сохранить или удалить определённые документы.
Контекстное окно и экспертиза ценности документа: то место, где в управлении документами и в архивном деле всё поставлено на карту
Экспертиза ценности документов всегда учитывала контекст. Один и тот же документ может быть как тривиальным, так и критически важным, в зависимости от дела, к которому он принадлежит. Контекстные окна позволяют эту реальность увидеть наглядно: без достаточного контекста невозможно проведение надёжной экспертизы ценности.
Это особенно актуально в контексте Латинской Америки, где велико давление, связанное с необходимостью корректно установить юридическую и доказательную ценность. ИИ, работающий с маленькими контекстными окнами, способен поддерживать выполнение лишь предварительных задач. Используя средние окна, уже можно поддерживать обсуждения в комиссиях и комитетах. Благодаря большим окнам ИИ может предоставить аналитические данные, подкрепляющие технические заключения. Просить большего, чем позволяет получить знание контекста, - это не новаторство, а импровизация.
Токены, контекст и затраты: разговор, который должен стать более зрелым
Расширение контекстного окна означает большее число токенов (единица измерения объёма знаний в моделях ИИ – Н.Х.) и, да, большие затраты. Но оно также подразумевает меньшее количество ошибок при оценивании, меньшие объёмы неоправданно длительного хранения и принятие более обоснованных решений. В архивах, где за ошибки приходится расплачиваться спустя годы, к этой взаимосвязи нужно подходить «с холодной головой».
Анализ полной истории занятости стоит дороже, чем анализ работы на отдельной должности, но принятие неправильного решения, касающегося истории занятости, может привести к судебным разбирательствам, повторной обработке или утрате институциональной памяти. Когда это будет осознано, ИИ перестанет рассматриваться как технологические затраты и начнет восприниматься как инструмент обеспечения качества принимаемых решений.
Необходимое предупреждение…
Искусственный интеллект не упрощает архивирование; его использование приходит к потребности в большей ясности, заставляя нас лучше формировать дела, упорядочивать серии документов и мыслить в контексте. И это для нас не угроза, а возможность укрепить дисциплину.
При правильном использовании ИИ не принимает решения за нас, а помогает нам принимать более правильные решения и оставляет свидетельства / доказательства того, почему именно такое решение было нами принято.
Данная статья написана не для того, чтобы «убедить» себя применять искусственный интеллект при обработке дел, - а для того, чтобы лучше использовать те инструменты, что уже начинают внедряться. Контекстные окна заставляют нас принимать осознанные решения: какие документы следует анализировать совместно, какой уровень глубины нам нужен и какие типы решений мы готовы подкрепить техническими доказательствами. Предложение здесь простое и в то же время требовательное: перестаньте спрашивать, полезен ли ИИ для управления документами, и начните обсуждать, как, в какой степени и в соответствии с какими институциональными критериями мы его используем. На каком уровне контекста находятся сегодня Ваши архивы? Какие решения принимаются на основе фрагментированной информации? Давайте начнём этот разговор.
Джон Гонсалес (Jhon Alexander González Flórez)
Источник: LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/inteligencia-artificial-y-ventanas-de-contexto-en-los-gonzalez-f--q53ke/
Комментариев нет:
Отправить комментарий